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Volkelt-Brief 14/2015

Volkelt-NLWirtschaft und Politik: Bürokratie-Bremse: Unternehmen brauchen mehr als Milchmädchen-Rechnungen + Marketing/PR: Finanzamt liest Geschäftsberichte/Image-Broschüren + GmbH-Verkauf: Vereinbaren Sie „Kaufpreis + anteiligen Jahresgewinn“ + Firmenwagen: Nach AfA-Ende lohnt es sich, genau zu rechnen + Wohnen in der GmbH-Immobilie: Kein Vorsteuerabzug für die GmbH + Arbeitsrecht: Leistungs-begründete Anschluss-Arbeitsverträge sind unwirksam+ Wirtschafts-Recht: Prüfen Sie Ihre Mahnschreiben +  BISS …

 

 

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Freiburg 3. April 2015

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

als Info-Dienst für Geschäftsführer prüfen wir von Berufs wegen (fast) täglich Gesetzesentwürfe und -anträge. Bestandteil jedes Antrags ist der Punkt „Erfüllungsaufwand“. Hier wird aufgeschlüsselt, welche Kosten mit dem Gesetz auf den Staat, den Steuerzahler oder die Unternehmen zukommen. Zum Mindestlohngesetz heißt es: „Bürokratie­kosten ent­stehen für die Wirtschaft nur in geringem Maße“. Für die betroffenen Unter­nehmen ist das weniger Trost denn eine Milchmädchenrechnung. Wer z. B. mit vielen Mini-Jobbern unterwegs ist, musste im 1. Quartal gut und gerne mehrerer tausend Euro zusätzlich für Beratungs­leistungen verbuchen. Jetzt soll eine Bürokratie-Bremse Abhilfe schaffen.

Schon die letzte schwarz-gelbe Koalition war mit dem Ziel angetreten, die Bürokratiekosten um 25 % zu senken. Was auf Unternehmer-Ebene nie angekommen ist. Auch die Einsetzung  eines Anti-Bürokratisierungs-Kommissars auf EU-Ebene (Stoiber) brachte keine vorzeigbaren Ergebnisse. Die neue Bürokratie-Bremse soll die Wirtschaft um 744 Mio. EUR entlasten. Hoffentlich nicht nur auf dem Papier sondern in bar.

Marketing/PR: Finanzamt liest Geschäftsberichte/Image-Broschüren

Viele GmbHs lassen neben dem offiziellen Jahresabschluss zusätzlich einen Geschäfts­bericht erstellen. Ziel: Eine übersichtliche Informations-Broschüre über das Unternehmen, mit dem Kunden, Geschäftspartner, Banken und Arbeitnehmer über das Unternehmen informiert werden. Achten Sie dabei unbedingt darauf, dass im Geschäftsbericht nur „fundierte“ Aussagen zum Unternehmen bzw. zum Geschäftsablauf stehen. Sensibilisieren Sie alle an der Erstellung beteiligten Mitarbeiter dafür, dass die verwendeten Informationen z. B. von den Finanz­behörden gelesen werden und u. U. zu einer erweiterten Prüfung führen. Beispiel: Laut Geschäftsbericht wurden Teile der Produktion ins Ausland verlagert. Das Finanzamt wird darauf hin prüfen, ob es zu steuerpflichtigen Vor­gängen im Sinne der sog. Funktionsverlagerungsverordnung gekommen ist.

Keinen Fehler machen Sie, wenn Sie zur sachlichen Darstellung ausschließlich solche Angaben übernehmen, die im Jahresabschluss bereits dargestellt sind. Das sind Angaben aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung, dem Anhang und dem Lagebericht der GmbH. Kleine GmbHs müssen zwar offiziell keinen Lagebericht erstellen. Sie sollten sich an den Vorgaben zur Erstellung des Lageberichts orientieren, welche Informationen Sie über die GmbH im Geschäftsbericht veröffentlichen. Dabei muss der Lagebericht den Geschäftsverlauf und die Lage der GmbH so darstellen, dass ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt wird. Außerdem muss der Lagebericht eingehen auf:

  • Vorgänge von besonderer Bedeutung, die nach Schluss des Geschäftsjahres eingetreten sind (sofern vorhanden)
  • die voraussichtliche Entwicklung der GmbH
  • den Bereich Forschung und Entwicklung (sofern vorhanden)
  • bestehende Zweigniederlassungen der GmbH (sofern vorhanden)

Für die Gestaltung des Lageberichts gibt es keine Vorgaben. Er sollte klar und übersichtlich sein. Bei der Beschreibung des Geschäftsverlaufs sollte dar­gestellt werden, wie sich die GmbH im Laufe des Geschäftsjahres entwickelt hat und welche Umstände zu dieser Entwicklung geführt haben. Geben Sie zunächst einen allgemeinen Überblick über die Historie der GmbH (Geschäftsfelder, Produkte). In diesen kurzen allgemeinen Überblick können auch gesamtwirtschaftliche Rahmendaten mit einbezogen werden. Anschließend informieren Sie über den konkreten Ablauf des Geschäfts­jahres.

