Alle wichtigen Gesellschafter-Beschlüsse, die 2018 für GmbHs und Unternehmergesellschaften schriftlich dokumentiert werden müssen – gegenüber dem Finanzamt und zur Rechtssicherheit …
Autor: volkelt
Als Geschäftsführer sind Sie verantwortlich dafür, dass in der GmbH und in der Unternehmergesellschaft die Gesellschafterversammlung einberufen wird, wenn notwendige Beschlussfassungen anstehen. Für 2010 sind das die folgenden Beschlüsse > Musterformulierungen zur direkten Übetrnahme ins Protokoll der Gesellschafterversammlung.
So wird der „Feststellungsbeschluss” schon bei kleinen GmbHs/UGs verlangt. Unangenehmer Nebeneffekt der Steuer-CD-Affaire für alle die, die größte Steuerlast zahlen – also auch für alle Unternehmer: Sie müssen sich darauf einstellen, dass der Druck auf jeden einzelnen Finanzbeamten und jeden Betriebsprüfer steigt und der seinen Job noch gewissenhafter als bisher ausführen wird.
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Vorrats-GmbH
Die Gründung einer GmbH ist aufwendig und dauert lange. In den letzten Jahren hat sich so ein Markt für Vorrats-GmbH etabliert. Zwar wirkt die offensive Werbung der Anbieter von Vorratsgesellschaften plakativ und nicht immer Vertrauen erweckend.
Dennoch, die Vorteile sind:
- die Geschäfte können sofort unter beschränkter Haftung aufgenommen werden
- Sie ersparen sich eine Menge bürokratischen Aufwand (Gesellschaftsvertrag, Eintragungsformalien usw.)
- beim Mantelkauf (siehe unten) erwerben Sie einen zusätzlichen Steuervorteil durch einen vorhandenen Verlustvortrag Kosten: In der Regel ist das Stammkapital voll zu leisten (z. B. 25.000 €). Gründungskosten: ca. 1.250 € zuzüglich Bearbeitungsgebühr von ca. 2.750 – 3.000 €.
Wenn das Gründer-Haftungsrisiko vollständig ausgeschlossen werden soll, ist die Nutzung einer Vorrats-GmbH wirtschaftlich sinnvoll. Wenn eine Vorrats-GmbH von einem seriösen Anbieter erworben word, besteht in der Regel kein wirtschaftliches und rechtliches Risiko. Seriöse Anbieter sind Anwälte, Anwalts-Sozietäten und Anwalts-GmbH (auch in Kooperation mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern). Diese Berufe unterliegen einer strengen Berufsaufsicht, so dass eine ausgeprägte Selbstkontrolle Missbrauch weitestgehend ausschließt. Zu den seriösen Anbietern gehören auch einige größere Unternehmen aus den Branchen Versicherer/Rechtsschutzversicherer, die Erfahrung in der Vertragsgestaltung und ‑abwicklung haben.
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Die GmbH entsteht rechtsverbindlich erst mit Eintragung in das Handelsregister. Davor entsteht die Vor-GmbH. In diesem Übergangsstadium müssen Sie einige rechtliche Besonderheiten beachten, wenn Sie persönliche Haftungsrisiken ausschließen wollen. Eine Vorgründungsgesellschaft entsteht, wenn sich die potentiellen Gesellschaft mit notariell beglaubigtem Vertrag zur Gründung einer GmbH verpflichten. Für die Verbindlichkeiten dieser Gesellschaften haften die Gesellschafter persönlich und unbeschränkt als Gemeinschuldner. Mit Abschluss des Gesellschaftsvertrages, aber vor Eintragung der GmbH ins Handelsregister entsteht die sog. Vor-GmbH, auf diese ist weitgehend bereits GmbH-Recht anzuwenden.
Besonderheiten bestehen für die Haftung der Gründungs-Gesellschafter. Diese haften persönlich und unbeschränkt. Die Vor-GmbH nimmt am Rechts- und Geschäftsverkehr unter dem Namen der Firma teil, die für die GmbH vorgesehen ist. Sie darf sich bereits als GmbH bezeichnen, muss aber den Zusatz (in Gründung) führen. Die Vor-GmbH wird durch die Geschäftsführer vertreten, die bereits im Gründungsstadium zu bestellen sind. Die Vor-GmbH endet mit Eintragung der GmbH in das Handelsregister. Die Rechte und Pflichten der Vor-GmbH gehen auf die GmbH über, nicht jedoch Verbindlichkeiten, die die Gesellschafter für die GmbH übernommen haben. Die Gesellschafter müssen dazu ausdrücklich mit der GmbH vereinbaren, dass die persönlichen Verbindlichkeiten auf die GmbH übergehen. Sie müssen dies im Zweifel belegen können, d.h. Schriftform ist einzuhalten.
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Vorab-Ausschüttungen
Vorabausschüttungen sind Zahlungen der GmbH an die Gesellschafter unter Berücksichtigung eines erwarteten Gewinns. Vorabausschüttungen können während des laufenden Geschäftsjahres beschlossen und durchgeführt werden. Voraussetzung ist, dass entsprechendes Vermögen der GmbH vorhanden ist. Vorabausschüttungen müssen nicht im Gesellschaftsvertrag vorgesehen sein, diese können mit der für Gesellschafterbeschlüsse vorgesehenen Mehrheit (in der Regel mit einfacher Mehrheit) durch die Gesellschafter beschlossen werden.
Beruht der Gewinnausschüttungsbeschluss auf der Annahme eines bestimmten Jahresüberschusses und ist dieser höher als der im später festgestellten Jahresabschluss, so ist die Ausschüttung nur in Höhe des erzielten Jahresüberschusses erfolgt. Dies gilt auch, wenn der Handelsbilanzgewinn (inkl. Gewinnvortrag) für die Gewinnausschüttung ausreichen würde, denn der Beschluss steht unter dem Vorbehalt der Erzielung eines bestimmten Jahresüberschusses (FG Berlin, Urteil vom 8.11.1993, Aktenzeichen: VII 54/91).
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Vertretung eines Gesellschafters
Grundsätzlich hat der an der Gesellschafterversammlung der GmbH teilnahmeberechtigte Gesellschafter das Recht, einen Bevollmächtigten zu bestimmen. Dieser muss objektiv dazu in der Lage sein, die damit verbundene Verantwortung zu übernehmen. Die ergibt sich aus der beruflichen Qualifikation (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer).
Aus praktischen Erwägungen (Entscheidungsfähigkeit) empfiehlt es sich, im Gesellschaftsvertrag Regelungen zur Abwesenheitsvertretung zu treffen. Dazu muss sichergestellt werden, dass das Teilnahmerecht nur auf ausreichend qualifizierte und zuverlässige Personen übertragen wird. Der Bevollmächtigte muss eine schriftliche Vollmacht vorlegen, das ist eine vom Gesellschafter eigenhändig unterschriebene Urkunde, die ihn zu Ausübung bestimmter oder aller Gesellschafterrechte bevollmächtigt. Da eine eigenhändige Unterschrift notwendig ist, genügt eine Vollmachtserstellung per Fax nicht den rechtlichen Vorschriften.
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Vertretungsbefugnis der GmbH
Nach § 35 GmbH-Gesetz wird die Gesellschaft durch einen oder mehrere Geschäftsführer vertreten. Diese Vertretungsbefugnis ist nicht beschränkbar (§ 37 Abs. 2 GmbH-Gesetz). Die Vertretungsmacht für die GmbH wirkt nach außen und nach innen – Der Geschäftsführer hat also auch in der GmbH uneingeschränkte Weisungsbefugnis zu allen Sachverhalten und gegenüber allen Mitarbeitern. Allerdings ist er verpflichtet, Einschränkungen der Vertretungsmacht, die sich aus dem Gesellschaftsvertrag, aus einer eventuell erlassenen Geschäftsordnung oder Ihrem persönlichen Anstellungsvertrag ergeben, zu beachten.
Zu unterscheiden sind: Die Alleinvertretungsbefugnis eines Geschäftsführers, der alle Geschäfte für die GmbH alleine zeichnen kann, und die Gesamtvertretungsbefugnis, nach der mehrere vertretungsberechtigte Personen nur gemeinsam für die GmbH handeln können. Gebräuchlich ist auch die unechte Gesamtvertretung mit einem Prokuristen. Hier wird ein Geschäftsführer in Verbindung mit einem Prokuristen zur Vertretung ermächtigt. Dabei muss gewährleistet sein, dass der oder die Geschäftsführer ohne den Prokuristen die GmbH vertreten können. Das heißt, bei nur einem Geschäftsführer muss dieser zwingend einzelvertretungsbefugt (alleinvertretungsbefugt) sein. Möglich ist jedoch auch die übliche Regelung, dass zwei Geschäftsführer (zusammen) gesamtvertretungsberechtigt sind, ebenso ein Geschäftsführer in Gemeinschaft mit einem Prokuristen.
Weiterführende Informationen:
Der Schnellkurs für Geschäftsführer – Inhaltsübersicht
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