Themen heute: IT - was passiert, wenn Sie sich vom Partner oder dem Geschäftspartner trennen? + GmbH-Kauf: Wirtschaftsprüfer haftet für Fehlinformationen + Gewinnausschüttung: Gesellschafter können mehr gestalten + Geschäftsführer-Haftung: Prüfen Sie Ihren Mietvertrag + Bonität: Eigene Recherchen kosten nicht viel + Kartellverfahren: Schadensersatz müssen alle zahlen + Mitarbeiter: Arbeitsgericht stärkt Sie gegen AGG-Hopper+ Terminsache 15.2 – Jahresmeldung zur Sozialversicherung + BISS …
Nr. 5/2014,
Freiburg, 31.1.2014
Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,
was passiert eigentlich IT-mäßig, wenn Sie sich von Ihrem Geschäftspartner trennen wollen? Abgesehen von allen juristischen Folgen, muss Ihr IT-Berater im schlechtesten Fall Dokument für Dokument in die Hand nehmen und prüfen, wo es hingehört, und entscheiden, wer darüber Verfügungsrechte hat. O‑Ton eines damit befassten IT-Beraters: „Das ist mühsame Kleinarbeit“. Das kostet und meist ist eine korrekte Zuordnung der Dokumente (Briefe, Verträge, Absprachen, Notizen, E‑Mails) gar nicht mehr möglich.
Das passiert, wenn die IT „gewachsen“ ist und eine systematische Netzwerk-Architektur nicht angelegt wurde. Nach unseren Erfahrungen betrifft das eine ganze Reihe von kleineren Firmen. Der tägliche Geschäftsbetrieb lässt hier keine Zeit zur Ordnung und schon in 2 Jahren ist ein unübersichtliches Datenchaos entstanden. Sicher ist: Ohne professionellen IT-Berater kommen Sie hier nicht weiter. Wie transparent und systematisch ist Ihre Dokumentation?
Nicht weniger problematisch ist es, wenn auch die Ehepartner die Firmen-IT, private PCs und notebooks gemeinsam nutzen, ohne dass getrennte Zugänge mit eigenem Passwort und eigener Dokumentenablage eingerichtet sind. Unterdessen gibt es viele Anbieter, die ausgezeichnete und übersichtliche Dokumentations-Systeme anbieten. Zusatzeffekt: Damit verhindern Sie auch, dass Sie bei einer möglichen privaten Betriebsprüfung (vgl. Nr. 4/2014) mehr private Informationen offen legen als Sie müssen.
Wirtschaftsprüfer haftet für Fehlinformationen
Sie wollen sich an einem Unternehmen (Zulieferer) beteiligen. Dazu müssen Sie sich auf die Bewertung der Experten (StB, WP) verlassen können. Das betrifft die Vorlage des Jahresabschlusses inkl. Anhang und Lagebericht. Bei einer Beteiligung an einer mittelgroßen oder großen Kapitalgesellschaft können Sie sich zusätzlich auf das Zertifikat des WP verlassen.
Achtung: Macht der Wirtschaftsprüfer im Zusammenhang mit dem Gespräch über eine Beteiligung zusätzliche Ausführungen, dürfen Sie sich darauf verlassen. Andernfalls können Sie den Wirtschaftsprüfer in die Haftung nehmen. Das ergibt sich aus einem aktuellen Urteil des BGH. Im Urteilsfall hatte der WP die Eigenkapitalsituation eines Unternehmens als „ausgezeichnet“ dargestellt. Tatsächlich bestand das Anlagevermögen aus ausstehenden Einlagen (BGH, Urteil vom 19.11.2013, VI ZR 336/12).
Wichtig ist, dass Sie im Zusammenhang mit einer Beteiligung (Akquisition) alle Aussagen, Gutachten und Stellungnahmen der Beteiligten Verhandlungsführer und Berater dokumentieren. Dabei gilt: Verlassen Sie sich bei der Entscheidung um die Beteiligung nur auf die Dinge, die offiziell sind und vorgelegt werden. Mündliche Beteuerungen und Zusicherungen sollten auf Ihre Kauf- bzw. Beteiligungsentscheidung keine Rolle spielen. Im Falle einer offensichtlichen Fehlinformation stärkt der BGH mit diesem Urteil Ihre Möglichkeiten, auch die an den Gesprächen beteiligten Berater mit in die Haftung zu nehmen.
Gewinnausschüttung: Gesellschafter können mehr gestalten
Bisher war es Praxis des FA, inkongruente Gewinnausschüttungen nur ausnahmsweise steuerlich anzuerkennen. Beispiel: Der zu 70 % beteiligte Gesellschafter erhält 50 % des ausgeschütteten Gewinns. Die übrigen 50 % werden an den 30 % – Gesellschafter ausgeschüttet. Nach bisheriger Praxis wird das steuerlich anerkannt, wenn es wichtige Gründe für diese Ungleichverteilung gab (BMF-Schreiben, IV A 2- S 2810 – 4/00). Als Gründe wurden akzeptiert: Die entgeltfreie Nutzungsüberlassung des Grundstücks oder die unentgeltliche Tätigkeit als GF.
Jetzt haben die Finanzbehörden diese Sicht aufgegeben (BMF-Schreiben, 17.12.2013, IC C 2 – S 2750 – a/11/ 10001). Danach wird eine abweichende Gewinnausschüttung akzeptiert,
- wenn im Gesellschaftsvertrag der GmbH die abweichende Gewinnverteilung vereinbart ist oder
- wenn auf der Grundlage einer Vereinbarung im Gesellschaftsvertrag die Gesellschafter jährlich über die abweichende Gewinnverteilung beschließen können (Mehrheitsvotum).
Das ist auch der Maßstab für alle in der Sache offenen Veranlagungen. Nur wenn eine Regelung im Gesellschaftsvertrag existiert oder wenn es schlüssige Gründe (s. o.) für die Abweichung gibt, werden die Finanzämter die verdeckte Gewinnausschüttung/verdeckte Einlage nicht durchsetzen.
Wichtig ist, dass die Gewinne nicht systematisch dorthin verlagert werden, wo die niedrigste Besteuerung stattfindet. Dann werden die Finanzbehörden auf Gestaltungsmissbrauch (§ 42 AO) erkennen. Mit diesen neuen Vorgaben haben Sie aber bessere Möglichkeiten, z. B. bei der Nachfolgeregelung dem Junior zunächst eine höhere Beteiligung einzuräumen, sich selbst aber noch einen größeren Gewinnanteil zu sichern.
Geschäftsführer-Haftung: Prüfen Sie Ihren Mietvertrag
Kann die GmbH die Miete nicht mehr zahlen, müssen Sie aufpassen. Im schlechtesten Fall müssen Sie die dann aus der privaten Tasche zahlen. Und zwar dann, wenn Sie juristisch als Neugläubiger gelten. Ist im Vertrag ein Sonderkündigungsrecht bei Mietrückständen/Insolvenz vorgesehen, müssen Sie aufpassen. Macht der Vermieter davon nicht Gebrauch, haften Sie privat (BGH, Urteil vom 22.10.2013, II ZR 394/12).
Beispiel: Sie informieren den Vermieter, dass die GmbH Insolvenz anmeldet. Nach Abwicklung der Insolvenz wollen Sie aber neu starten und die Mieträume behalten. Daraufhin verzichtet der Vermieter auf sein Sonderkündigungsrecht und überlässt Ihrer GmbH die Räumlichkeiten weiter. Juristisch bedeutet das: Ab diesem Zeitpunkt sind die Mietschulden Schulden des Neugläubigers. Sie können dafür persönlich in die Haftung genommen werden.
Prüfen Sie vorab die Vereinbarungen in Ihrem Mietvertrag. Ist hier ein Sonderkündigungsrecht (Mietrückstand, Insolvenz) vereinbart und macht der Vermieter davon kein Gebrauch, müssen Sie aufpassen. Ist realistischerweise eine Sanierung nicht abzusehen, dürfen Sie sich nicht in falscher Sicherheit wiegen. Die neuen Mietschulden gehen dann nicht in die Quote ein. Sie selbst müssen dafür in voller Höhe gerade stehen.
