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Volkelt-Briefe

Vorbild Führung: Dokumentieren und Protokollieren

Mit zum Katalog der unbeliebtesten Chef-Tätigkeiten gehört das Dokumentieren von Vorgängen: Protokolle von Geschäftsführer-Besprechungen oder Gesellschafterversammlungen, Gespräche und Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten, Protokolle um den Umfang der Auftragserteilung an den externe Berater. usw..

Dabei gilt: …Im Ernstfall muss das Protokollierte juristisch hieb- und stichfest sein – ansonsten können SIE es gleich bleiben lassen. Es lohnt sich also, sich Zeit dafür zu nehmen, genau zu formulieren und das Verfasste gegenlesen zu lassen (Vieraugenprinzip). Einige zusätzliche Vorkehrungen sollten Sie auf jeden Fall treffen: Z. B. das Protokollbuch für Gesellschafterbeschlüsse, die auf den Gesellschafterversammlungen gefasst werden, worin jeder Beschluss mit einer fortlaufenden Nummer gekennzeichnet wird. Zusätzlich können Sie im Gesellschaftsvertrag verbindlich vereinbaren, dass Gesellschafterversammlungen und insbesondere alle Beschlüsse schriftlich protokolliert werden müssen. Für die Geschäftsführer-Runden sollte das in der Geschäftsordnung verankert sein.

Weiterführend: Aufbewahrungspflichten für GmbH-Protokolle

Ich habe mir angewöhnt, alle relevanten besprochenen Sachverhalte knapp in einer eMail zu bestätigen und mir für diese eMail eine „kurze Eingangsbestätigung auf diesem Weg“ zukommen zu lassen. Allerdings: Im Ernstfall müssen Sie die Aufzeichnungen auch finden. Hilfsmittel: Richten Sie dazu entsprechende Doku-Ordner in Ihrem eMail-Programm (Outllook) ein – so viel Ordnung sollten Ihnen selbst Ihre (ungeliebten) Protokolle schon wert sein.

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