Volkelt-Brief 35/2016 - Informationen für GmbH/UG Geschäftsführer/innen

Jahresabschluss: Fehler können SIE den Job kosten + Geschäftsführer-Kündigung: Nachschieben von Gründen + Terminsache: Deadline für den Jahresabschluss 2015 + Böse Überraschung: Was tun, wenn das Finanzamt die Konten sperrt? Steuer: So wehren Sie sich gegen eine Gewinnerhöhung + GmbH-Recht: Registergericht darf Geschäftsführer-Bestellung prüfen + Insolvenzsrecht: „Zahlungsunfähig“ – verklausuliert + BISS …

Der Volkelt-Brief 35/2016 > Download als PDF - lesen im „Print”

Freiburg 26. August 2016

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

ultimativ letzte Frist zur Vorlage und Feststellung des Jahresabschlusses 2015 für mittelgroße und große GmbHs ist der 31.8.2016 – also höchste Zeit (vgl. unten). Dazu die Frage eines Kollegen: „Ist das Haftungs-Szenario realistisch oder malen Sie hier Schreckgespenster?“.

Die Rechtslage: Versäumnisse bei der Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses der GmbH berechtigen die Gesellschafter zur Abberufung und ggf. sogar zur fristlosen Kündigung des Geschäftsführers. Probleme gibt es, wenn der abberufene Geschäftsführer gegen den Abberufungsbeschluss der Gesellschafter vor Gericht per Anfechtungsklage vorgeht. Darf der Geschäftsführer dann bis zur rechtsverbindlichen Entscheidung des Gerichts über die Wirksamkeit des Abberufungsbeschlusses im Amt bleiben oder nicht? Die richtige Antwort ist: JEIN. Er kann zwar im Amt bleiben. Anschließend können die Gesellschafter ihn aber freistellen. Weigert sich der Geschäftsführer seine Tätigkeit ruhen zu lassen und geht er weiterhin seiner Tätigkeit nach, können die Gesellschafter das mit einer einstweiligen Verfügung untersagen. Sie können ihm Hausverbot erteilen und so die Ausübung des Amtes verhindern (KG Berlin, Urteil vom 11.8.2011, 23 U 114/11). Umgekehrt ergeben sich für den abberufenen Geschäftsführer Möglichkeiten, mit einer Klage sein Ausscheiden zumindest zu „verzögern“.

Kommt es zwischen den Gesellschaftern und dem Geschäftsführer zu Konfliktsituationen, muss das weitere Vorgehen genau geplant und rechtlich abgesichert sein. Das beginnt mit der ordnungsgemäßen Einberufung der Gesellschafterversammlung, einer korrekten Durchführung und Dokumentation der Inhalte und Beschlüsse der Gesellschafterversammlung, die Einhaltung von vorgegebenen Fristen und die richtigen Formulierungen für Begründungen (Abberufungs- und Kündigungsgründe) und eventuelle Beweisvorlagen. In der Regel ist ein fehlerfreies Agieren ohne anwaltliche Beratung kaum möglich.

Geschäftsführer-Kündigung: Nachschieben von Gründen

Als Geschäftsführer, der gelegentlich eine Kündigung aussprechen muss, wissen Sie, dass es (fast) nichts Schlimmer gibt als eine verpatzte Kündigung. In der Regel ist es für beide Seiten ein enormer Gesichtsverlust und bringt unnötige Spannungen. Unter bestimmten Umständen ist es zwar möglich, zusätzliche Kündigungsgründe nachzuschieben. Die Arbeitsgerichte lassen nachgeschobene Gründe nur im Ausnahmefall zu. In der Praxis läuft es dann auf eine höhere Abfindung für den Arbeitnehmer hinaus. Was für Arbeitnehmer gilt, gilt auch für einen Geschäftsführer. Dazu heißt es in einem aktuellen Urteil des LG Mainz: „Eine außerordentliche Kündigung des Geschäftsführers muss binnen 2 Wochen nach Kenntniserlangung der Kündigungsgründe ausgesprochen werden. Das Nachschieben von Kündigungsgründen ist möglich, aber nur, wenn die Gründe zum Zeitpunkt der ersten Kündigung objektiv bestanden haben und das Nachschieben von Gründen nicht vertraglich ausgeschlossen ist“ (LG Mainz, Urteil vom 12.8.2016, 2 O 329/13).

Achtung: Das Gericht hält es für zulässig, dass das Nachschieben von Kündigungsgründen vertraglich – also im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag – ausgeschlossen werden kann. Wie diese für die GmbH ausgesprochen nachteilige Klausel in den Anstellungsvertrag des Geschäftsführers kam, ist aus dem Urteil allerdings nicht nachzuvollziehen. Eventuell konnte der beratende Anwalt des Geschäftsführers Einfluss auf die Vertragsgestaltung nehmen.