Selbst wenn der Geschäftsbericht nur als „Image-Broschüre“ gedacht ist und so verwendet wird, müssen Sie davon ausgehen, dass der Geschäftsbericht in der Regel öffentlich ist und damit auch den kritischen Augen der Öffentlichkeit und der Finanzbehörden standhalten muss. Gehen Sie davon aus, dass die Finanzbehörden sämtliche öffentlich zugänglichen Informationen über Ihre GmbH zur Kenntnis nehmen. Zum Beispiel im Vorfeld einer angekündigten Betriebsprüfung. Der Betriebsprüfer wird sich die Web-Seiten der GmbH ganz genau anschauen und eventuell verdeckt Informationsbroschüren also auch den Geschäftsbericht anfordern und lesen. Aus steuerlicher Vorsicht empfiehlt es sich, alle Texte vorab vom Steuerberater auf „Unbedenklichkeit“ prüfen zu lassen.

GmbH-Verkauf: Vereinbaren Sie „Kaufpreis + anteiligen Jahresgewinn“

Bei einem Verkauf Ihres GmbH-Anteils können Sie neben dem Kaufpreis zusätzlich vereinbaren, dass Sie Anspruch auf den anteiligen Gewinn des abgelaufenen Geschäftsjahres haben. Beispiel: Sie verkaufen zum 30.06.2015 Ihren Anteil von 25 %. Der Gewinn für 2014 wird aber erst mit Erstellung und Feststellung des Jahresabschluss ermittelt bzw. über dessen Verwendung entschieden. Wichtig: Mit einer solchen Verein­barung haben und behalten Sie Anspruch auf den anteiligen Gewinn des Geschäfts­jahres Ihres Ausscheidens.

Achtung: Da Sie zum Zeitpunkt der Feststellung und Verteilung des GmbH-Gewinns bereits aus der GmbH ausgeschieden sind, können die Gesellschafter den Gewinn manipulieren, z. B. indem sie Teile des Gewinns per Beschluss in eine Rücklage einstellen könnten. Der Bundesgerichtshof hat dazu in einem Grundsatz-Urteil Ihre Rechtsstellung als Verkäufer klar geregelt. Danach gilt: Die Gesellschafter dürfen aus dem Gewinn Ihres letzten Zugehörigkeitsjahres keine Rücklagen bilden oder sonstige Gewinn­minderungen beschließen (vgl. zuletzt BGH, Urteil vom 30.6.2004, VIII ZR 349/03).

Sie brauchen also nicht zu befürchten, dass die neuen Gesellschafter Ihren Gewinn manipulieren und herunterrechnen. Vereinbaren Sie bei einer anteiligen Gewinn­auszahlung trotzdem zusätzlich, dass Sie und Ihr persönlicher Steuerberater Einblick in alle Unterlagen haben, aus denen der GmbH-Jahresabschluss erstellt wird (GuV, Bilanz, Anhang, Lage­bericht). Nur so ist sichergestellt, dass Sie und Ihr Steuerberater die Ausübung von Bilanzierungswahlrechten und Gewinnverschiebungen zu Ihren Ungunsten nachprüfen und verhindern können.

Verwenden Sie die folgende Vertragsklausel „Der Verkäufer hat einen anteiligen Anspruch auf den Gewinn des Geschäfts­jahres 2014. Der Jahresabschluss der Muster-GmbH für 2014 ist in der vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufstellungsfrist zu erstellen. Der Verkäufer und Steuerberater/WP des Verkäufers haben ein umfassendes Einsichtsrecht in den Jahresabschluss der Muster-GmbH (GuV, Bilanz, Anhang, Lagebericht) und in alle für die Erstellung des Jahresabschlusses zugrunde liegenden Unterlagen (Buchführung) für das Geschäftsjahr 2014“.

