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Volkelt-Briefe

GmbH/Dokumentation: Doppelt hält länger 

Wir legen die Pro­to­koll­ab­schrif­ten in einem Akten­ord­ner und im pdf-For­mat in einem Doku­men­ta­ti­ons­ord­ner ab. Genügt das den gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen”. Dazu: Das Pro­to­koll der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung wird ent­we­der vom Ver­samm­lungs­lei­ter selbst oder von einer von der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung beauf­trag­ten Per­son geführt. Der Pro­to­koll­füh­rer unter­zeich­net das Pro­to­koll. Zusätz­lich kann der Ver­samm­lungs­lei­ter zeich­nen. Unter­schrei­ben die Gesell­schaf­ter, gilt dies auch als Zustim­mung zum Inhalt. Unter­schrei­ben die Gesell­schaf­ter nicht, ertei­len sie ihre Zustim­mung, wenn Sie nach Zugang des Pro­to­kolls nicht inner­halb einer ange­mes­se­nen Frist (ein Monat) wider­spre­chen. Zur Aus­hän­di­gung und Auf­be­wah­rung des Pro­to­kolls müs­sen Sie beachten:

  • Jeder Gesell­schaf­ter hat das Recht auf Ein­sicht in das Pro­to­koll (§ 51a GmbHG).
  • Allei­ne schon aus Beweis­grün­den soll­te das Pro­to­koll jedem Gesell­schaf­ter aus­ge­hän­digt werde
  • Die Gesell­schaf­ter haben aber kei­nen gesetz­li­chen Anspruch auf Abschrif­ten des Pro­to­kolls der Gesellschafterversammlung.

Unab­hän­gig von der gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflicht (10 Jah­re) emp­fiehlt sich eine lücken­lo­se Doku­men­ta­ti­on aller Gesell­schaf­ter­be­schlüs­se über die gesam­te Lebens­zeit des Unter­neh­mens. Stellt ein Gesell­schaf­ter fest, dass das Pro­to­koll Rede­bei­trä­ge falsch dar­stellt oder ein­zel­ne Vor­gän­ge und Ver­ein­ba­run­gen unrich­tig wie­der­gibt, dann muss er dies unmit­tel­bar nach Erhalt des Pro­to­kolls durch den Gesell­schaf­ter schrift­lich dem Geschäfts­füh­rer gegen­über monie­ren. Durch den recht­zei­ti­gen Wider­spruch (spä­tes­tens ein Monat nach Zugang) wird sicher­ge­stellt, dass es bei einer spä­te­ren Beweis­füh­rung nicht zu einer nach­tei­li­gen Beur­tei­lung kommt.

Die Pro­to­kol­le der GmbH soll­ten 1.) in einem Pro­to­koll­buch bei der Gesell­schaft, 2.) als gesi­cher­te pdf-Doku­men­te in einem zugriffs­ge­si­cher­ten Ord­ner der IT (Clou­de, Netz­werk, PC-Sta­ti­on) und 3. in Kopie bei einem Bera­ter der Gesell­schaft auf­be­wahrt wer­den. Num­me­rie­ren Sie die Blät­ter des Pro­to­koll­bu­ches, damit die sach­li­che und zeit­li­che Rei­hen­fol­ge von Gesell­schaf­ter­be­schlüs­sen beweis­kräf­tig doku­men­tiert ist.

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