Themen heute: Buchungs-Luftnummern fallen auf Sie zurück + Kostenfalle „Berater“: So setzen Sie den Rotstift an + Schnäppchen: Fahren Sie den Firmenwagen privat zu Ende + Fuhrpark-Kosten: Sprit-Markttransparenz funktioniert + Lohnsteuer: 44-€-Freigrenze gilt nicht für Zukunftssicherungsleistungen + Steuern: Fiktiver Veräußerungsverlust zählt nicht + Internet: Websites – Vorsicht mit der Kommentar-Funktion + BISS …
Nr. 43/2013 vom 25.10.2013
Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,
viele mittelständische Unternehmen sind gut mit EK ausgestattet. Es gibt aber auch viele, die völlig unterfinanziert sind. Steuerberater und Bank weisen in der Regel darauf hin und erwarten Besserung. Achtung: Mit einer einfachen Umbuchung geht es nicht. Damit verlagern Sie Ihr persönliches Risiko lediglich in die Zukunft. Beispiel: Sie buchen ausstehendes Geld, dass Sie privat in die GmbH gesteckt haben (Gesellschafterdarlehen) als Kapitalerhöhung. Der für die Kapitalerhöhung notwendige Gesellschafterbeschluss wird anschließend protokolliert. Schon sieht die Bilanz etwas besser aus.
Allerdings nur bis zur nächsten Krise: Die Kapitalerhöhung gilt nur dann als „erbracht“, wenn das Geld tatsächlich eingezahlt wurde. Das prüft spätestens der Insolvenzverwalter. Wurde lediglich umgebucht, müssen Sie den Erhöhungsbetrag nochmals zahlen. Und zwar aus Ihrer privaten Schatulle. Konkret für den Darlehensfall gilt: „Wird die Vorleistung (hier: das Darlehen) 18 Monate vor dem Kapitalerhöhungsbeschluss erbracht, ist die Einzahlung nicht erfolgt“ (AmtsG Frankfurt/Oder, Beschluss vom 24.4.2013, HRB 9724 FF). Weiter geht der BGH: „Schon bei Erbringung der Vorleistung müssen die Vorbereitungen der Kapitalerhöhung erkennbar sein“ (BGH, Urteil vom 26.6.2006, II ZR 43/05).
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die fehlerhafte Kapitalerhöhung nicht erkannt wird. In der Praxis wird der Fehler vom Insolvenzverwalter bis zur Verjährungsfrist (10 Jahre) nachgefordert. Zusätzlich sind Verzugszinsen fällig. Der Zins liegt bei 5 Prozentpunkten über dem Basiszins (§ 20 GmbH-Gesetz). Nach 10 Jahren müssen Sie für eine ausstehende Einlage über 10.000 € einen Betrag von ca. 20.000 € aus dem Privatvermögen nachzahlen. Besser: Gibt es ein Gesellschafter-Darlehen, dann lassen Sie sich das von der GmbH auszahlen (Überweisungsbeleg) und zahlen den Betrag anschließend auf ein Haben-Konto der GmbH ein – mit dem Vermerk: „Einzahlung Stammeinlage“.
Kostenfalle „Berater“: So setzen Sie den Rotstift an
Nicht nur große Unternehmen sparen an allen Ecken und Enden. Auch viele mittelständische Unternehmer, die sich in den letzten Jahren auf den Rat von externen Beratern verlassen haben, prüfen, ob und wie sie hier am besten sparen können. Gewollter Nebeneffekt: So entstandene Abhängigkeiten können abgebaut, Kostenfresser erkannt und beseitigt werden. Viele mittelständische Unternehmen gewinnen so wieder mehr Handlungsfähigkeit zurück. Dabei empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
- Ermitteln Sie zunächst, Anzahl und Art (z. B. Organisation/IT/Weiterbildung) der in Ihrem Unternehmen tätigen externen Dienstleister. Es sind meistens viel mehr als vermutet.
- Prüfen Sie, ob es für die einzelnen Dienstleistungen externe Allround-Anbieter gibt. Damit lassen sich Aufgaben bündeln und preisgünstigere Paket-Lösungen verhandeln.
