Themen heute: Behörden nutzen Mindestlohn für noch schärfere Kontrollen + Öko-Zertifikate: Behörden setzen auf Kontrollen auf dem Papier – das kostet + Mindestlohn: Das kommt und das können Sie jetzt schon tun + Professioneller Geschäftsbericht: Darauf kommt es an – mustergültige Beispiele + Geschäftsführer privat: So bekommen Sie Ihre Steuer-Rückzahlung ganz schnell aufs Konto + Mitarbeiter: Entwarnung – Frist für Meldung von Mini-Jobbern verlängert + BISS …
Nr. 14/2014
Freiburg, 4.4.2014
Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,
deutlicher als es DGB-Chef Sommer fordert, geht es kaum: Der will eine Hotline installieren, über die Arbeitnehmer und Arbeitgeber Verstöße gegen die Mindestlohnvorgaben anzeigen sollen. Außerdem soll zusätzliches Personal beim Zoll eingestellt werden. Für die meisten Unternehmer ist das Affront und Misstrauensbeweis. Zumal viele Unternehmen mit Zollprüfungen die Erfahrung haben, dass „mit Kanonen auf Spatzen geschossen wird“ und „die Aufforderung zur Denunziation das Klima in der Wirtschaft weiter vergiftet“ (vgl. Nr. 19/2013).
Zwar lenkt das Bundesfinanzministerium noch ein. Dort will man von zusätzlichen Planstellen und Neueinstellungen (noch) nichts wissen. Aber: Der politische Druck nach mehr Prüfern steht im Raum. Alle Parteien werden die Diskussion um Schwarzgeld und Steuerhinterziehung zu ihren Gunsten nutzen.
Als Geschäftsführer sind Sie gefordert. Wie sieht es in Ihrer Firma konkret aus? Wie viele Arbeitskräfte sind davon betroffen und wie viel zusätzliche Lohnkosten sind zu erwarten. Prüfen Sie, ob es Alternativen dazu gibt und setzen Sie die Planungen dafür frühzeitig um (vgl. dazu unten).
Öko-Produkte: EU setzt auf Zertifikate und nicht auf Kontrollen
Mit dem erneuten Vorstoß der EU-Kommission für Bio-Produkte gibt die EU jetzt die Richtung vor, was in Zukunft auch für alle anderen nachhaltigen Produkte (Konsumgüter, Spielwaren, Kosmetika, Arzneien, Lebensmittel, aber auch: Dienstleistungen, handwerkliche Leistungen usw.) zu erwarten sein dürfte. Danach wird es deutlich mehr Kontrollen geben. Konkret bedeutet das: Strenger und aufwendiger wird das Zertifizierungsverfahren.
Gerade kleinere Unternehmen wissen bereits aus der Betriebspraxis, wie aufwendig das ist und dass das erhebliche Mehrkosten bringen wird. Sogar dann, wenn ein nicht zertifizierter Betrieb ausschließlich zertifizierte Waren verwendet oder verkauft, darf dieser Betrieb das nicht in seiner Werbung und auch nicht im Ausschreibungsverfahren sagen (vgl. Nr. 25/2013).
Auch bisher tun sich schon viele kleinere Betriebe schwer damit, die jährlich wiederkehrenden Kosten für das Zertifizierungsverfahren zu kalkulieren. Insbesondere dann, wenn zunächst (aus organisatorischen und Kostengründen) nur einzelne Betriebsbereiche auf Nachhaltigkeit umgestellt werden können. Für diese Betriebe droht sogar das „Aus“, wenn die Vollzertifizierung für Betriebe eingeführt wird.
Mindestlohn: Jetzt schon nach vorne planen
Ab 2015 wird der flächendeckende Mindestlohn kommen. Es gibt nur wenige Ausnahmen (vgl. Nr. 2/2014). Für viele Branchen gilt es jetzt schon, Ausweichmodelle zu entwickeln. Verstöße werden teuer (geplant: Bußgeld bis 500.000 €) und können sogar bis ins Privatvermögen des Geschäftsführers durchgesetzt werden. Hier sollten Sie also frühzeitig planen. Gehen Sie davon aus, dass es zu einem Run auf Alternativen kommt und Sie u. U. keine Ersatzkräfte oder externe Dienstleister mit freien Kapazitäten mehr finden. Im Einzelnen:
- Mini-Jobber: Bei den 450 € – Kräften müssen Sie sicherstellen, dass die zulässige Stundenzahl nicht überschritten wird (ca. 50 Stunden), damit es nicht zu einer Bezahlung unter dem Mindestlohn kommt. Gehen Sie davon aus, dass die Arbeitnehmer nachrechnen und den Mindestlohn einfordern werden. Umgekehrt: Der Prüfer will Arbeitspläne und Stundenbelege einsehen.