In der privaten Wirtschaft dürfte eine solche Vertragsgestaltung kaum durchzusetzen sein. Vorteilhaft kann diese Gestaltung jedoch bei einem geplanten GmbH-Verkauf (Verkauf einer Einpersonen-GmbH) mit Weiterbeschäftigungs-Option des Geschäftsführers sein. Bis zum Verkauf sind Sie ja in der Vertragsgestaltung frei, könn(t)en eine solche Option also ohne Widerspruch in Ihren Anstellungsvertrag aufnehmen. Bei Übernahme der GmbH durch neue Geschäftsführer und Fortsetzung des Geschäftsführer-Anstellungsvertrag könnten Sie auf diese Weise eine Kündigung durch die neuen Gesellschafter erschweren.

Terminsache: Deadline für den Jahresabschluss 2015

Mittelgroße und große GmbHs müssen den Jahresabschluss und den Lagebericht bis zum 31.8. des Jahres aufstellen und diesen durch die Gesellschafter feststellen lassen (§ 42a Abs. 2 GmbH-Gesetz). Ein Verstoß gegen diese Vorschriften bedeutet für Sie als Geschäftsführer:

Sie sind auch zuständig für die Vorlage der Steuererklärungen der GmbH. Dazu ist der von den Gesellschaftern festgestellte Jahresabschluss der GmbH an das Finanzamt einzureichen. Verstöße gegen diese Steuervorschrift werden mit Bußgeldern, Strafzinsen oder sogar als Straftat belangt.
Die Gesellschafter können den Geschäftsführer in die Haftung nehmen. Ggf. muss der Geschäftsführer entstandenen Schaden ersetzen. Außerdem drohen organ- und arbeitsrechtliche Konsequenzen (vgl. dazu oben).

Gibt es im Verhältnis zwischen dem/den Geschäftsführer/n und den Gesellschaftern Probleme, sollten Sie die Fristen zur Aufstellung des Jahresabschlusses ganz genau nehmen. Nur dann ist sichergestellt, dass Ihnen daraus kein Nachteil in Form eines Abberufungsgrundes bzw. eines Fehlverhaltens-Vorwurfs gemacht werden kann. Bedenken Sie, dass Ihnen das Fristversäumnis bei künftigen Auseinandersetzungen auch noch Jahre später vorgehalten werden kann – eventuell als Beleg für Ihre Unzuverlässigkeit. Es gilt: Der Jahresabschluss der kleinen GmbH (Bilanzsumme bis 6.000.000 €, Umsatz bis 12.000.000 €, bis 50 Mitarbeiter) muss bis zum 30.11. des Folgejahres festgestellt sein. Für alle anderen GmbHs ist der 31.08. der letzte Zeitpunkt.

Böse Überraschung: Was tun, wenn das FA die Konten sperrt?

Das Finanzamt behält sich eine solche Maßnahme grundsätzlich im Kleingedruckten jedes Steuerbescheids vor. In der Praxis wird das z. B. angewandt, wenn der Steuerzahler bereits mehrmals Steuern nicht rechtzeitig bezahlt hat. Das Finanzamt ist also grundsätzlich zu dieser Maßnahme berechtigt – es gibt kein wirksames Rechtsmittel dagegen.

Ablauf der Kontensperrung: Die Einzugsstelle des Finanzamts informiert die Bank über diese Maßnahme. Die Bank ist dann dazu verpflichte, Auszahlungen sofort einzustellen. Dabei ist nicht unbedingt sicher gestellt, dass der Sachbearbeiter der Bank, der die Sperrung veranlasst, zugleich auch den Sachbearbeiter informiert, der Ansprechpartner des Konto-Inhabers ist. Aus der Praxis werden regelmäßig Fälle bekannt, in denen der Konto-Inhaber erst nach einem Hinweis des Lieferanten auf offene Rechungen von der Sperrung erfahren. In der Regel kostet es nicht nur einige zeitaufwendige Telefonate, um die Arbeitssituation wieder herzustellen. Dazu muss schnell Geld beschafft werden – was sich meistens in schlechteren Konditionen bemerkbar macht. Dazu müssen Belege hin- und hergefaxt werden, Ansprechpartner ausfindig gemacht werden und – schlussendlich – auch noch die Stundenabrechnung des zwischengeschalteten Steuerberaters beglichen werden – drei- bis vierhundert Euro zusätzlich.