Firmenwagen: Nach AfA-Ende lohnt es sich, genau zu rechnen

Längst nicht alle Geschäftsführer, die neu im Geschäft sind und die Buchhaltung per Software erstellen, nutzen den Kostendeckel zu Privat-Nutzung des Firmenwagens. Danach gilt: Der Lohnsteuer-Vorteil nach der 1%-Methode nur so hoch sein wie die tatsächlichen monatlichen Kosten für den Firmenwagen. Beispiel: Anschaffungskosten 60.000 EUR. Jähr­licher lohnsteuerlicher Vorteil nach der 1%-Methode: 7.200 EUR. Tatsächliche laufende Kosten für AfA (0), Sprit, Versicherung usw. 5.800 EUR. Das Finanzamt darf dann den lohnsteuerlichen Vorteil lediglich mit 5.800 EUR pro Jahr ansetzen (Quelle: zuletzt im BMF-Schreiben vom 18.11.2009, IV C 6 – S 2177/07/10004, Rz. 18 Kostendeckelung).

Wer den Firmenwagen nicht per Steuerberater optimiert, ist gut beraten einmal selbst nachzurechnen und nicht einfach nur nach der 1%-Regelung zu versteuern. In der Regel lohnt das bei teuren Fahrzeugen (bei denen die 1%-Regel zuschlägt), die abgeschrieben sind, die einen niedrigen Spritverbrauch haben und für die nur geringe Versicherungsbeiträge gezahlt werden.

Wohnen in der GmbH-Immobilie: Kein Vorsteuerabzug für die GmbH

Laut Bundesfinanzhof kann die GmbH keine Vorsteuer für Aufwendungen für eine an den Gesellschafter-Geschäfts­führer vermietete Immobilie anrechnen. Das gilt für die unentgeltlich überlassene Wohnung und für eine entgeltlich vermietete Immobilien, die nach dem 31.12.2010 angeschafft oder erstellt wurde (BFH, Urteil vom 8.10.2014, V R 56/13).

Das gilt auch, wenn die GmbH nicht wirtschaftlicher Eigentümer der an den Gesellschafter-Geschäfts­führer überlassenen Wohnung ist. Zum Beispiel dann, wenn die GmbH die Wohnung mietet und diese anschließend dem Geschäftsführer kostenlos oder gegen Entgelt überlässt. In beiden Fällen kann die GmbH für die von ihr übernommenen Sanierungskosten (neue Böden, Tapete usw.) dem Finanzamt gegenüber kein Vorsteuer in Rechnung stellen.

Leistungs-begründete Anschluss-Arbeitsverträge sind unwirksam

Begründen Sie die Befristung eines Arbeitsvertrages damit, dass Sie die betrieblichen Folgen bei der Einstellung eines älteren und eventuell leistungseingeschränkten Arbeitnehmers wirtschaftlich nicht verantworten können, dann ist eine Befristung unzulässig. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine unbefristete Einstellung (Arbeitsgericht Mainz, Urteil vom 19.3.2015, 3 Ca 1197/14).

Im Urteil ging es um den mehrfach befristeten Arbeitsvertrag eines Profi-Fußballers des FSV Mainz 05. In dieser Branche sind befristete Arbeitsverträge üblich und bisher unwidersprochen. Interessant: Die Grundsätze dieses Urteil gelten auch dort, wenn Arbeitnehmer mit klaren Leistungsvorgaben beschäftigt werden (Akkord). Hat der Arbeitnehmer den Eindruck, dass ein befristetes Arbeitsverhältnis wegen seiner sinkenden Leistung nicht verlängert wird, hat er jetzt gute Aussichten, dagegen gerichtlich vorzugehen. Verwenden Sie nie das Argument der „mangelnden Leistungsfähigkeit“ – weder schriftlich bei der Ablehnung noch im Bewerbergespräch.

Wirtschafts-Recht: Prüfen Sie Ihre Mahnschreiben

Auf Mahnungen dürfen Sie nicht androhen, dass Sie bei weiterem Zahlungsverzug diesen Vorgang und die Schuldnerdaten an die Schufa melden (BGH, Urteil vom 19.3.2015, I ZR 157/13).

Der Unternehmer hatte im Mahnschreiben darauf verwiesen, dass er sich als Partner der Schufa dazu verpflichtet hat, säumige Schuldner zu melden. Eine solche Androhung – so der BGH – darf ab sofort abgemahnt werden (Abmahn- und Unterlassungsgebühren). Prüfen Sie Ihr Forderungs-Management bzw. im automatisierten Mahnverfahren, welche Formulierungen hier in Ihren Standard-Schreiben verwendet werden.

 

Mit besten Grüßen Ihr

Lothar Volkelt

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