- Geringfügig Beschäftigte/Midi-Jobber: Zu Problemen wird es bei den geringfügig Beschäftigten (451 – 800 €) kommen, wenn der Gesetzgeber bei der Abgabenlast nicht noch korrigiert. Diese Mitarbeiter werden überlegen, ob es für sie nicht günstiger ist, in einen 450-€-Job zu wechseln. Um damit verbundene Stundenausfälle zu kompensieren, müssten Sie zusätzliche Arbeitskräfte einstellen. Hier ist aber das letzte Wort noch nicht gesprochen. Wir halten Sie auf dem Laufenden.
- Arbeitsverträge mit leistungsbezogener Bezahlung: Für Mitarbeiter mit leistungsabhängiger Vergütung (z. B. nach Stückzahl, Qualitätskriterien, Umsatz usw.) müssen Sie sicherstellen, dass der Mindestlohn erreicht wird. Setzen Sie den leistungsbezogenen Vergütungsbestandteil so an, dass er auf jeden Fall vom Mitarbeiter erreicht werden kann. Ggf. müssen Sie die Arbeitsverträge per Änderungskündigung anpassen. Prüfen Sie dabei, ob Sie dann gleich auch zusätzliche Vereinbarungen in den Vertrag aufnehmen wollen, z. B. zur Internet-Nutzung, zum Firmenwagen usw..
- Outsourcing an Freiberufler und Selbständige: Zu prüfen ist, ob Sie Aufgaben und Funktionen an Selbständige vergeben können. Hier können Sie – unabhängig vom Stundenlohn – einzelne Projekte vergeben oder bestimmte Aufgaben zu festen Vertragskonditionen auslagern. In Frage kommen hier: Werbung (Erstellen von Werbeunterlagen, Durchführen von Werbeaktionen), IT + Internet (Software-Entwicklung, Betreuung, Aktualisierung), Rechnungswesen (Buchhaltung, Lohnbuchhaltung), Personalwesen (Ausschreibung, Bewerberauswahl) usw.. Beachten Sie hierzu die geplanten gesetzlichen Regelungen zu Werkverträgen und Leiharbeit (vgl. Nr. 2/2014).
- Praktikanten: Hier gibt es keine Ausnahmeregelung. Für Praktikanten, die über einen Schnupperkurs hinaus beschäftigt werden und über 18 Jahre alt sind, gilt der Mindestlohn.
- Beschäftigung von Aushilfen unter 18 Jahren: Aushilfstätigkeiten, die von Jugendlichen bis 18 Jahren geleistet werden, sind vom Mindestlohn ausgenommen. Hier müssen Sie aber die übrigen Voraussetzungen für Schülerarbeit beachten (vgl. dazu Nr. 27/2012).
Sie müssen davon ausgehen, dass die Zollprüfer genau hinschauen werden. Das betrifft auch den Nachweis über die Arbeitszeiten (Arbeitspläne, Zeiterfassung, Überstunden). Die Behörden werden von Ihnen als Arbeitgeber Nachweise verlangen und ggf. Schätzungen durchführen. Dazu kommen intensive Mitarbeiterbefragungen durch geschultes Personal des Zolls, die gezielt nach Verstößen und Umgehungsstrategien forschen.
Viele Detailfragen rund um den Mindestlohn sind noch nicht geklärt. Dazu gibt es für zahlreiche Branchen Übergangsregelungen und Sonderbestimmungen (bis 1.1.2017). Dennoch: Unternehmen, die mit vielen weniger qualifizierten Mitarbeitern und Aushilfen tätig sind, müssen sich darauf einstellen, dass es kaum Möglichkeiten gibt, die steigenden Lohnkosten aufzufangen. Die Mitarbeiter werden das so einfordern.
