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Volkelt-Briefe

Managen Sie Ihr „Handy“: Damit Ihnen auch noch Zeit zum Arbeiten bleibt

Kennen Sie das? Ständig klingelt das Telefon. Schon während des laufenden Telefonats gehen zwei weitere Anrufe und mindestens eine SMS ein. Was tun? …

Das Telefon-Aufkommen variiert je nach Unternehmen und Branche. Chefs von Unternehmen mit Telefonzentrale oder Chef-Office nutzen in der Regel die Möglichkeiten, gezielt zu filtern und nur solche Anrufe durchzulassen, die nach den vorab besprochenen Regeln „zum Chef“ durchgestellt werden. Nur für wichtige Geschäfts­partner gibt es den direkten Draht. Schwieriger ist das in kleineren Unternehmen.

Es gilt: Überall da, wo Sie als Chef ständig Termine koordinieren, Chef-Entscheidungen gebraucht und damit Prozesse beschleunigt werden, ist das Handy-Telefonieren ein Muss. Hier helfen Appelle wie „einfach auch mal ausschalten“ nicht weiter. Mit systematischen Regeln schaffen Sie etwas Abhilfe:

  1. Führen Sie Ihre Anruferliste systematisch: Nutzen Sie den Adressspeicher voll aus. Legen Sie jeden Anrufer, der für Ihre geschäftlichen Belange wichtig ist, in Ihrem Telefonbuch ab. Bei den meisten eingehenden Anrufen sehen Sie dann schon auf den ersten Blick, wer Sie anruft und ob Sie das Gespräch jetzt brauchen.
  2. Nutzen Sie den Anrufbeantworter: Viele Kollegen nutzen die Möglichkeiten des AB nicht. Wollen Sie ungestört bleiben, stellen Sie den AB auf die kürzeste Antwortzeit. Text: „Für wichtige Informationen hinterlassen Sie hier bitte Ihre Nachricht. In anderen Fällen versuchen Sie mich bitte später nochmals zu erreichen“. Wenn Sie überflüssige Telefonate abwimmeln wollen, stellen Sie den AB erst nach 30 Sekunden auf ein.
  3. Behandeln Sie SMS-Nachrichten nachrangig: Wer es eilig hat, greift nach wie vor zum Telefon und verlässt sich nicht auf eine SMS. Bearbeiten Sie SMS wie gewöhnliche E-Mails. Beantworten Sie diese erst dann, wenn das Tagesgeschäft erledigt ist.
  4. Legen Sie Unerreichbarkeiten fest: Verschaffen Sie sich Freiraum, indem Sie bestimmen, wann Sie nicht erreichbar sind. Früh am Morgen (7 bis 9 Uhr), mittags (12 bis 14 Uhr) oder generell nach Feierabend ab 18/19 Uhr. Bestimmen Sie diese Zeiten nach Ihrem persönlichen Arbeitsstil und machen Sie diese „Pausen“ zur Gewohnheit, so dass Ihre Mitarbeiter sich darauf einstellen können.
  5. Geben Sie Ansprechpartner für externe Anrufer vor: Geben Sie auf allen Publikationen nach außen (Geschäftspapiere, Impressum der Homepage, Lieferscheine, Rechnungen usw.) Telefon-Adressen vor. Verwenden Sie dafür nicht den Namen des jeweiligen Mitarbeiters sondern die jeweilige Fachabteilung (Personal, Einkauf, Rechnungswesen, Marketing usw.).
  6. Statten Sie ausgewählte Mitarbeiter mit (Mobil-) Telefonen aus: Verlagern Sie Gespräche und Kontakte auf die nächste Hierarchieebene. Statten Sie die verantwortlichen Mitarbeiter mit der entsprechenden Technik aus und machen Sie den Mitabeitern klare Vorgaben, welche Entscheidungsfragen und Kontakte Geschäftsführungs-Angelegen­heiten sind. Nur solche Anfragen müssen an Sie weitergeleitet.
  7. Machen Sie wirklich Urlaub vom (Mobil-) Telefon: Ich kennen viele Geschäftsführer, die im Urlaub überhaupt nicht für Mobil-Telefonate erreichbar sind. Für den Notfall ist eine Benachrichtigung per SMS möglich – das ist aber nur ganz wenigen ausgewählten Personen möglich.

Für die Praxis: Überprüfen Sie Ihr eigenes Gesprächsverhalten. Welche Gespräche sind überflüssig? Wie können Gespräche abgekürzt werden? Animieren Sie durch Ihr Gesprächsverhalten zum Viel-Telefonieren? („Wenn ich Sie schon mal an der Strippe habe“). Nehmen Sie sich vor, öffentlich nur eingeschränkt zu telefonieren. Das ist nicht die richtige Art, auf sich aufmerksam zu machen.

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