- Sinkt die Anzahl externer Dienstleister im Unternehmen, steigt das Risiko von Abhängigkeiten, Einflussnahme und Einblicken in Unternehmensinterna. Hier muss die Geschäftsführung prüfen, welche Bündelung welches Risiko birgt und welche Risiken eingegangen werden sollen.
- Zur Risikominimierung gehört es für den Geschäftsführer, ständig den Markt für externe Dienstleistungen zu beobachten und mit vertraglichen Ausstiegsklauseln sicherzustellen, dass Verträge mit externen Dienstleistern, schnell, risikolos und ohne Zusatzkosten beendet werden können.
Hier liegt in der Tat ein enormes, verborgenes Einspar-Potenzial. Es gibt Unternehmen, in denen externe Dienstleister bereits ein Drittel des gesamten Budgets verbrauchen. Nicht selten können erfahrene Mitarbeiter oder reaktivierte ältere Arbeitnehmer bisweilen ähnlich gute bis bessere Beratungsleistungen einbringen – je nach Aufgabenstellung. Jüngere Unternehmen können auch den (kostenfreien) Rat des Senior-Experten-Service (SES) in Anspruch nehmen > www.SES-Bonn.de.
Schnäppchen: Fahren Sie den Firmenwagen privat zu Ende
So mancher Furhpark-Chef hat sich nebenbei ein kleines Vermögen erwirtschaftet, indem er sich ein Vorkaufsrecht auf die ausrangierte Firmenwagen sicherte. Das kann der Chef selbst auch. Achtung: Nach ständiger Rechtsprechung der Arbeitsgerichte (z. B. AG Frankfurt 11 Sa 648/03) muss ein Arbeitnehmer bei seiner Freistellung den ihm überlassenen Firmenwagen sofort herausgeben.
Das gilt auch für den Geschäftsführer einer GmbH, jedenfalls solange im Anstellungsvertrag nichts anderes vereinbart ist. Deswegen: Eine entsprechende Formulierung (siehe unten) gehört auf jeden Fall in den Anstellungsvertrag jedes (Fremd-) Geschäftsführers. Und zwar unbedingt auch für den Fall, dass Sie Ihre GmbH verkaufen wollen und danach noch für eine Übergangszeit auf der Grundlage Ihres Anstellungsvertrages in der verkauften GmbH weiterarbeiten wollen. Ebenfalls möglich: Sie vereinbaren im Anstellungsvertrag, dass Sie den Firmenwagen beim Ausscheiden zum Buchwert übernehmen oder in den Leasingvertrag einsteigen. Das ist zulässig und üblich – das Fianzamt darf Ihnen daraus keine verdeckte Gewinnausschüttung unterstellen.
Vereinbaren Sie: „Mit dem Ausscheiden hat der Geschäftsführer Anspruch auf Übernahme des Firmenwagens zum Buchwert“. Oder alternativ: „Mit dem Ausscheiden hat der Geschäftsführer Anspruch auf Weiterführung des Kfz-Leasingsvertrages“. Damit ist sichergestellt, dass Sie einen guten Wagen zu besten Konditionen bekommen – z. B. zum späteren Weiterverkauf. Für den Fall einer Abberufung sollten Sie zusätzlich vereinbaren: „Im Falle einer Freistellung oder einer außerordentlichen Kündigung kann der Geschäftsführer den Firmenwagen bis zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist nutzen.“
Fuhrpark-Kosten: Sprit-Markttransparenz funktioniert
Mit der Meldepflicht der Spritpreise der Tankstellen an die Markttransparenzstelle gibt es jetzt vollständige Transparenz beim Tanken (vgl. Nr. 36/2013). Unterdessen nutzen viele Kollegen diesen Service. Entweder im Internet oder als App aufs Handy. Beide Services arbeiten zuverlässig und mit den gleichen Daten. Diese sind Stunden-aktuell. Unser Test ergab: Die 5 zugelassenen Preis-Portale zeigen jeweils die gleichen Ergebnisse an. Uns hat am besten – weil am übersichtlichsten und werbefrei – www.tanke-guenstig.de gefallen.