Geschäftsbericht: So verbessern Sie Ihre Chancen auf gutes Geld
Immer mehr mittelständische Unternehmen müssen zusätzliche Finanzierungen für das laufende Geschäftsjahr auch auf dem freien Kapitalmarkt suchen. Das Unternehmen muss dazu in die Offensive gehen und für sich, seine Produkte, für sein Management und die Organisation „werben”. Die Anleger erwarten dazu mehr als den gesetzlich vorgeschriebenen Jahresabschluss.
Üblich ist ein aussagekräftiger, gut umgesetzter Geschäftsbericht. Wenn die Geschäftsführung keine eigenen Vorstellungen für die Erstellung eines Geschäftsberichts hat und keine Vorgaben dazu macht, entstehen für die Konzeption, Planung und Herstellung eines Geschäftsberichts hohe Kosten. Wichtig sind konkrete Vorgaben über die Ausführung des Geschäftsberichts (Briefing). Arbeiten Sie mit einer Agentur zusammen, die Erfahrung mit der Erstellung von Geschäftsberichten hat (Referenzkundenliste).
Mustergültige Geschäftsberichte gibt es unter > https://geschaeftsberichte.getthereport.com. Die besten Geschäftsberichte werden jährlich mit dem ACR-Award prämiert – so z. B. 2012 der Online-Geschäftsbericht der Bayer AG unter > https://www.geschaeftsbericht2012.bayer.de. Wie für andere Beschaffungen auch, müssen von der mit der Umsetzung betrauten Abteilung (PR) mindestens zwei Angebote für die Erstellung des Geschäftsberichts eingeholt und zur Entscheidung vorgelegt werden.
Geschäftsführer privat – ab März gibt es „Steuern zurück“
Offizielle Abgabe-Frist für die Einkommensteuer-Erklärung 2013 ist – wie jedes Jahr – der 31.5.2014. Wenn Sie Ihre Steuererklärung vorher und elektronisch einreichen, ist es seit diesem Jahr sogar möglich, dass Sie bereits ab März mit den errechneten Rückzahlungen auf dem Konto rechnen können. Unter www.elster.de können Sie die dem Finanzamt bereits vorliegenden Steuerdaten und in die Steuererklärung vorgetragenen Daten einsehen und korrigieren.
Diese sog. vorausgefüllte Steuererklärung sollten Sie aber nicht ungeprüft übernehmen. Hier sind lediglich die Standart-Daten (Lohnsteuer, Renten- und KV-Beiträge) eingetragen. Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen müssen Sie selbst eintragen. Dennoch: Es lohnt, diesen Service der Finanzbehörden in Anspruch zu nehmen. Empfehlung: Für Steuerzahler, die keinen Steuerberater für die private Einkommensteuererklärung beauftragen, ein guter neuer Service.
Mitarbeiter: Fristverlängerung für Meldung von Mini-Jobbern
Die Mini-Job-Centrale kommt jetzt den Unternehmen entgegen, die viele Mini-Jobber beschäftigen und Probleme bei der Beschaffung der Anträge auf Freistellung von der Rentenversicherungspflicht haben.
Hintergrund: Mini-Jobber, die einen 450 € – Job angenommen haben oder die einen bestehenden 400 € – Job auf 401 bis 450 € aufgestockt haben, sind rentenversicherungspflichtig. Ausnahme: Es wird ein Antrag auf Befreiung gestellt. Die Mini-Job-Zentrale hat dazu die Melde-Frist für den Befreiungsantrag bis zum 31.6.2014 verlängert (Mini-Job-Centrale, Newsletter vom 18.3.2914).
Nur mit der Meldung des Antrags des Arbeitnehmers auf Befreiung von der Versicherungspflicht ist sicher gestellt, das der Arbeitnehmer nicht zusätzlich Beiträge zur Rentenversicherung zahlen müssen. Liegt der Mini-Job-Centrale diese Meldung nicht vor, wird es kompliziert. Dann muss ein Antrag bei der Einzugsstelle der Rentenversicherung gestellt und – über ein längeres Verfahren – durchgesetzt werden.
Mit besten Grüßen Ihr
Lothar Volkelt
Dipl. Volkswirt, Chefrdakteur + Herausgeber Volkelt-Briefe