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BGH aktuell: Überprüfen Sie jetzt Ihre Ressort-Vereinbarung

In größeren GmbHs mit mehreren Geschäftsführern gibt es in der Regel eine eingeübte Aufteilung der Ressorts. Es gibt Geschäftsverteilungspläne, ausführliche Stellenbeschreibungen für jeden einzelnen Geschäftsführer und eine Geschäftsordnung, die die Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsführern bis ins Detail regelt. ie gegenseitigen Informationspflichten sind klar definiert und regelmäßiger Gegenstand der Geschäftsführungs-Sitzungen. Anders in vielen kleineren GmbHs: Hier passiert die Arbeitsteilung zwischen den Geschäftsführern gelegentlich auf Zuruf. Hierzu gibt es ein wichtiges neues Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH), das Sie zur Kenntnis nehmen müssen (vgl. dazu zuletzt in Nr. 10/2019 zur sog. „Weltruf-Entscheidung“). Das Urteil wurde in den letzten Monaten ausführlich in Fachkreisen diskutiert. Unterdessen ist absehbar, welche Folgerungen Geschäftsführungen mit nicht vollständig ausformulierter Arbeitsteilung daraus ziehen müssen. Der BGH entschied zwar: „Eine diesen Anforderungen genügende Aufgabenzuweisung bedarf nicht zwingend  einer schriftlichen Dokumentation“ (BGH, Urteil v.  6.11.2018, II ZR 11/17).

Aus dem Urteil ergibt sich aber auch, dass …

ein Entlastungsbeweis, der den einzelnen Geschäftsführer von der Gesamthaftung befreit, ohne eine solche schriftliche Aufzeichnung in der Praxis nicht geführt werden kann (so z. B. Dr. Martin Schockenhoff in GmbH-Rundschau 2019, S. 514 ff.).

Für die Praxis bedeutet das: Nur wenn Sie alle Vertragswerke der GmbH (Gesellschaftsvertrag, Anstellungsvertrag, Geschäftsordnung) richtig aufeinander abgestimmt sind, ist sicher, dass der Geschäftsführer nur für seine Aufgaben zur Verantwortung gezogen werden kann:

  • Voraussetzung 1: Die Aufgabenverteilung zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführern bzw. den Geschäftsführern untereinander ist vertraglich klar geregelt ist. Dazu gehört: Auflistung eines Kataloges zustimmungsbedürftiger Geschäfte im Gesellschaftsvertrag, Definition der Ressorts im Anstellungsvertrag der Geschäftsführer (Stellenbeschreibung).
  • Voraussetzung 2: Es ist festzulegen, wie sich die Geschäftsführer untereinander informieren bzw. abstimmen müssen. Die genauen Modalitäten sind im Rahmen einer Geschäftsordnung zu vereinbaren (Sitzungsleitung, Abstimmungsmodalitäten, Protokollführung usw.).
  • Voraussetzung 3: Die Geschäftsführer bilden innerhalb der Organisation GmbH ein Team: Das Führungsteam. Das bedeutet: Zu einer effektiven Zusammenarbeit kommt es nur, wenn die Grundsätze für Teamarbeit konsequent angewandt werden

Beispiel: Korrekte Verankerung der Ressortaufteilung im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag

“ § … Aufgaben des Geschäftsführers Finanzen / Rechnungswesen / Controlling

Der Geschäftsführer leitet das Ressort Finanzen/ Rechnungswesen/Controlling. Dabei übernimmt er alle Tätigkeiten, die ihm in seiner Gesamtverantwortung für die Geschäfte des Arbeitgebers übertragen sind, alle Tätigkeiten die ihm aufgrund der Stellenbeschreibung zugewiesen sind und darüber hinaus alle Tätigkeiten, die sich zusätzlich aus seiner Verantwortung für alle kaufmännischen Belange des Arbeitgebers ergeben, die nicht ausdrücklich Bestandteil der Stellenbeschreibung sind. Die Stellenbeschreibung ist dem Geschäftsführer bekannt, ausgehändigt und ist Bestandteil dieses Anstellungsvertrages“.

Sie müssen sich auch darauf einstellen, dass die Finanzbehörden solche Formfragen (hier: schriftliche Ressortvereinbarung) grundsätzlich zu ihren Gunsten auslegen. Jedenfalls dann, wenn es um die Eintreibung ausstehender Steuern geht. So ist bzw. war es Praxis der Finanzbehörden, alle Geschäftsführer für die Abführung der Steuern in die Haftung zu nehmen – auch dann, wenn es eine Ressortaufteilung gab, die einem der Geschäftsführer alle kaufmännischen Pflichten – und damit auch die Steuerpflichten – überträgt. Selbst der Bundesfinanzhof (BFH) hält diese Vorgehensweise für angemessen und richtig. Zwar hat der BGH den Finanzbehörden mit diesem Urteil die Grenzen aufgezeigt. Das dürfte aber an der Praxis der untergeodneten Finanzbehörden kaum etwas ändern, die fehlende Schriftform der Arbeitsteilung zu bemängeln (so auch: FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 10.12.2013, 3 K 1632/12).  Dann liegt es an Ihnen, gegen die Inhaftungsnahme durch das Finanzamt gerichtlich vorzugehen – verbunden mit enormen finanziellem Risiko und in der Regel einem langwierigen Verfahren.

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