Managen Sie Ihr „Handy”: Damit Ihnen auch noch Zeit zum Arbeiten bleibt

Ken­nen Sie das? Stän­dig klin­gelt das Tele­fon. Schon wäh­rend des lau­fen­den Tele­fo­nats gehen zwei wei­te­re Anru­fe und min­des­tens eine SMS ein. Was tun? …

Das Tele­fon-Auf­kom­men vari­iert je nach Unter­neh­men und Bran­che. Chefs von Unter­neh­men mit Tele­fon­zen­tra­le oder Chef-Office nut­zen in der Regel die Mög­lich­kei­ten, gezielt zu fil­tern und nur sol­che Anru­fe durch­zu­las­sen, die nach den vor­ab bespro­che­nen Regeln „zum Chef“ durch­ge­stellt wer­den. Nur für wich­ti­ge Geschäfts­partner gibt es den direk­ten Draht. Schwie­ri­ger ist das in klei­ne­ren Unternehmen.

Es gilt: Über­all da, wo Sie als Chef stän­dig Ter­mi­ne koor­di­nie­ren, Chef-Ent­schei­dun­gen gebraucht und damit Pro­zes­se beschleu­nigt wer­den, ist das Han­dy-Tele­fo­nie­ren ein Muss. Hier hel­fen Appel­le wie „ein­fach auch mal aus­schal­ten“ nicht wei­ter. Mit sys­te­ma­ti­schen Regeln schaf­fen Sie etwas Abhilfe:

1. Füh­ren Sie Ihre Anru­fer­lis­te sys­te­ma­tisch: Nut­zen Sie den Adress­spei­cher voll aus. Legen Sie jeden Anru­fer, der für Ihre geschäft­li­chen Belan­ge wich­tig ist, in Ihrem Tele­fon­buch ab. Bei den meis­ten ein­ge­hen­den Anru­fen sehen Sie dann schon auf den ers­ten Blick, wer Sie anruft und ob Sie das Gespräch jetzt brauchen.
2. Nut­zen Sie den Anruf­be­ant­wor­ter: Vie­le Kol­le­gen nut­zen die Mög­lich­kei­ten des AB nicht. Wol­len Sie unge­stört blei­ben, stel­len Sie den AB auf die kür­zes­te Ant­wort­zeit. Text: „Für wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen hin­ter­las­sen Sie hier bit­te Ihre Nach­richt. In ande­ren Fäl­len ver­su­chen Sie mich bit­te spä­ter noch­mals zu errei­chen“. Wenn Sie über­flüs­si­ge Tele­fo­na­te abwim­meln wol­len, stel­len Sie den AB erst nach 30 Sekun­den auf ein.
3. Behan­deln Sie SMS-Nach­rich­ten nach­ran­gig: Wer es eilig hat, greift nach wie vor zum Tele­fon und ver­lässt sich nicht auf eine SMS. Bear­bei­ten Sie SMS wie gewöhn­li­che E‑Mails. Beant­wor­ten Sie die­se erst dann, wenn das Tages­ge­schäft erle­digt ist.
4. Legen Sie Uner­reich­bar­kei­ten fest: Ver­schaf­fen Sie sich Frei­raum, indem Sie bestim­men, wann Sie nicht erreich­bar sind. Früh am Mor­gen (7 bis 9 Uhr), mit­tags (12 bis 14 Uhr) oder gene­rell nach Fei­er­abend ab 18/19 Uhr. Bestim­men Sie die­se Zei­ten nach Ihrem per­sön­li­chen Arbeits­stil und machen Sie die­se „Pau­sen“ zur Gewohn­heit, so dass Ihre Mit­ar­bei­ter sich dar­auf ein­stel­len können.
5. Geben Sie Ansprech­part­ner für exter­ne Anru­fer vor: Geben Sie auf allen Publi­ka­tio­nen nach außen (Geschäfts­pa­pie­re, Impres­sum der Home­page, Lie­fer­schei­ne, Rech­nun­gen usw.) Tele­fon-Adres­sen vor. Ver­wen­den Sie dafür nicht den Namen des jewei­li­gen Mit­ar­bei­ters son­dern die jewei­li­ge Fach­ab­tei­lung (Per­so­nal, Ein­kauf, Rech­nungs­we­sen, Mar­ke­ting usw.).
6. Stat­ten Sie aus­ge­wähl­te Mit­ar­bei­ter mit (Mobil-) Tele­fo­nen aus: Ver­la­gern Sie Gesprä­che und Kon­tak­te auf die nächs­te Hier­ar­chie­ebe­ne. Stat­ten Sie die ver­ant­wort­li­chen Mit­ar­bei­ter mit der ent­spre­chen­den Tech­nik aus und machen Sie den Mit­a­bei­tern kla­re Vor­ga­ben, wel­che Ent­schei­dungs­fra­gen und Kon­tak­te Geschäfts­füh­rungs-Ange­le­gen­hei­ten sind. Nur sol­che Anfra­gen müs­sen an Sie weitergeleitet.
7. Machen Sie wirk­lich Urlaub vom (Mobil-) Tele­fon: Ich ken­nen vie­le Geschäfts­füh­rer, die im Urlaub über­haupt nicht für Mobil-Tele­fo­na­te erreich­bar sind. Für den Not­fall ist eine Benach­rich­ti­gung per SMS mög­lich – das ist aber nur ganz weni­gen aus­ge­wähl­ten Per­so­nen möglich.

Für die Pra­xis: Über­prü­fen Sie Ihr eige­nes Gesprächs­ver­hal­ten. Wel­che Gesprä­che sind über­flüs­sig? Wie kön­nen Gesprä­che abge­kürzt wer­den? Ani­mie­ren Sie durch Ihr Gesprächs­ver­hal­ten zum Viel-Tele­fo­nie­ren? („Wenn ich Sie schon mal an der Strip­pe habe“). Neh­men Sie sich vor, öffent­lich nur ein­ge­schränkt zu tele­fo­nie­ren. Das ist nicht die rich­ti­ge Art, auf sich auf­merk­sam zu machen.