Auch wenn es nervt – Post vom Finanzamt sollten Sie nie liegen lassen. Spätestens, wenn Sie bereits 2 oder 3 Mal mit einem Steuerrückstand aufgefallen sind, sollten Sie davon ausgehen, dass das Finanzamt demnächst gegen Sie „erzieherisch“ vorgehen wird und eine angedrohte Kontensperrung auch durchziehen wird. Prüfen Sie Bescheide grundsätzlich auf Anlass und Fristen. Beschaffen Sie sofort die ausstehenden Beträge. Sprechen Sie mit Ihrem Bankberater, wie im Falle einer Kontensperrung vorzugehen ist. Sensibilisieren Sie den Berater dafür, dass er Sie sofort informiert – über Mobil-Telefon und E‑Mail. Lassen Sie sich dessen Direktkontakt geben, damit Sie die Freigabe der Sperrung durch das Finanzamt sofort und ohne weiteren Zeitverlust an die Bank weiterleiten können. Informieren und kontakten Sie sofort den Steuerberater. Wenn Sie den nicht erreichen: Nehmen Sie sofort mit dem Sachbearbeiter im Finanzamt Kontakt auf, der die Sperrung veranlasst hat. Bringen Sie in Erfahrung, was Sie tun müssen, um die Sperrung aufzuheben. Lassen Sie sich sofort nach Zahlung der Steuer schriftlich (Fax) bescheinigen, dass das Finanzamt die Sperrung aufgehoben hat. Leiten Sie diese Bestätigung umgehend an die Bank weiter (Fax) und vergewissern Sie sich darüber, dass alle ausstehenden Lastschriften und angewiesenen offenen Rechnungen überwiesen wurden. Selbst wenn Sie „eilig“ vorgehen, müssen Sie davon ausgehen, dass Sie jede Steuer-Nachlässigkeit 2 und mehr Tage auf Trapp halten wird.

Steuer: So wehren Sie sich gegen eine Gewinnerhöhung

Erhöht der Steuerprüfer den Gewinn der GmbH, dann können Sie im Gegenzug der Bilanzgewinn kürzen, indem Sie eine Rücklage für geplante Investitionen ausweisen (sog. Investitionsabzugsbetrag gemäß § 7g EStG). Das geht für Unternehmen in der Rechtsform GmbH mit einem Betriebsvermögen bis zu 235.000 EUR (BFH, Urteil vom 23.3.2016, IV R 9/14).

Mit diesem Urteil widerspricht das höchste deutsche Steuergericht ausdrücklich der bisherigen Praxis der Finanzbehörden, wonach der Investitionsabzugsbetrag nur unter „ganz engen“ Voraussetzungen anerkannt wird. Für Veranlagungszeiträume bis 2016 gilt: Die Inanspruchnahme ist auch zulässig, wenn damit lediglich Zusatzgewinn ausgeglichen werden soll. Das sollten Sie – eventuell auch nachträglich nach einer Betriebsprüfung mit entsprechender Rückwirkung – nutzen. Seit 2016 wird vom Gesetzgeber ohnehin nicht mehr auf die Investitionsabsicht abgestellt.

GmbH-Recht: Registergericht darf Geschäftsführer-Bestellung prüfen

Melden die Gesellschafter die Bestellung eines neuen Geschäftsführers zur Eintragung ins Handelsregister, darf das Gericht prüfen, ob der Beschluss zur Bestellung des Geschäftsführers ordnungsgemäß zustande gekommen ist (KG Berlin, Beschluss vom 3.6.2016, 22 W 20/16).

Das geht so weit, dass das Registergericht nachprüfen darf, ob ein zur Gesellschafterversammlung nicht erschienener Gesellschafter ordnungsgemäß eingeladen war. Stellt das Registergericht fest, dass das nicht der Fall war, ist das Gericht berechtigt, die Anmeldung eines Geschäftsführers (bzw. die Abberufung eines Geschäftsführers) nicht einzutragen. Im Konfliktfall sollten Sie die Formvorschriften (Frist, Tagesordnung) für die Einladung zur Gesellschafterversammlung penibel einhalten.

Insolvenzsrecht: „Zahlungsunfähig“ – verklausuliert

Erklärt Ihnen ein Kunde, dass er seine anwachsenden Schulden nur mit Hilfe neuer (Bar-) Mittel und dann gegen eine Einmalzahlung und (hier: zwanzig) folgenden Monatsraten begleichen kann, dann kommt das einer Zahlungsunfähigkeitserklärung gleich (BGH, Urteil vom 16.6.2016, IX R 23/15).

Wichtig ist diese Einschätzung im Hinblick auf die Insolvenzantragspflicht. Wenn Ihre GmbH eine solche Formulierung verwendet, weil Sie einen Zahlungsaufschub erreichen wollen, dann entspricht das einer Insolvenzerklärung. Spätestens dann beginnt die 3‑Wochen-Frist zur Stellung des Insolvenzantrags. Der Insolvenzverwalter kann sich – wenn er ein solches Schreiben an einen Gläubiger vorfindet –am Datum orientieren und Ihnen das Insolvenzvergehen schwarz auf weis nachweisen.

Mit besten Grüßen

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur