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Volkelt-Brief 07/2020

Pflichtversicherung: Neues BSG-Urteil zur Familien-GmbH + GmbH/Europa: Was kommt nach dem Brexit? + Geschäftsführer-Perspektive: Wie sicher sind IHRE Websites? + Geschäftsführung/Compliance: Was SIE noch erledigen sollten … + Digitales: Die neuen Strukturen der Werbung + GmbH/Dokumentation: Doppelt hält länger  + GmbH/Recht: Haftung des faktischen Geschäftsführers + Soli: Kommt die Rückzahlung früher? + GmbH/Steuer: Weiteres Finanzgericht bestätigt Cum-Ex-Missbrauch + Transparenzregister: Kommt, aber mit Verspätung …

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GmbH/Dokumentation: Doppelt hält länger 

“Wir legen die Protokollabschriften in einem Aktenordner und im pdf-Format in einem Dokumentationsordner ab. Genügt das den gesetzlichen Anforderungen”. Dazu: Das Protokoll der Gesellschafterversammlung wird entweder vom Versammlungsleiter selbst oder von einer von der Gesellschafterversammlung beauftragten Person geführt. Der Protokollführer unterzeichnet das Protokoll. Zusätzlich kann der Versammlungsleiter zeichnen. Unterschreiben die Gesellschafter, gilt dies auch als Zustimmung zum Inhalt. Unterschreiben die Gesellschafter nicht, erteilen sie ihre Zustimmung, wenn Sie nach Zugang des Protokolls nicht innerhalb einer angemessenen Frist (ein Monat) widersprechen. Zur Aushändigung und Aufbewahrung des Protokolls müssen Sie beachten:

  • Jeder Gesellschafter hat das Recht auf Einsicht in das Protokoll (§ 51a GmbHG).
  • Alleine schon aus Beweisgründen sollte das Protokoll jedem Gesellschafter ausgehändigt werde
  • Die Gesellschafter haben aber keinen gesetzlichen Anspruch auf Abschriften des Protokolls der Gesellschafterversammlung.

Unabhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) empfiehlt sich eine lückenlose Dokumentation aller Gesellschafterbeschlüsse über die gesamte Lebenszeit des Unternehmens. Stellt ein Gesellschafter fest, dass das Protokoll Redebeiträge falsch darstellt oder einzelne Vorgänge und Vereinbarungen unrichtig wiedergibt, dann muss er dies unmittelbar nach Erhalt des Protokolls durch den Gesellschafter schriftlich dem Geschäftsführer gegenüber monieren. Durch den rechtzeitigen Widerspruch (spätestens ein Monat nach Zugang) wird sichergestellt, dass es bei einer späteren Beweisführung nicht zu einer nachteiligen Beurteilung kommt.

Die Protokolle der GmbH sollten 1.) in einem Protokollbuch bei der Gesellschaft, 2.) als gesicherte pdf-Dokumente in einem zugriffsgesicherten Ordner der IT (Cloude, Netzwerk, PC-Station) und 3. in Kopie bei einem Berater der Gesellschaft aufbewahrt werden. Nummerieren Sie die Blätter des Protokollbuches, damit die sachliche und zeitliche Reihenfolge von Gesellschafterbeschlüssen beweiskräftig dokumentiert ist.
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Volkelt-Brief 21/2019

Bürokratie: „Für das Amt des Geschäftsführers nicht geeignet …“ + Geschäftsführungs-Strategie: Vorbereitungen auf die angekündigte Krise + Digitales: So lesen sich die neuen Erfolgsgeschichten (VII) + Europawahl: Nirgendwo neue Rezepte für den Mittelstand + Bürokratie: Unternehmen müssen Arbeitszeiten lückenlos erfassen + Geschäftsführer privat : Keine Chance für hochverzinsliche Altverträge + BMF-Vorgaben: Das Geschäftsführer-Büro in der Privat-Immobilie

