Volkelt-Brief 37/2015 - Informationen für GmbH/UG Geschäftsführer/innen

Bürokratie-Kosten: Wann lohnt der Weg zum ausländischen Notar? + Fremd-Geschäftsführer: Nutzen Sie den Herbst zur Mitarbeiter-Bindung + GmbH-Krise: So wehren Sie sich gegen Banken-Willkür + Nebentätigkeit: Fehler haben Auswirkungen auf den Geschäftsführer-Job + Recht: Steuerprüfer muss Steuerdaten vom Prüfer-Notebook löschen + Recht: Verstoß gegen die Frauenquote kostet bis zu 50.000 € Bußgeld + BMF prüft Folgen der Selbstanzeige für Unternehmen + BISS …

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Freiburg 11. September 2015

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

die Übertragung eines GmbH-Anteils muss notariell beurkundet werden. Dazu werden Notargebühren fällig. Deutschen Notare sind teuer – das erfahren die beteiligten Gesellschafter z. B. bereits bei der Eintragung einer mittelgroßen GmbH mit einem ausführlichen Gesellschaftsvertrag, der ganz genau die Bedürfnisse der Gesellschafter berücksichtigt. In der Regel kostet das bereits vierstellige Notargebühren. Rechtlich unkompliziert und anerkannt sind notarielle Beurkundungen in der Schweiz.

Faustregel: Ab einem Transaktionsvolumen von rund 1,5 Mio. EUR wird die Beurkundung in der Schweiz deutlich günstiger. Je nach Volumen kostet z. B. das Notariat Basel um bis zu ¾ weniger als die vergleichbare deutsche Beurkundung. Rechtssicherheit besteht für Beurkundungen in Zürich, Basel, Luzern, Zug und Bern. Beurkundungen durch diese Notariate wurden bereits durch deutsche Gerichte rechtsverbindlich bestätigt. Auch Beurkundungen in Österreich und den Niederlanden sind rechtsverbindlich möglich.

Zur rechtsverbindlichen Eintragung des Erwerbers eines GmbH-Anteils muss die Liste der Gesellschafter im Handelsregister aktualisiert werden. Bei einem Gesellschafterwechsel reicht der Notar die aktualisierte Liste dem Handelsregister ein. Das muss nicht zwingend ein deutscher Notar sein – das kann nach allgemeinem Rechtsverständnis auch der Schweizer Notar. Empfehlung: Der Erwerber eines GmbH-Anteils, dessen Anteilsübertragung vor einem Schweizer Notariat beurkundet wird, muss sich vergewissern, dass der Schweizer Notar die aktualisierte Gesellschafter-Liste einreicht. Aber auch der Geschäftsführer kann eine aktualisierte Gesellschafter-Liste einreichen. Der Erwerber sollte auf jeden Fall einige Zeit nach dem Erwerb unter > www.handelsregister.de prüfen, ob die Gesellschafter-Liste tatsächlich aktualisiert ist.

Fremd-Geschäftsführer: Nutzen Sie den Herbst zur Mitarbeiter-Bindung

Die Sommerferien sind in den meisten Unternehmen abgeschlossen. Der bevorstehende Herbst mit den schönen Spätsommer-Tagen – wenn alle Mitarbeiter/innen wieder an Bord sind – ist ein guter Anlass, um ihnen auch einmal im privaten Rahmen „Dankeschön“ zu sagen. Die so angebotene private Nähe zur Unternehmensleitung wird von den meisten Mitarbeitern als Anerkennung und Wertschätzung empfunden. An den Kosten dafür können Sie sogar das Finanzamt beteiligen. So kann der angestellte Geschäftsführer (Fremd-Geschäftsführer) die Kosten z. B. für ein Gartenfest in seinem Privathaus steuerlich als Werbungskosten absetzen. Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung:

Der angestellte Geschäftsführer ohne eigene Beteiligung an der Firma lädt ausschließlich Angestellte ein.
Familienangehörige der Mitarbeiter sind nicht geladen und nicht anwesend.

Bezieht der Geschäftsführer neben seinem Festgehalt eine Tantieme (hier: die Tantieme macht 2/3 seiner Gesamtbezüge aus), dient die Feier zum Dienstjubiläum dem Erhalt der Tantieme (so zuletzt BFH-Urteil vom 21.3.2007, VI R 25/03).

Wenn Sie Firmen-Angestellte in Ihre Privaträume einladen, sollten Sie auf jeden Fall eine schriftliche Einladung verschicken. Nur so können Sie später dem Finanzamt gegenüber den geschäftlichen Anlass beweisen. Aus der Einladung muss klar hervorgehen, dass nur Betriebsangehörige geladen sind und dass es sich um einen geschäftlichen Anlass handelt („anlässlich meines 25jährigen Dienst-Jubiläums“). Beziehen Sie Ihren Steuerberater in die Planungen ein.

