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Archiv: Volkelt-Briefe

Volkelt-Brief 26/2012

Themen heute: EnBW-Kauf – Geschäftsführer dürfen sich solche Fehler nicht leisten + Unternehmenskauf: So machen Sie es als Geschäftsfüher richtig + Geschäftsführer-Urlaub: Gute Vorbereitung schützt vor Pannen + Pflicht-Offenlegung: Tochter-GmbHs sind nicht automatisch befreit + Recht: Gesellschafterliste bestimmt pber Stimmrecht + BISS …

 

 

 

26. KW 2012, Freitag, 29.6.2012

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

nicht nur in Baden-Württemberg staunen viele Geschäftsfüher über die im Untersuchungsausschuss offen gelegten Vorgänge um den Erwerb der EnBW-Aktien durch das Land Baden-Württemberg. Zuletzt wurde der E-Mail-Verkehr zwischen Ex-Minister­präsident Mappus und dem (Ex) Morgan Stanley Deutschland-Chef Not­heis auszugsweise in den Gazetten veröffentlicht – mit verheerender Wirkung in der Öffentlichkeit. Was ist hier falsch gelaufen?

  1. Mappus und Notheis waren sicher, dass die ausgetauschten Informationen nie „öffentlich“ werden können. Das ist ein großer Irrtum: Der Inhalt jeder E-Mail kann intern (IT) und extern (Server) nachvollzogen werden.
  2. Im E-Mail-Verkehr werden geschäftliche Informationen in einem privaten Plauderton geführt. Unmöglich! Hier agieren die Repräsentanten eines Unternehmen und einer Landesregierung. Nicht anders ist es, wenn Sie für die GmbH Geschäfte anbahnen und Konditionen aushandeln. Gibt es mehrere Gesellschafter, müssen Sie geschäftlich und privat eindeutig auseinander zu halten und entsprechend zu kommunizieren.
  3. Per E-Mail wurden klein gedruckte Konditionen besprochen, die mit den einbezogenen Rechtsberatern nicht abgesprochen waren. Folge: Der Berater ist im Zweifel aus der Haftung. Als Repräsentant einer GmbH sollten Sie darauf achten, dass Geschäfte mit weit reichenden Auswirkungen (Verhalten in der Krise der GmbH, Kauf) wie üblich abgewickelt werden. Dazu gehört die Einschaltung des Steuerberaters im Krisenfall, die Verwendung von offiziellen Bewertungsverfahren für die Kaufpreisermittlung (siehe unten). Sind Sie sich über die Reichweite eines Geschäftes nicht völlig im Klaren, sollten Sie professionellen externen Rat einholen und die Zustimmung der Gesellschafter (Gesellschafterbeschluss) zu diesem Geschäft einholen.

Für die Praxis: Nutzen Sie diese Gelegenheit dazu, Ihren persönlichen E-Mail-Stil auf die „Goldwaage“ zu legen. Orientieren Sie sich dabei an diesen Vorgaben:

Vertraulicher Informationsaustausch, der auf keinen Fall von Dritten nachvollzogen werden kann, sollten Sie nach wie vor „unter vier Augen“ oder ausnahmsweise telefonisch führen.

Verwenden Sie grundsätzlich immer die offizielle Autosignatur der Firma (Aus Haftungsgründen müssen Sie immer deutlich machen, dass Sie für die GmbH handeln)

Halten Sie geschäftliche E-Mails immer sachlich und jederzeit in einem offiziellen Geschäfts­brief-Stil. Prüfen Sie Ihre E-Mails vor dem Absenden auf korrekte Rechtschreibung.

Lassen Sie sich bei wichtigen Inhalten den Eingang Ihrer E-Mail ausdrücklich nochmals bestätigen.

Sichern Sie den jederzeitigen Zugriff auf wichtige E-Mails (ausgewählte Ordner anlegen). Wichtige E-Mails mit vertraglichen Inhalten oder Absprachen sollten Sie zusätzlich ausdrucken und in der Akte des Geschäftspartners dokumentieren.

Unternehmenskauf: So machen Sie es als Geschäftsführer richtig

Als Geschäftsführer einer GmbH haben Sie zwar ein weit reichendes Handlungsermessen (vgl. § 43 GmbH-Gesetz) – im Vergleich zum Ex-Landesregierungs-Chef Mappus sogar ein deutlich größeres. Für wirtschaftliche Fehl-Entscheidungen, die Sie für die GmbH treffen, haften Sie danach nicht oder nur im Ausnahmefall persönlich. Dazu gibt es aber keine allgemeingültigen Richtlinien. Klagt aber ein Gesellschafter z. B. wegen Vermögensverlust, prüft das Gericht jeden Einzelfall. Laut Rechtsprechung müssen Sie z. B. beim Zukauf eines Unternehmens alle Risiken und Chancen einer solchen Investition exakt prüfen – und zwar mit den dafür vorgesehenen professionellen Verfahren. Wenn Sie ohne Experten-Gutachten zukaufen, gehen Sie als Geschäftsführer ein hohes persönliches Risiko ein.

Konkret: „Das dem Geschäftsführer bei unternehmerischen Entscheidungen zuzubilligende weite Ermessen ist beim Erwerb eines anderen Unternehmens überschritten, wenn die Grundlagen, Chancen und Risiken der Investitionsentscheidung nicht ausreichend geklärt worden sind“ (OLG Oldenburg, Urteil vom 22.6.2006, 1 U 34/03). Das ist der Fall, wenn nicht ausreichende, gesicherte Erkenntnisse über das zu erwerbende Unternehmen vorhanden sind oder wenn vorhandene Informationen Unklarheiten aufweisen. Dann muss etwa eine umfassende „Due Diligence“-Prüfung durchgeführt werden.  Wenn Sie dies unterlassen und es bei einer zu erheblichen Verlusten führenden Fehlinvestition kommt, führt dies zur persönlichen Haftung des Geschäftsführers.