 

BISS … die Wirtschaft-Satire

 

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Noch mehr Bürokratie: Noch mehr Arbeitszeiten-Kontrolle

„Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten nach dem Mindestlohn-Gesetz kostet uns bei 50 Mitarbeitern wöchentlich 4 Stunden, im Jahr über 200 Stunden. Da ist eine Arbeitskraft einen ganzen Monat mit beschäftigt“. So das Fazit eines Kollegen, der überwiegend Teilzeit- und Mini-Jobber beschäftigt. Damit ist das Ende der bürokratischen Fahnenstange aber noch nicht erreicht. Jetzt will die EU alle Unternehmen dazu verpflichten, ein (flächendeckendes) System zur Erfassung der effektiven Arbeitszeiten einzuführen. Der EU-Generalanwalt Giovanni Pitruzella hat dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) jetzt einen entsprechenden Vorschlag vorgelegt. Es ist davon auszugehen, dass der EuGH diesen Vorschlag aufgreifen wird und die Mitgliedsstaaten zur Umsetzung verpflichten wird. Dies ist – so die juristische Begründung – zur Einhaltung aller Verpflichtungen der EU-Richtlinie 2003/88 notwendig. Nur so ist die Einhaltung der Grenzen der täglichen Arbeitszeit und der Erfassung von Überstunden möglich.

Fakt ist, dass …

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Geschäftsführer/Haftung: So dokumentieren Sie richtig

Zuletzt haben wir in Ausgabe 21/2018 (Seite 4) auf ein aktuelles und wichtiges Urteil des Oberlandesgerichts (OLG) Brandenburg (Urteil v. 7.2.2018, 7 U 132/16) zur Geschäftsführer-Haftung und seiner Verpflichtung zur Dokumentation von Entscheidungen hingewiesen. Tenor: Das Gericht verlangt, dass der Geschäftsführer „in der konkreten Entscheidungssituation die verfügbaren Informationsquellen tatsächlicher und rechtlicher Art ausschöpft“. Hier einige konkrete Hinweise, wie Sie sich als Geschäftsführer entsprechend absichern bzw. wie Sie ganz konkret Dokumentieren, um im Ernstfall zu belegen, dass Sie Ihrer Informationsverpflichtung korrekt nachgekommen sind: …

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Vorbild Führung: Dokumentieren und Protokollieren

Mit zum Katalog der unbeliebtesten Chef-Tätigkeiten gehört das Dokumentieren von Vorgängen: Protokolle von Geschäftsführer-Besprechungen oder Gesellschafterversammlungen, Gespräche und Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten, Protokolle um den Umfang der Auftragserteilung an den externe Berater. usw..

Dabei gilt: …

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Volkelt-Brief 31/2017

Vorbild Führung: Dokumentieren und Protokollieren + Kooperationen: Drahtseilakt zwischen Recht und Gesetz + Sommerpause: So bleibt der Chef fit + Umsatzsteuer: Beherrschungsvertrag begründet Organschaft + GmbH-Steuer: 50d EStG wird nach Europarecht geprüft + GmbH-Anteil: Keine Schenkungssteuer für Manager-Modell + Mitarbeiter: Gericht schützt Arbeitgeber gegen Fremdgehen.

BISS … die Wirtschaft-Satire

 

 

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Volkelt-Brief 43/2015

Volkelt-FB-01Ausreden: Der „Mitarbeiter“ ist die Schwachstelle – was tun? + Konflikte in der GmbH: Wann geht es nicht mehr ohne Anwalt + GmbH-Vermögen: Wie anlegen ohne Haftungs-Risiko? +  Gesundheit: Neueste Erkenntnisse zum Manager-Burnout + Steuern: Wohnen in der GmbH-Immobilie + Arbeitsrecht: Änderungskündigung wegen Mindestlohn ist unzulässig + BISS …