Bonitäten: Eigene Recherchen kosten nicht viel
Viele Geschäftsführer verlassen sich bei der Bonitätsprüfung von Bestandskunden oder neuen Kunden nicht mehr alleine auf Auskunfteien, die Schufa oder die Bonitäts-Einschätzungen der Hausbank. Besonders nützlich ist dabei eine Methode, die ein mittelständisches Unternehmen aus BW seit einigen Monaten praktiziert. Hier wertet die Abteilung Rechnungswesen über das Internet Wirtschaftsmeldungen aus der Regionalzeitung aus. Dazu die Geschäftsführung: „Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass niemand so gut über die Vor-Ort-Situation informiert ist wie die regionale Presse“.
Kein Wunder: Hinter der Regionalpresse steht ja ein großes Netzwerk von Journalisten, Verbandsmitarbeitern, Stammtischen und anderen Personen, die auch Zugang zu den Mitarbeitern in Unternehmen haben und die Situation vor Ort bestens einschätzen können.
Die Selbsthilfe-Idee ist in der Praxis nützlich und wirksam und es kostet nicht viel. Eine vollständige Übersicht über die zuständige Regionalpresse gibt es im Internet unter: https://www.zeitung.de.
Kartellverfahren: Schadensersatz müssen alle zahlen
Macht ein Unternehmen im Kartellverfahren von der (Straf befreienden) Kronzeugen-Regelung Gebrauch, bringt das nicht automatisch Sicherheit bei eventuellen Schadensersatzprozessen. Das Oberlandesgericht (OLG) Hamm hat dazu entschieden, dass die Akten aus dem Kartellverfahren dem für die Schadensersatzansprüche zuständigen Zivilgericht vorzulegen sind (OLG Hamm, Urteil vom 26.11.2013, 1 VAs 116/13).
Damit setzt die zivile Gerichtsbarkeit dem umstrittenen Kartellverfahren erstmals Grenzen. Das Unternehmen, das im Kartellprozess Beweise für Kartellabsprachen liefert, kann zwar davon ausgehen, dass im Kartellverfahren keine Strafe ausgesprochen wird. Damit werden (End-) Verbraucher gestärkt, Schadensersatz für die überhöhten Preise einzuklagen. Und zwar auch gegen das Unternehmen, das eigentlich unter Inanspruchnahme des Kronzeugenregelung straffrei aus dem Verfahren hervorgehen wollte.
Arbeitsgericht stärkt Arbeitgeber gegen AGG-Hopper
Jetzt haben Sie als Arbeitgeber gute gerichtliche Argumente gegen Schein-Bewerber, denen es nur darum geht, nach einer fehlerhaften Stellenausschreibung eine Entschädigung zu kassieren. Laut Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg gibt es keinen Anspruch auf Entschädigung, wenn der Bewerber nicht über die erforderliche Qualifikation verfügt und er ein belangsloses Bewerbungsschreiben (0815) einreicht (LAG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 31.10.2013, 21 Sa 1380/13).
Indiz für eine unzulässige Bewerbungspraxis ist, wenn der Bewerber auffällig viele Bewerbungen an fehlerhafte (hier: altersdiskriminierende) Stellenausschreibungen verschickt. Schwierigkeit: Seit 2009 gibt es keine AGG-Hopper-Datenbank mehr. Insider schätzen die Zahl der professionellen AGG-Hopper in Deutschland auf knapp über 100. Bester Schutz: Beachten Sie bei Stellenausschreibungen (besonders im Internet) auf korrekte Darstellungen und Formulierungen im AGG-Sinne.
Terminsache – Jahresmeldung zur Sozialversicherung
Die jährlich Meldung der Beschäftigten (Dauer und beitragspflichtige Arbeitsentgelte) an die Sozialversicherung (KSV: 31.3.2014) ist ab sofort spätestens zum 15.2.2014 einzureichen. Vermerken Sie das in der WV für die 7. KW bzw. für das Gespräch mit dem StB.
Der Verstoß gegen die Meldepflichten zur Sozialversicherung ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld bis zu 25.000 EUR belangt werden. Kontrollieren Sie, ob der zuständige Mitarbeiter/Dienstleister die neue Frist einhält.
Mit besten Grüßen Ihr
Lothar Volkelt
Dipl. Volkswirt, Herausgeber + Chefredakteur Volkelt-Brief