GmbH-Krise: So wehren Sie sich gegen Banken-Willkür

Gibt es Anzeichen für eine wirtschaftliche Krise der GmbH, geht es in der Regel schnell: Sind Sie 4 Wochen in Zahlungsrückstand bei den Sozialversicherungen, stellen die den Insolvenzantrag. Aber auch die Banken und andere Gläubiger prüfen dann eilig, wie sie zumindest Zugriff auf das Restvermögen nehmen können bzw. Ihre Außenstände absichern können. Praxis der Banken ist es dabei zu prüfen, inwieweit (unzulässige) Zahlungsanweisungen des Geschäftsführers zu dessen persönlicher Haftung führen. In den letzten Jahren gab es dazu immer wieder Gerichts-Entscheide, die den Geschäftsführer entlasteten und auf die Sie im Ernstfall verweisen können:

Der Geschäftsführer haftet nicht für jede Zahlung vom Sparkassen-Konto in und vor der Krise: Die Sparkasse wollte den Geschäftsführer einer GmbH in die Haftung nehmen, weil dieser im Zeitraum vor der Insolvenzreife vom Debitoren-Konto Gläubiger-Rechnungen beglichen hat. Der BGH sieht das nicht so. Hier handelt es sich um einen „masseneutralen“ Gläubigertausch. Der Geschäftsführer haftet nicht (BGH, Urteil vom 25.1.2010, II ZR 258/08).

Als GmbH-Geschäftsführer müssen Sie sich darauf einstellen, dass die Kredit gebenden Banken versuchen werden, eine „persönliche“ Haftung des Geschäftsführers zu begründen. Zum Beispiel unter Hinweis auf Bestimmungen des GmbH-Gesetzes (§ 64, Zahlungen nach Eintritt der Insolvenzreife) und zwar auch für Zahlungen vor der Dreiwochenfrist. Betroffene Geschäftsführer sind gut beraten, die 3‑Wochenfrist exakt einzuhalten – und den Steuerberater schon bei ersten Krisen-Anzeichen mit der Erstellung einer Überschuldungsbilanz zu beauftragen.

Geschäftsführer haftet nicht für Masse schmälernde Zahlungen vor der Insolvenzreife: Ein Einzug von Forderungen, die der Geschäftsführer an die Bank zur Sicherheit abgetreten hat, auf einem debitorischen Konto der GmbH und die anschließende Verrechnung mit dem Sollsaldo ist grundsätzlich keine vom GmbH-Geschäftsführer veranlasste Masse schmälernde Zahlung, wenn die Sicherungsabtretung vor Insolvenzreife vereinbart wurde und die Forderung der Gesellschaft entstanden und werthaltig war (BGH, Urteil vom 23.6.2015, II ZR 366/13).

Damit ist der Geschäftsführer aber nicht ganz aus dem Schneider. Im Zweifel kann der Gläubiger verlangen, dass der Geschäftsführer beweisen muss, dass die entsprechende Zahlung bzw. der Einzug auf das Debitorenkonto vor Eintritt der Insolvenzreife erfolgte. Kann er das nicht, muss er mit einer persönlichen Haftung wegen Masseschmälerung rechnen.

Nebentätigkeit: Fehler haben Auswirkungen auf den Job

Viele Geschäftsführer sind auch in anderen Lebensbereichen aktiv, in einer ehrenamtlichen Tätigkeit für einen Verein oder als Beirat in einem anderen Unternehmen. Wichtig: Die GmbH darf bei Nebentätigkeiten mitreden. Im Zweifel sollte sich der Geschäftsführer die Zustimmung der Gesellschafter oder seiner Mit-Gesellschafter-Geschäftsführer einholen. Dazu die Frage eines Kollegen: „Ich bin im Vorstand eines Vereins tätig. Hier ist es zu Pflichtverletzungen gekommen. Hat das Auswirkungen auf meine Tätigkeit als Geschäftsführer?“.

Ist er z. B. Beirat in einem Unternehmen und kommt es hier zu Unregelmäßigkeiten (Untreue), gilt das als wichtiger Grund für eine sofortige Abberufung aus seinem Amt als Geschäftsführer in der davon nicht betroffenen Firma. Sie müssen also davon ausgehen, dass Pflichtverletzungen mit Vorsatz Auswirkungen auch auf Ihre Haupttätigkeit als Geschäftsführer einer GmbH haben. Das ist z. B. anzunehmen, wenn es bei der Nebentätigkeit zu Untreue oder zu einer (Steuer-) Straftat kommt (BGH, Urteil vom 11.2.2008, II ZR 67/06).