Beachten Sie unsere Umfrage unten. Was meinen Sie? Thema: „Einstellung von Bewerbern im Asylverfahren“

 

 

Der Volkelt-Brief 43/2015 > Download als PDF – lesen im „Print“

 

Freiburg 23. Oktober 2015

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

„warum können die nicht einfach ihren Job machen“? So die Bemerkung eines Kollegen über die Frage, was ihn an seinen Mitarbeitern am meisten nervt. Tatsache ist, dass die meisten Geschäftsführer „den Mitarbeiter“ als die Schwachstelle ihres Unternehmens ausmachen. Und zwar unabhängig davon, ob der Chef schon viele Führungs-Trainees besucht hat, beratungsresistent ist oder modernste Führungs-Techniken praktiziert. Es gilt, sich damit zu arrangieren. Z. B., indem Sie für die nervigsten Angewohnheiten Ihrer Mitarbeiter eine passende Erklärung parat haben:

  • Zuständig? „Ich? Wieso Ich?“. Delegieren Sie jede offene Tätigkeit, die Ihnen auffällt, an einen bestimmten Mitarbeiter, und zwar grundsätzlich immer mit Zielvorgabe (bis wann und wie). Erwarten Sie keine Eigeninitiative.
  • Mitdenken: Mitarbeiter denken in Zuständigkeitsbereichen. Viele Aufgaben ergeben sich aber gerade aus einer Schnittstelle. Wobei der Mitarbeiter „die Linie nicht zum Strafraum rechnet“. Dementsprechend sinniert er nur über den Strafraum – genau bis zur Grenze.
  • Entschuldigung: Für den Chef kosten Fehler bares Geld. Für den Mitarbeiter kostet er allenfalls eine Entschuldigung (der keine Kündigung rechtfertigt). Deswegen gibt es Prämien. Dann spürt auch der Mitarbeiter, dass ein Fehler kostet.
Selbst wenn Sie die oben angesprochenen Verhaltensweisen regelmäßig oder Vorfall bezogen mit den Mitarbeitern ansprechen, werden Sie feststellen, dass diese Punkte trotzdem immer wieder auftauchen. Es macht den Mentalitätsunterschied. Deswegen sind Sie ja Unternehmer und der Mitarbeiter ist Angestellter. Die meisten Mitarbeiter definieren die Arbeitswelt für sich als einen in sich geschlossenen Raum mit klaren Grenzen. Deswegen wird auch die Aufforderung, „über den Tellerrand“ zu blicken, nur ausnahmsweise fruchten. Besser ist es, wenn Sie das Angestellten-Dasein akzeptieren und lieber zu viel als zu wenig mit klaren Vorgaben arbeiten.

   

„Mein LESE-TIPP zum Thema“  

 

 

Konflikte in der GmbH: Wann geht es nicht mehr ohne Anwalt

Man kennt es aus Scheidungs- oder Sorgerechtsverfahren: Ist das Verfahren erst einmal beim Anwalt gelandet, gibt es in der Regel kein „zurück“ mehr. Die Streitgegner rücken ins zweite Glied und geben damit die Chance aus der Hand, sich außergerichtlich zu verständigen. Das gilt auch für Streitigkeiten mit Mit-Gesellschaf­tern in der GmbH. Trotzdem gilt: Es gibt gerade im Gesellschaftsrecht klare Indikatoren, die den Gang zum Anwalt (zügig) angeraten sein lassen. Das sind:

  • der Mit- (Gesellschafter-) Geschäftsführer verstößt nach Hinweis und wiederholt gegen gesellschaftsvertragliche Vereinbarungen (Vertretungsregelung, zustimmungspflichtige Geschäfte, Wettbewerbesverbot) oder
  • der Mit- (Gesellschafter-) Geschäftsführer verstößt regelmäßig und in fahrlässiger, grob fahrlässiger oder vorsätzlicher Weise gegen gesetzliche Vorschriften (Abgabenordnung, Pflichten aus dem Sozialgesetzbuch, Umweltauflagen usw.).