Die Preisunterschiede sind beträchtlich. In unserem Test variierten die Preise für Super E5 von 148,9 € bis 165,9 €. Die meisten Tankstellen verkauften für 156,9 € – also 8 Cent über dem preiswertesten Angebot. Je nach Fahrleistung können Sie jährlich zwischen 200 und 500 € einsparen. Bei größeren Fuhrparks rechnet sich das.
Weite Anfahrten zu den Billigtankstellen sind für die meisten Kollegen und deren Mitarbeiter in der Regel nicht drin. Prüfen Sie aber, ob Sie durch eine Umstellung im Tankverhalten von der neuen Transparenz profitieren können. Z. B., indem Sie den Tank nicht leer fahren, sondern regelmäßig unterwegs tanken – und zwar immer dort, wo es den günstigsten Sprit gibt. So lässt sich der ein oder andere Geschäftstermin gleich auch noch zum nachhaltigen Umgang mit Resourcen und Kosten nutzen.
Lohnsteuer: 44-€-Freigrenze gilt nicht für Zukunftssicherungsleistungen
Ab 1.1.2013 wird das FA die Anwendung der 44 € – Freigrenze für Sachbezüge (§ 8 Abs. 2 EStG) für Zukunftssicherungsleistungen nicht mehr zulassen. Solche Zahlungen (z. B. als Zuschusszahlung zur privaten Pflegeversicherung oder als Beitrag zu einer Krankentagegeldversicherung) werden ab dann wie Barlohn behandelt und unterliegen der Lohnsteuer (BMF-Schreiben vom 10.10.2013, IV C 5 – S 2334/13/10001).
Zuvor hatte der BFH entschieden, dass solche Zuschüsse Sachlohn sind, wenn sie im Arbeitsvertrag neben dem Lohn als zusätzliche Leistung vereinbart sind (BFH, Urteil vom 14.4.20122, VI R 24/10). Prüfen Sie die Praxis in Ihrer Lohnabrechnung. Werden solche Zuschüsse innerhalb der Freigrenze gewährt, müssen Sie umstellen. Alternativ können Sie Ihren Mitarbeitern dann bis zur Höhe von 44 € steuerfreie Sachbezüge gewähren, z. B. als Tank oder Geschenkgutschein (Weihnachten).
Steuern: Fiktiver Veräußerungsverlust zählt nicht
Verkauft der GmbH-Gesellschafter seinen Anteil (hier: < 5 %) unter Marktwert, kann er den fiktiven Verlust nicht verrechnen. Der Gesellschafter hatte 150.000 € erlöst. Nach üblicher Bewertung hätte er 290.000 € erzielen können (FG Münster, Urteil vom 22.8.2013, 3 K 3371/11 E).
Entscheidend sind die Anschaffungskosten. Der Gesellschafter hatte seinen GmbH-Anteil in Höhe von 1,33 % für 50.000 EUR erworben. Für das Finanzamt zählt nur der tatsächlich, nicht aber ein wie auch immer ermittelter fiktiver Verlust.
Internet: Websites – Vorsicht mit der Kommentar-Funktion
Viele Website-Programme bieten Kommentar-Funktionen – für den direkten Dialog mit dem Kunden. Vorsicht: Schreiben Kunden beleidigende Kommentare (über die Konkurrenz) müssen Sie aufpassen: Sie haften als „Internet-Portal“, können mit einer Unterlassungserklärung belangt und auf Schadensersatz verklagt werden (EuGH, Urteil vom 10.10.2013, 64569/09).
Die Kommentar-Funktion ist auf den ersten Blick komfortabel. Aber sie hat Risiken. Zum einen ist hier eine System-Schwachstelle, die SPAM, unerwünschten Cookies und Trojanern Tür und Tor öffnet. Zum anderen steigen unterdessen auch die mediale Risiken (Verletzung von Schutzrechten). Deswegen sollten gerade kleinere Firmen, die ihre Websites mit standardisierter Software selbst managen, solche Tools nur sehr zurückhaltend einsetzen. Wenn doch, dann sollten Sie die Website-Einträge regelmäßig kontrollieren und anonyme Einträge grundsätzlich löschen, damit Sie nicht überraschend Post vom Anwalt bekommen.
Mit besten Grüßen Ihr
Lothar Volkelt
Dipl. Volkswirt, Herausgeber + Chefredakteur Volkelt-Brief