Themen heute : Handy-Apps: Vorsicht – (zu) viele Kollegen gehen mit den Risiken völlig unbedarft um + Geschäftsführer-privat: Zahlenfehler gehen auf Ihre Kosten + Managen Sie Ihr „Handy”: damit Ihnen auch noch Zeit zum Arbeiten bleibt + Manager-Gehälter bleiben unreguliert – für Sie bleibt das vGA-Risiko + Steuerrecht: Bundesgerichtshof macht Vorgaben für Ihre Pensionsansprüche und die Höhe der Pensionsrückstellungen + Ihre Strategie für die Personalkosten: Bundesarbeitsgericht gibt die Linie für Werkverträge vor + BISS …
Nr. 40/2013 vom 4.10.2013
Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,
Klappern gehört zum Geschäft. Die IT-Sicherheits-Branche tut Alles, um gut ins Geschäft zu kommen. Das kann auch keiner verdenken. Sie müssen also nicht alle Alarm-Meldungen so wichtig nehmen wie sie herüberkommen.
Aber: Unterdessen schlägt die gesamte Branche Alarm. Alle 22 Sekunden wird laut dem Virenschutz-Anbieter G‑Data ein neuer Android-Schädling in Umlauf gebracht. Trend Micro verzeichnete allein im zweiten Quartal 2013 im Vergleich zum Jahresbeginn 2013 einen Anstieg riskanter Android-Apps um über 40 Prozent auf knapp 720.000 gefährlicher Apps. Ursache: In der App-Welt von Android gibt es kein funktionierendes zentrales Sicherheitsmanagement. Geschäftsführer, die mit dem Betriebssystem Android (so z. B. die Galaxy-Serien von Samsung) ausgestattet sind, sind gut beraten, möglichst wenig vertrauliche Informationen auf dem Smartphone zu lagern.
Nur wenig besser sieht es für das Apple-IPhone aus. Auch hier sollten Sie sich nicht in falscher Sicherheit wiegen. Nicht anders sieht es für Tablet-PCs aus. Die meisten nutzen verzichten auf Sicherheits-Software oder vergessen ganz einfach, eine solche zusätzlich zu installieren. Ich kenne viele Kollegen, die unterdessen komplett auf mobile Kommunikation umgestellt haben. Hier gilt es, die Sicherheitsstandards zu überprüfen und ggf. zusammen mit der IT, praktikable Lösungen zu suchen.
Für die Praxis: Einige Anbieter (Kaspersky) haben bereits Sicherheits-Software für Andriod-Systeme im Programm. Problem: Diese sind noch nicht ausgereift und verbrauchen zu viel Resourcen. Derzeit hilft nur der ausgesprochen zurückhaltende Umgang mit Daten in diesen Systemen. Konkret: Keine Banddaten, keine Passwörter usw. Beschränken Sie sich darauf, nur Apps herunter zu laden, die Sie unbedingt brauchen. Das bedeutet zwar, dass Sie auf Handy-Komfort verzichten müssen. Das sollte Ihnen die Sicherheit Ihrer persönlichen und geschäftlichen Daten allemal wert sein. Stellen Sie sicher, dass alle Daten zeitgleich auf einem zweiten Datenträger abgelegt werden.
Geschäftsführer-privat: Zahlenfehler gehen auf Ihre Kosten
Je mehr Steuer-Formulare Sie einreichen, umso komplizierter wird es. Mehr noch: Damit steigt auch Ihr Risiko, fehlerhafte Angaben zu machen. Etwa dann, wenn Sie Zahlen aus einem Steuer-Formular in ein anderes Formular übertragen. Z. B. aus einer Gewinnfeststellungserklärung in die Einkommensteuer-Erklärung. Aber auch bei Gewinnausschüttungen der GmbH oder bei Zinsen, die in die Anlage für Kapitalerträge (KAP) übernommen werden. Gibt es Abweichungen, darf das Finanzamt eine „leichtfertige Steuerverkürzung“ unterstellen. Das hat jetzt der BFH bestätigt (Urteil vom 14.9.2013, VIII R 32/11). Damit wandern Sie ab sofort auf schmalem Grat. Erstellt der Steuerberater die Unterlagen für das Finanzamt, geht man davon aus, dass Alles korrekt ist. Das FA darf verlangen, dass Sie die eingereichten Unterlagen geprüft haben.
Für die Praxis: Nehmen Sie sich die Zeit und gehen Sie mit dem Steuerberater die Steuer-Erklärungen durch. Achten Sie darauf, dass die Zahlen korrekt übernommen werden, z. B. gemäß Ausschüttungsbeschluss der Gesellschafter oder anhand der Steuerbescheinigung, die die GmbH für den Gesellschafter ausstellt. Das ist Ihre Pflicht, wenn Sie vermeiden wollen, dass Fehler auf Ihre Kosten gehen. Die oben genannte leichtfertige Steuerverkürzung ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld bis zu 50.000 € geahndet werden. Die Verjährungsfrist für die beanstandeten Steuer-Erklärungen verlängert sich auf 5 Jahre.
Managen Sie Ihr „Handy”: Damit Ihnen auch noch Zeit zum Arbeiten bleibt
Kennen Sie das? Ständig klingelt das Telefon. Schon während des laufenden Telefonats gehen zwei weitere Anrufe und mindestens eine SMS ein. Was tun? Das Telefon-Aufkommen variiert je nach Unternehmen und Branche. Chefs von Unternehmen mit Telefonzentrale oder Chef-Office nutzen in der Regel die Möglichkeiten, gezielt zu filtern und nur solche Anrufe durchzulassen, die nach den vorab besprochenen Regeln „zum Chef“ durchgestellt werden. Nur für wichtige Geschäftspartner gibt es den direkten Draht. Schwieriger ist das in kleineren Unternehmen.
Es gilt: Überall da, wo Sie als Chef ständig Termine koordinieren, Chef-Entscheidungen gebraucht und damit Prozesse beschleunigt werden, ist das Handy-Telefonieren ein Muss. Hier helfen Appelle wie „einfach auch mal ausschalten“ nicht weiter. Mit systematischen Regeln schaffen Sie etwas Abhilfe:
- Führen Sie Ihre Anruferliste systematisch: Nutzen Sie den Adressspeicher voll aus. Legen Sie jeden Anrufer, der für Ihre geschäftlichen Belange wichtig ist, in Ihrem Telefonbuch ab. Bei den meisten eingehenden Anrufen sehen Sie dann schon auf den ersten Blick, wer Sie anruft und ob Sie das Gespräch jetzt brauchen.
- Nutzen Sie den Anrufbeantworter: Viele Kollegen nutzen die Möglichkeiten des AB nicht. Wollen Sie ungestört bleiben, stellen Sie den AB auf die kürzeste Antwortzeit. Text: „Für wichtige Informationen hinterlassen Sie hier bitte Ihre Nachricht. In anderen Fällen versuchen Sie mich bitte später nochmals zu erreichen“. Wenn Sie überflüssige Telefonate abwimmeln wollen, stellen Sie den AB erst nach 30 Sekunden auf ein.
- Behandeln Sie SMS-Nachrichten nachrangig: Wer es eilig hat, greift nach wie vor zum Telefon und verlässt sich nicht auf eine SMS. Bearbeiten Sie SMS wie gewöhnliche E‑Mails. Beantworten Sie diese erst dann, wenn das Tagesgeschäft erledigt ist.
- Legen Sie Unerreichbarkeiten fest: Verschaffen Sie sich Freiraum, indem Sie bestimmen, wann Sie nicht erreichbar sind. Früh am Morgen (7 bis 9 Uhr), mittags (12 bis 14 Uhr) oder generell nach Feierabend ab 18/19 Uhr. Bestimmen Sie diese Zeiten nach Ihrem persönlichen Arbeitsstil und machen Sie diese „Pausen“ zur Gewohnheit, so dass Ihre Mitarbeiter sich darauf einstellen können.
- Geben Sie Ansprechpartner für externe Anrufer vor: Geben Sie auf allen Publikationen nach außen (Geschäftspapiere, Impressum der Homepage, Lieferscheine, Rechnungen usw.) Telefon-Adressen vor. Verwenden Sie dafür nicht den Namen des jeweiligen Mitarbeiters sondern die jeweilige Fachabteilung (Personal, Einkauf, Rechnungswesen, Marketing usw.).
- Statten Sie ausgewählte Mitarbeiter mit (Mobil-) Telefonen aus: Verlagern Sie Gespräche und Kontakte auf die nächste Hierarchieebene. Statten Sie die verantwortlichen Mitarbeiter mit der entsprechenden Technik aus und machen Sie den Mitabeitern klare Vorgaben, welche Entscheidungsfragen und Kontakte Geschäftsführungs-Angelegenheiten sind. Nur solche Anfragen müssen an Sie weitergeleitet.
- Machen Sie wirklich Urlaub vom (Mobil-) Telefon: Ich kennen viele Geschäftsführer, die im Urlaub überhaupt nicht für Mobil-Telefonate erreichbar sind. Für den Notfall ist eine Benachrichtigung per SMS möglich – das ist aber nur ganz wenigen ausgewählten Personen möglich.
Für die Praxis: Überprüfen Sie Ihr eigenes Gesprächsverhalten. Welche Gespräche sind überflüssig? Wie können Gespräche abgekürzt werden? Animieren Sie durch Ihr Gesprächsverhalten zum Viel-Telefonieren? („Wenn ich Sie schon mal an der Strippe habe“). Nehmen Sie sich vor, öffentlich nur eingeschränkt zu telefonieren. Das ist nicht die richtige Art, auf sich aufmerksam zu machen.
Manager-Gehälter bleiben unreguliert – für Sie bleibt das vGA-Risiko
Nach dem Aus für das „Gesetz zur Verbesserung der Kontrolle von Vorstandsbezügen“ durch den Bundesrat wird es keine weiteren Beratungen oder gesetzgeberischen Initiativen zu diesem Thema geben. Damit ist die geplante Regulierung von Vorstandsbezügen erst einmal ausgesetzt. Eine Neuregelung ist in der kommenden Legislaturperiode nicht zu erwarten.
Für die Praxis: Wir gehen davon aus, dass das Thema Manager-Gehälter erst einmal vom Tisch ist. Ungeachtet dessen müssen GmbH-Geschäftsführer davon ausgehen, dass die Finanzbehörden deren Gehälter weiterhin auf die „Goldwaage“ legen werden. Das Thema vGA ist uns auch in den nächsten 4 Jahren nicht erspart.
Bundesgerichtshof macht Vorgaben für Ihre Pensionsansprüche und die Höhe der Pensionsrückstellungen
Für die Berechnung der Pensionsrückstellung ist grundsätzlich der bei Vertragsabschluss angenommene Eintritt des Versorgungsfalles anzusetzen. Es gilt das vertraglich vereinbarte Pensionseintrittsalter (hier: 60). Das gilt für alle Pensionsvereinbarungen, die vor dem 1.1.2009 abgeschlossen wurden (BGH, Urteil vom 24.9.2013, KZR 62/11).
Für die Praxis: Erst in den Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) 2008 haben die Finanzbehörden offiziell die neuen Vorschriften für ein Renteneintrittsalter auch für GmbH-Geschäftsführer von 66 bzw. 67 Jahren vorgegeben (vgl. Nr. 51/2008). Damit gibt der BGH die Richtung vor, die auch der Bundesfinanzhof (BFH, anhängige Verfahren I R 72/12 und I R 50/13) in der Sache berücksichtigen muss.
Ihre Strategie für die Personalkosten: Bundesarbeitsgericht gibt die Linie für Werkverträge vor
Nach Entscheidungen der Arbeits- und Landesarbeitsgerichte hat auch das BAG zur Praxis mit Werkverträgen Stellung bezogen. Ist unklar, ob es sich um einen Dienst- oder Werkvertrag handelt, entscheiden die tatsächlichen Verhältnisse (BAG, Urteil vom 25.9.2013, 10 AZR 282/12).
Für die Praxis: Damit bestätigt das BAG die Rechtsprechung des LAG Baden-Württemberg für einen IT-Dienstleisters, der für die Daimler AG tätig wurde (vgl. Nr. 38/2013). Gehen Sie davon aus, dass in Zweifelsfällen um die Vertragsgestaltung die Gerichte auch die Beweisaufnahme vor Ort anordnen und ausgiebige Zeugenbefragungen zum tatsächlichen Arbeitsablauf vornehmen. Unklarheiten gehen zu Ihren Lasten.
Mit besten Grüßen Ihr
Lothar Volkelt
Dipl. Volkswirt, Herausgeber + Chefredakteur Volkelt-Brief