In Konfliktsituationen geht es darum, die richtigen Fakten zu dokumentieren, Fristen zu wahren und Ziel führende Maßnahmen einzuleiten (Information, Kontaktaufnahme mit Behörden, Selbstanzeige, Unterlassungsverfügungen).

Die meisten Fehler im Konfliktfall werden in der Zweipersonen-GmbH gemacht. Hier wird der Anwalt in der Regel erst eingeschaltet, wenn es zu spät ist – die Konfliktparteien so verfestigt sind, dass eine konstruktive Lösung im Sinne der GmbH nicht mehr möglich ist. Der gesellschaftsrechtlich erfahrene Anwalt wird zunächst versuchen, die Parteien an einen Tisch zu bekommen (Mediation), bevor er den juristischen Fahrplan vorgibt und durchsetzt (z. B. Ausschluss eines Gesellschafters). Vieler solcher Konflikt-Situationen werden erst in der 2. oder 3. Instanz gerichtlich geklärt. Das kostet nicht nur, sondern geht in der Regel tatsächlich auf Kosten des Geschäfts. Hier sollten Sie sich keinen (Verfahrens-) Fehler leisten.

      „Mein LESE-TIPP zum Thema“  

GmbH-Vermögen: Wie anlegen ohne Haftungs-Risiko?

GmbHs, die in den letzten Jahren gut verdient haben und hohe Rücklagen bilden konnten, haben zunehmend Probleme: Was tun mit den Gewinn-Rücklagen? Nur noch Risiko-Anlagen bringen einigermaßen Rendite. Traditionelle Sparanlagen in festverzinslichen Anlagen bringen keine Verzinsung (Sparkassen, Volksbanken) oder bei den Privatbanken nur noch minimale Zinsen (bis max. 2,0 %). Für (Allein-) Gesellschafter-Geschäftsführer ist das lediglich ein Vermögens-Poker. Entweder begnügt er sich mit leicht schrumpfenden Vermögenswerten oder er entscheidet sich für eine Risikoanlage. Wenn es gut geht, haben Sie gewonnen. Wenn nicht: Wo kein Richter, da keine Strafe.

Schwieriger ist es für den Fremd-Geschäftsführer oder den Geschäftsführer mit geringer Eigenbeteiligung und einigen Mit-Gesellschaftern. Hier gibt s in der Tat ein Haftungsproblem: Entscheiden die sich nämlich für eine Risiko-Anlage, müssen Sie bei einem Verlust damit rechnen, dass Sie zur Verantwortung gezogen werden können.

Juristisch bedeutet das: Sie verwalten fremdes Vermögen. Sie müssen die Anlageentscheidung mit der Sorgfalt des ordentlichen Geschäftsmannes treffen – d. h. Sie sind verpflichtet, (Vermögens-) Schaden von der GmbH abzuhalten. Konkret heißt das für Sie:

  1. Wenn Sie über Anlagen alleine entschieden haben, sollten Sie ab sofort die Mit-Gesellschafter mit ins Boot nehmen.
  2. Informieren Sie ausführlich, wenn Verträge auslaufen und neue Anlage-Entscheidungen getroffen werden.
  3. Treffen Sie eine Vorauswahl und machen Sie entsprechende Vorschläge (Anlageart, Verzinsung, Laufzeit, Kündigungsmöglichkeit) – immer versehen mit dem Risiko-Hinweis des Anlageberaters.
  4. Gibt es Anzeichen dafür, dass die Gesellschafter hier unterschiedliche Auffassungen und Einstellungen haben, sollten Sie einen Gesellschafter-Beschluss dazu einholen.
  5. Das muss nicht in einer aufwendigen und extra dazu einberufenen Gesellschafterversammlung passieren. Es genügt, wenn Sie sich im schriftlichen Abstimmungsverfahren (E-Mail) die Stimmen der Gesellschafter dazu einholen.
  6. Achten Sie darauf, dass die Anlage-Alternativen inkl. Risikohinweisen und die letztliche Anlageentscheidung der Gesellschafter korrekt dokumentiert werden.
Die Niedrig-Zins-Phase wird noch andauern. So haben sich die Versicherer darauf verständigt, sog. Garantiezinsverträge komplett aus dem Portfolio zu nehmen – mithin deutlicher Hinweis, dass die Zeiten von risikofreien Festanlagen vorbei sind. Erste Negativ-Inflationsraten z. B. aus Großbritannien deuten darauf hin, dass das Ende der Niedrig-Zins-Phase nicht abzusehen ist.

Neueste Erkenntnisse zum Manager-Burnout

Das Thema Burnout ist für viele Führungskräfte immer noch im Tabu-Bereich. Und dass, obwohl in den letzten Jahren auch immer mehr Fälle öffentlich wurden, so wie jüngst der Zusammenbruch des BMW-Chefs Harald Krüger (50) vor laufenden Kameras. Unterdessen gibt es zahlreiche Studien, aus denen sich Verhaltensregeln für Burnout-gefährdete Führungskräfte ableiten lassen:

  • Betroffenheit: Aufgrund der Dauerbelastung sind Führungskräfte unabhängig von Persönlichkeitsstruktur und körperlicher Verfassung überdurchschnittlich Burnout-gefährdet (SRH Hochschule Heidelberg).
  • Schlaf: Nachhaltige Schlafstörungen sind der erste und signifikante Hinweis auf eine dauerhafte Überlastung. Eigentherapien (Medikamente) erhöhen das Burnout-Risiko (Studie der Max Grundig Klinik).
  • Sport als Ausgleich: Mittelstrecke statt Marathon. Beruflicher Ehrgeiz muss beim Freizeitsport außen vor bleiben (Lanserhof Gesundheitsressort).
  • Erreichbarkeit: Die ständige Erreichbarkeit via Smartphone darf nicht zu einer Verkürzung der Regenerationsphasen führen (Studie der Universität Freiburg).
  • Perfektion: Menschen, die zur Perfektion neigen, sind gefährdeter. Ihnen fehlt die Fähigkeit, Abstand herzustellen und Dinge aus der Distanz zu betrachten. Das geht nur mit bewusster Einübung und unter externer Anleitung (Lanserhof Gesundheitsressort).
  • Auszeit: Niemand ist unersetzlich – zumindest auf Zeit. Machen Sie sich klar, dass das Geschäft auch dann weiter laufen wird, wenn Sie sich eine Auszeit gönnen. Kritisch ist das nur, wenn Ihre Auszeit ohne Vorankündigung von heute auf morgen notwendig wird (AOW Studie Gesundheitliche Führung).
  • Prioriäten: Setzen Sie Schwerpunkte. Was ist wirklich wichtig? Was muss von Ihnen entschieden werden? Was muss sofort entscheiden werden? Nichts gegen Viel arbeiten. Aber grundsätzlich nur mit klaren Grenzen (GMK Institut für Gesundheitspsychologie).
„Wer ist der wichtigste Mensch in Ihrem Leben?“ Nicht – wie die meisten Befragten antworteten – Partner, Kinder, Eltern oder ein andere wichtiger Mensch kann diesen Stellenwert einnehmen. Wer sich selbst nicht wichtig nimmt, ist nicht in der Lage, seine Verantwortung gegenüber seinen Mitmenschen bewusst und nachhaltig zu erfüllen. Mit dieser lapidaren Erkenntnis schafft es der Ex-CEO Klaus Endres (Endres & Hauser) seine Führungsmannschaft zu bodenständigen Höchstleistungen zu animieren. Als Führungskraft sind SIE gefordert, Ihre Lebensverhältnisse und -umstände regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen.

 

 

 

„Mein LESE-TIPP zum Thema“  

 

Steuern: Wohnen in der GmbH-Immobilie

Nach 2 abweichenden Urteilen von Finanzgerichten, muss jetzt der BFH entscheiden, wann das Finanzamt bei einer zu niedrigen Miete zusätzlich eine fiktive Miete als vGA besteuern darf. Tenor: Wenn die gezahlte Miete unter den tatsächlichen Kosten für das Haus liegt, ist die Differenz eine vGA. Und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine Luxusvilla oder eine Normalausstattung handelt (FG Köln, Urteil vom 20.8.2015, 10 K 12/08).

Geschäftsführer, die in der GmbH-Immobilie wohnen, müssen sich darauf einstellen, dass die Finanzämter diesen Punkt in den Katalog prüfungsrelevanter Vorgänge für GmbHs aufnehmen. Ist das der Fall, sollten Sie sich darauf einstellen, dass Mängel im Mietvertrag (fehlende, falsche Unterschriften, niedrige Nebenkosten bzw. ein niedriger Mietzins etwa für ein exklusives Miet-Objekte (Abweichungen von der ortsüblichen Miete) vom Betriebsprüfer aufgegriffen und beanstandet werden. Sie sind dann gut beraten, für die Schlussbesprechung gute Argumente und die aktuelle Rechtsprechung parat zu haben. Wir halten Sie auf dem Laufenden.

Arbeitsrecht: Kündigung wegen Mindestlohn ist unzulässig

Will der Arbeitgeber Weihnachts- und Urlaubsgeld auf den Mindestlohn „verteilen“ und begründet er damit eine Änderungskündigung, dann ist diese Kündigung unzulässig und damit unwirksam (LAG Berlin Brandenburg, Urteile vom 11.8.2015, 19 Sa 819/15 u. a.).

Damit hat das LAG in mehreren Verfahren entschieden, dass eine Verrechnung rechtlich nicht durchgeht. Und zwar weder mit einer außerordentlichen noch einer ordentlichen Kündigung oder mit einer Änderungskündigung. Eine Änderung der im Arbeitsvertrag vereinbarten Konditionen ist in der Praxis nur mit Zustimmung des Mitarbeiters rechtsverbindlich durchzusetzen.

Was meinen Sie?

Zur Zeit gibt es keine aktiven Umfragen.

Vielen Dank und mit besten Grüßen Ihr

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur

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Mindestlohn: Stichproben jetzt auch in anderen Branchen

Nach den Mindestlohn-Kontrollen in den Branchen Gastronomie, Friseure und Taxi-Unternehmen, die in bundesdeutschen Bahnhöfen kontrolliert wurden, nimmt sich die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) jetzt die Branchen Logistik, Transport und Paketzusteller vor. Kontrolliert wird an Rast- und Parkplätzen ohne Vorwarnung. Die Fahrer werden befragt nach Mindestlohn, Scheinselbständigkeit und Schwarzarbeit. Geprüft wird auch, ob die Personen Leistungen aus der Sozialversicherung beziehen (Harz 4). Nach offiziellen Zahlen gab es z. B. in Südbaden bei 285 kontrollierten Paketzustellern ca. 5 % Beanstandungen, bei denen der Verdacht auf Verstoß gegen das Mindestlohngesetz vorlag und zu denen weitere Ermittlungen geführt werden. Dann allerdings vor Ort in den betroffenen Unternehmen. …

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Durchhalten: Mindestlohn-Bürokratie kommt doch auf den Prüfstand

Alleine in der ersten Januarhälfte 2015 gab es 5.325 Anfragen auf der Hotline der Bundesregierung zum Mindestlohn. Das waren überwiegend Arbeitgeber, die mit der konkreten Umsetzung Probleme hatten und haben. Auf Druck der Arbeitgeber, der Verbände und anderer Betroffener hat die Bundesregierung nun …