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Geschäftsführer-Urlaub: Gute Vorbereitung schützt vor Pannen

Viele Geschäftsführer nutzen die ruhigeren Wochen in der Ferienzeit dazu, selbst ein paar Tage Urlaub zu machen. Die meisten sind trotzdem während ihrer Abwesenheit telefonisch erreichbar. Sie sollten dabei aber Ihre Gesundheit so wichtig nehmen, dass Sie auch tatsächlich einen Erholungswert haben. Konkret: Bereiten Sie Ihre Abwesenheit so vor, dass nur wirklich wichtige Entscheidungsfragen Ihren Urlaub unterbrechen. Zur Checkliste > …

Checkliste: Diese Sachverhalte müssen Sie vor Ihrem Urlaub klären

  1. Planung: Wer ist in dieser Zeit anwesend? Wer hat noch Urlaub? Wer vertritt wen? (Urlaubs­-plan)
  2. Vertretungsregelung: Wer vertritt Sie in welchen Abgelegenheiten? Erstellen Sie dazu einen schriftlichen Vertretungsplan, der allen Vertretern vorliegt (Sind Vollmachten erforderlich? Haben die Vertreter Zugang zu den benötigten Informationen? (Passwort, PIN, Konto)
  3. To do´s: Welche wiederkehrenden Aufgaben müssen in Ihrem Urlaub weiterhin erledigt werden (Bestellungen, Überweisungen, Lohnabrechnung, Einkauf, Korrespondenz)
  4. Übergabe: Mit wem müssen Sie Übergabe-Gespräche führen? Welche Inhalte müssen besprochen werden? (schriftliche Protokolle)
  5. Information: Wer muss über Ihre Abwesenheit informiert werden? (Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter, Steuerberater)
  6. Routinen: Was geschieht im Urlaub mit Projekten/Projektgruppen?
  7. Posteingang: Sie müssen sicherstellen, dass der Posteingang lückenlos erfasst, weitergeleitet und bearbeitet wird (Abwesenheitsbenachrichtigung, interne Weiterleitung, Zwischenbescheide, Wiedervorlage)
  8. Notfall: Wer kann/darf Sie bei welchem Vorgang erreichen? Wen wollen Sie erreichen können? (Telefon-Notfallliste). Sonderfälle, in denen Sie unbedingt benachrichtigt werden müssen (Produktionsstörungen, IT-Ausfall, Unfall, plötzlicher Ausfall eines Mitarbeiters, Betriebsprüfung, FA-Bescheid, Terminsachen)

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