Die GmbH-Gesellschafter müssen ihre Beschlüsse zur GmbH nicht auf einer offiziellen Gesellschafterversammlung fassen. Gesetzlich vorgeschrieben ist lediglich das Verfahren zur Beschlussfassung (§ 48 GmbH-Gesetz). Danach gilt: „Der Abhaltung einer Versammlung bedarf es nicht, wenn sämtliche Gesellschafter in Textform mit der zu treffenden Bestimmung oder mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen sich einverstanden erklären“. Hat die GmbH mehrere Gesellschafter, die gelegentlich oder regelmäßig Beschlüsse fassen müssen, ist es hilfreich, wenn die Zustimmung zur schriftlichen Beschlussfassung bereits im Gesellschaftsvertrag der GmbH vereinbart ist. Sie brauchen dann nicht mehr zu jedem Beschluss die Einverständniserklärung der Gesellschafter einholen und protokollieren. Damit ist es leichter möglich, Beschlüsse auch im Umlaufverfahren zu erledigen. Der Gesellschafter (- Geschäftsführer) erhält das Beschlussdokument im Dokumentenumlauf in seinem Posteingang und braucht lediglich sein Votum einzutragen. Noch schneller lässt sich die Beschlussfassung dann per E‑Mail erledigen. Hilfreich ist das z. B., wenn es mehrere Gesellschafter-Geschäftsführer gibt und im Gesellschaftsvertrag ein ausführlicher Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte vereinbart ist. Etwa für Geschäfte, die ein bestimmtes Volumen überschreiten (ab 5.000 EUR) oder wenn Angelegenheiten der Führungskräfte (Einstellung, Gehaltserhöhung, Kündigung usw.) nur mit der Zustimmung der Gesellschafter-Mehrheit entschieden werden dürfen.
Bestandteil des (nummerierten) Beschluss-Protokolls muss in jedem Fall die (schriftliche) Zustimmung des Gesellschafters zum schriftlichen Abstimmungsverfahren sein (Erklärung). Ausnahme: Im Gesellschaftsvertrag ist die schriftliche Beschussfassung ausdrücklich vorgesehen. Andernfalls sollte die Erklärung in Schriftform mit Unterschrift, per Fax oder elektronisch per E‑Mail oder als Einverständniserklärung in einem elektronischen Abstimmungsverfahren gegeben werden. Für die Abstimmung per E‑Mail empfehlen wir: Im E‑Mail-Dokument zur Beschlussfassung sollten der Beschlussgegenstand, die exakte Beschluss-Formulierung, die Abstimmung des Gesellschafters (JA, NEIN, Enthaltung), das Beschlussergebnis und die fortlaufende Nummer des Beschlusses protokolliert werden.