Ob eine fehlerhafte Ausübung einer Nebentätigkeit für eine Abberufung vom Amt des Geschäftsführers in der Haupttätigkeit genügt, ist zweifelhaft. Hinweise ergeben sich aus dem Anstellungsvertrag oder einer Geschäftsordnung, wenn dort z. B. eine „jederzeit fehlerfreie und korrekte Ausübung aller seiner beruflichen und nebenberuflichen Tätigkeiten“ erwartet wird.

Steuerprüfer muss Steuerdaten vom Prüfer-Notebook löschen

Droht der Steuerprüfer um seiner Prüfung Nachdruck zu verleihen damit, die Steuerdaten auch nach der Prüfung dauerhaft „im Auge“ zu behalten, dann müssen Sie das nicht hinnehmen. Der Prüfer ist verpflichtet, sämtliche elektronisch vorgehaltenen Prüfungsunterlagen nach Ablauf der Prüfung von seinem Notebook zu entfernen (BFH, Urteil vom 16.12.2014, VIII R 52/12).

Die Steuerunterlagen zur Prüfung dürfen nur in den Diensträumen der Finanzverwaltung aufbewahrt werden. Eine zusätzliche Speicherung auf einem Notebook ist missbrauchsanfällig und deswegen dem Steuerpflichtigen nicht zuzumuten.

Recht: Verstoß gegen die Frauenquote kostet bis zu 50.000 € Bußgeld

Auch die GmbHs, für die in den Gremien und in der 2. Management-Ebene die Frauenquote gilt (vgl. dazu Nr. 27/2015) müssen mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 € rechnen, wenn Sie dazu keine oder nur unvollständige Angaben in ihrem Lagebericht veröffentlichen. Der Bundesanzeigerverlag wurde dazu verpflichtet, entsprechende Hinweise an das Bundesamt für Justiz (BfJ) zu melden. Das betrifft alle mitbestimmten Unternehmen (AG, GmbH, KGaA) mit mehr als 500 Beschäftigten (Sprecher des BfJ auf Handelsblatt-Anfrage).

Finanzbehörden müssen Einspruch per E‑Mail akzeptieren

Legt ein Steuerzahler z. B. gegen einen Steuerbescheid oder einen Kindergeldbescheid per E‑Mail Einspruch ein, dann genügt dieser den formalen rechtlichen Voraussetzungen für einen wirksamen Einspruch. Die Behörde kann nicht verlangen, dass der Einspruch mit eigenhändiger Unterschrift oder elektronischer Signatur versehen sein muss (BFH, Urteil vom 13.5.2015, III R 26/14).

Für den wirksamen Einspruch genügt es, wenn er schriftlich oder als Niederschrift eingereicht wird. Dazu ist eine ausdrückliche Unterschrift nicht notwendig. Bereits nach bisheriger Rechtsprechung des BFH erfordert die „schriftliche“ Einspruchseinlegung nicht, dass der Einspruch im Sinne der strengeren „Schriftform“ vom Einspruchsführer eigenhändig unterschrieben wird. Es reicht aus, wenn aus dem Schriftstück hervorgeht, wer den Einspruch eingelegt hat.

BMF prüft Folgen der Selbstanzeige für Unternehmen

Mit der Verschärfung der strafbefreienden Selbstanzeige gibt es auch Probleme für Unternehmen, die ihre Steuererklärungen nachbessern müssen – z. B., weil die Zahlen nicht rechtzeitig vorlagen oder fehlerhaft erfasst wurden. Nach der momentanen Rechtslage sind solche Vorgänge auch strafrechtlich relevant. Nach dem Entwurf sollen Selbstanzeige und Berichtigung klarer abgegrenzt werden. Außerdem sollen die Unternehmen mehr Zeit bekommen, um nach einer Selbstanzeige die Steuererklärungen nachzubessern (vorläufiger Diskussionsentwurf eines Anwendungserlasses zu § 153 AO vom 14.7.2015).

Damit soll u. a. auch sichergestellt werden, dass die Unternehmen auch noch nach Anordnung einer Betriebsprüfung Steuern nachmelden können, ohne dass es gleich zu einem Strafrechts-Verfahren kommt (vgl. zuletzt Nr. 39/2014). Das betrifft z. B. alle anschlussgeprüften Unternehmen, die permanent geprüft werden und so keine Chance zur straffreien Berichtigung haben.

Mit besten Grüßen Ihr

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur