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Volkelt-Briefe

GmbH/Beschlussfassung: Es geht noch schneller

Die GmbH-Gesellschafter müssen ihre Beschlüsse zur GmbH nicht auf einer offiziellen Gesellschafterversammlung fassen. Gesetzlich vorgeschrieben ist lediglich das Verfahren zur Beschlussfassung (§ 48 GmbH-Gesetz). Danach gilt: „Der Abhaltung einer Versammlung bedarf es nicht, wenn sämtliche Gesellschafter in Textform mit der zu treffenden Bestimmung oder mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen sich einverstanden erklären“. Hat die GmbH mehrere Gesellschafter, die gelegentlich oder regelmäßig Beschlüsse fassen müssen, ist es hilfreich, wenn die Zustimmung zur schriftlichen Beschlussfassung bereits im Gesellschaftsvertrag der GmbH vereinbart ist. Sie brauchen dann nicht mehr zu jedem Beschluss die Einverständniserklärung der Gesellschafter einholen und protokollieren. Damit ist es leichter möglich, Beschlüsse auch im Umlaufverfahren zu erledigen. Der Gesellschafter (- Geschäftsführer) erhält das Beschlussdokument im Dokumentenumlauf in seinem Posteingang und braucht lediglich sein Votum einzutragen. Noch schneller lässt sich die Beschlussfassung dann per E-Mail erledigen. Hilfreich ist das z. B., wenn es mehrere Gesellschafter-Geschäftsführer gibt und im Gesellschaftsvertrag ein ausführlicher Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte vereinbart ist. Etwa für Geschäfte, die ein bestimmtes Volumen überschreiten (ab 5.000 EUR) oder wenn Angelegenheiten der Führungskräfte (Einstellung, Gehaltserhöhung, Kündigung usw.) nur mit der Zustimmung der Gesellschafter-Mehrheit entschieden werden dürfen.

Bestandteil des (nummerierten) Beschluss-Protokolls muss in jedem Fall die (schriftliche) Zustimmung des Gesellschafters zum schriftlichen Abstimmungsverfahren sein (Erklärung). Ausnahme: Im Gesellschaftsvertrag ist die schriftliche Beschussfassung ausdrücklich vorgesehen. Andernfalls sollte die Erklärung in Schriftform mit Unterschrift, per Fax oder elektronisch per E-Mail oder als Einverständniserklärung in einem elektronischen Abstimmungsverfahren gegeben werden. Für die Abstimmung per E-Mail empfehlen wir: Im E-Mail-Dokument zur Beschlussfassung sollten der Beschlussgegenstand, die exakte Beschluss-Formulierung, die Abstimmung des Gesellschafters (JA, NEIN, Enthaltung), das Beschlussergebnis und die fortlaufende Nummer des Beschlusses protokolliert werden.
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Neue Rechtslage: Gesellschafter-Ladung per E-Mail

In vielen kleineren GmbHs läuft die Einladung zur Gesellschafterversammlung formlos – auf Zuruf. Nur wenn es drauf ankommt, wird die Schriftform eingehalten – so wie es in § 51 des GmbH-Gesetzes vorgesehen ist. In nicht wenigen Gesellschaftsverträgen ist darüber hinaus zusätzlich und ausdrücklich vereinbart, dass die Einladung schriftlich mit eingeschriebenem Brief zu erfolgen hat. Daran sollten Sie sich im Grundsatz halten. Aber manchmal eilt es, alte und neue Gewohnheiten sind zur Routine geworden – zum Beispiel die formlose Absprache,  Einladung und Mitteilung der Tagesordnung per E-Mail. Wie (rechts-) sicher sind die so gefassten Beschlüsse?

Grundsätzlich gilt:

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E-Mail-Marketing macht den Erfolg

Nach Auswertungen der absolit Dr. Schwarz Consulting werden 2017 von 238 befragten Unternehmen 50 % ihre Werbebudgets für E-Mail -und Suchmaschinen-Marke­ting erhöhen. Für das Mobile-Marketing planen 46 % der Unternehmen mit einem größeren Budget. Content-Marketing (sachlich, nützliche Informationen) steckt bei vielen Firmen bislang noch in den Kinderschuhen, ist aber weiter im Aufwind. Die klassischen Marketingkanäle Event, Print und PR verlieren dagegen immer mehr an Bedeutung. Print-Mailings müssen die größten Budgetkürzungen hinnehmen. Ein Drittel der Befragten will hier nicht mehr investieren.

Wie halten Sie es mit Ihrem Werbe-Budgets für das laufende Geschäftsjahr? Noch sind Korrekturen und Überplanungen mit Auswirkung auf das laufende Geschäftsjahr machbar. Nach un­­se­­­ren Erfahrungen ist anonymes E-Mail-Marketing zur Neukundengewinnung nicht geeignet, erzielt aber mit Zusatz-Umsätzen in bestehenden Kundenbeziehungen beste Ergebnisse.
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Volkelt-Brief 37/2015

Volkelt-NLBürokratie-Kosten: Wann lohnt der Weg zum ausländischen Notar? + Fremd-Geschäftsführer: Nutzen Sie den Herbst zur Mitarbeiter-Bindung + GmbH-Krise: So wehren Sie sich gegen Banken-Willkür + Nebentätigkeit: Fehler haben Auswirkungen auf den Geschäftsführer-Job + Recht: Steuerprüfer muss Steuerdaten vom Prüfer-Notebook löschen + Recht: Verstoß gegen die Frauenquote kostet bis zu 50.000 € Bußgeld + BMF prüft Folgen der Selbstanzeige für Unternehmen + BISS …

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E-Mails im Geschäftsverkehr: Mitarbeiter müssen immer freundlich bleiben

Viele Geschäftskontakte werden von den Mitarbeitern per E-Mail abgewickelt. Vorteil: Damit werden geschäftliche Vereinbarungen immer auch gleich mitprotokolliert. Achtung …

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Kommunikation/E-Mail: Vorsicht bei E-Mails an den Cc-Verteiler

Weil die Mitarbeiterin eines Unternehmens Informationen an einen offenen Cc-Verteiler verschickte, …

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Volkelt-Brief 15/2013

Themen heute: Geschäftsführer-Freiraum: Sie dürfen nicht Alles, was Sie können + GmbH-Rechnungswesen: Jahresabschluss 2012 – Ab jetzt sind Sie in der Pflicht + Internet: Social-Media-Profile: Nur „aktuell“ ist wirklich aktuell + Intranet: Private E-Mails auf dem Firmen-Account können Probleme machen + Arbeitsrecht: Stress ist kein Mobbing + GmbH-Recht: Gesellschafter kann kein GmbH-Hausverbot aussprechen + Falschberatung: Steuerberater muss auf Überschuldungsgefahr hinweisen + BISS …

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Volkelt-Brief 14/2013

Themen heute: Home-Office: Gute Ergnzung, aber auch nicht mehr +  GmbH-Finanzen: Was steht im Gesellschaftsvertrag? + Führungsfehler: So geht „Delegieren“ richtig + Internet: Alles Wissen, was die eigene GmbH im Netz macht + Gesellschaftsrecht: Komplementär-GmbH in der Publikums-KG hat kein Anrecht auf Mehrheits-Stimmrecht + GmbH-Recht: Gesellschafter-Beschluss alleine reicht nicht ausIntranet vor Internet: Betriebsrat muss sich entscheiden + BISS …

 

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Volkelt-Brief 49/2012

Themen heute: E-Mails ohne Ende – 6 TIPPs gegen Zeitverschwenndung + Verdienst: Geschäftsführer verlieren im Vergleich mit dem Festverdiener + Nachfolge/Führung: Fremd-Geschäftsführer: Kaum Beteiligungsangebote in Familien-GmbHs + Geschäftsführer-Gehalt/Steuern: Urlaubs- und Weihnachtsgeld für 2013 jetzt beschließen + Recht/Haftung: Gesellschafter haftet für GmbH ohne Geschäftsführer + Steuern: Finanzamt darf Gewinne und Gehälter nicht zusätzlich mit Schenkungsteuer bestrafen + Arbeitsrecht: Whistleblowing rechtfertigt fristlosen Rauswurf + BISS ….

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Geschäftsführer-Telefonitis: Wenn das (Mobil-) Telefon zum Stress wird – was tun?

Nicht wenige Geschäftsführer leiden unter Telefon-Terror: Das Telefon klingelt ständig. Bereits während eines normalen Telefonats gehen parallel auch schon zwei neue Telefonate und mindestens eine SMS ein. Was tun?  …