Für die Praxis: Erwecken Sie beim Zukauf eines Unternehmens nie den Eindruck eines Alleingangs. Beziehen Sie die Abteilung Rechnungswesen, Ihren Steuerberater und Ihren Rechtsanwalt ein. Bestehen Zweifel an der wirtschaftlichen Lage und den vorgelegten Unterlagen der Zielfirma, müssen Sie ein Gutachten z. B. in Form eines Due Diligence in Auftrag geben und zur Grundlage Ihrer Kaufentscheidung machen.

Geschäftsführer-Urlaub: Gute Vorbereitung schützt vor Pannen

Viele Geschäftsführer nutzen die ruhigeren Wochen in der Ferienzeit dazu, selbst ein paar Tage Urlaub zu machen. Die meisten sind trotzdem während ihrer Abwesenheit telefonisch erreichbar. Sie sollten dabei aber Ihre Gesundheit so wichtig nehmen, dass Sie auch tatsächlich einen Erholungswert haben. Konkret: Bereiten Sie Ihre Abwesenheit so vor, dass nur wirklich wichtige Entscheidungsfragen Ihren Urlaub unterbrechen.

Checkliste: Diese Sachverhalte müssen Sie vor Ihrem Urlaub klären

  1. Planung: Wer ist in dieser Zeit anwesend? Wer hat noch Urlaub? Wer vertritt wen? (Urlaubs­-plan)
  2. Vertretungsregelung: Wer vertritt Sie in welchen Abgelegenheiten? Erstellen Sie dazu einen schriftlichen Vertretungsplan, der allen Vertretern vorliegt (Sind Vollmachten erforderlich? Haben die Vertreter Zugang zu den benötigten Informationen? (Passwort, PIN, Konto) 
  3. To do´s: Welche wiederkehrenden Aufgaben müssen in Ihrem Urlaub weiterhin erledigt werden (Bestellungen, Überweisungen, Lohnabrechnung, Einkauf, Korrespondenz)
  4. Übergabe: Mit wem müssen Sie Übergabe-Gespräche führen? Welche Inhalte müssen besprochen werden? (schriftliche Protokolle)
  5. Information: Wer muss über Ihre Abwesenheit informiert werden? (Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter, Steuerberater)
  6. Routinen: Was geschieht im Urlaub mit Projekten/Projektgruppen?
  7. Posteingang: Sie müssen sicherstellen, dass der Posteingang lückenlos erfasst, weitergeleitet und bearbeitet wird (Abwesenheitsbenachrichtigung, interne Weiterleitung, Zwischenbescheide, Wiedervorlage)
  8. Notfall: Wer kann/darf Sie bei welchem Vorgang erreichen? Wen wollen Sie erreichen können? (Telefon-Notfallliste). Sonderfälle, in denen Sie unbedingt benachrichtigt werden müssen (Produktionsstörungen, IT-Ausfall, Unfall, plötzlicher Ausfall eines Mitarbeiters, Betriebsprüfung, FA-Bescheid, Terminsachen)

Pflichtoffenlegung: Tochter-GmbHs sind nicht automatisch befreit

GmbHs, die Tochterunternehmen von (EU) Konzernen sind, brauchen sich um eine Pflichtveröffentlichung des Jahresabschlusses nicht zu kümmern. Die Offenlegung erfolgt im Rahmen des Konzernabschlusses.

Vorsicht: Als Geschäftsführer sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass die Konzern-Mutter Alles korrekt erledigt. Hierzu gibt es ein neues Urteil des LG Bonn, das für alle Tochter-GmbHs gilt. Veröffentlicht die Muttergesellschaft den Konzernabschluss nicht innerhalb der Frist (zum 31.12. nach Ablauf des Geschäftsjahres bzw. 6 Wochen nach Fristsetzung für die Nachmeldung), hat das Konsequenzen. Das Bundesamt für Justiz kann auch gegen die Tochter-GmbH wegen Nicht-Erfüllung der Offenlegungspflichten Bußgeld androhen bzw. festsetzen (Urteil vom 27.3.2012, 35 T 693/11). Dann Fall sollten Sie nicht ohne anwaltliche Beratung handeln.

Gesellschafterliste bestimmt Stimmrecht

Nur Gesellschafter, die in der Gesellschafterliste eingetragen sind (§ 16 Abs. 1 Satz 1 GmbH-Gesetz), besitzen die vollen Mitgliedschaftsrechte. Das gilt auch für das Stimmrecht. Solange ein neuer Gesellschafter nicht in der Gesellschafterliste geführt wird, ist eine Beschlussfassung auch ohne ihn möglich (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 15.12.2011, 3 W 144/11).

Für die Praxis: Der Käufer eines GmbH-Anteils sollte den Erwerb umgehend der GmbH melden. Anschließend meldet der Geschäftsführer den Gesellschafterwechsel an das Registergericht mit einer aktualisierten Gesellschafterliste. Erst damit gehen die Mitgliedschaftsrechte auf den neuen Inhaber des GmbH-Anteils über.

Mit besten Grüßen Ihr

Lothar Volkelt

Dipl. Volkswirt, Herausgeber + Chefredakteur Volkelt-Brief

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