Volkelt-Brief 39/2018 - Informationen für GmbH/UG Geschäftsführer/innen

Arbeiten im Home-Office: Neue Erkenntnisse über Leistung und Motivation + GmbH-Jahresabschluss: Ihre Verantwortung und Ihre Risiken + Digitales: So durchforstet das Finananzamt Internet-Websites + Geschäftsführer-Haftung: D&O‑Schutz geht bei Gesellschafter-Wechsel verloren + GmbH/Steuer: Verlustvortrag geht nach Abspaltung der Komplementär-GmbH unter + Mitarbeiter: Arztbesuch als unverschuldetes Arbeitsversäumnis + Mitarbeiter: Kostenloser Urlaubsrechner für Mini-Jobber

BISS … die Wirtschaft-Satire

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Freiburg, 28. September 2018

Sehr Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

was halten Sie von einem Home-Office-Verbot – so wie zuletzt von IBM praktiziert? Nach dem Vorbild von Ex-Yahoo-Chefin Marissa Mayer prüfen unterdessen immer mehr Unternehmen, ob die Mitarbeiter nicht doch deutlich produktiver sind, wenn sie im Büro und nicht in häuslicher Umgebung oder irgendwo unterwegs arbeiten. Fakt ist: Junge Mütter arbeiten im Home-Office äußerst produktiv.

Nicht ganz so unumstritten gilt das für junge Väter. Je höher und anspruchsvoller die Büro-Tätigkeit angesiedelt ist (Teamleitung bis Management), umso häufiger führt die Arbeit im Home-Office zu Doppelarbeiten, Missverständnissen und Innovationsverlusten. Das gibt zu denken. Richtig ist, dass das persönliche Gespräch zwischen den Mitarbeitern im Team die Produktivität fördert und Innovationen anregt. Kein Wunder: Nur im Austausch von Wissen um Prozesse und Abläufe werden Schwachstellen offen gelegt und systematisch neue Lösungen gefunden. Dennoch: Als Ergänzung zum betrieblichen Office kann das Home-Office für alle – auch für kleinere und mittelständische Firmen – enorme Vorteile bringen.

Viele Geschäftsführer haben bereits die Erfahrung gemacht, dass sich die meisten Mitarbeiter im Home-Office nicht anders verhalten als am betrieblichen Arbeitsplatz. Wer engagiert arbeitet und mitdenkt, macht das auch im Home-Office nicht anders. Das spricht dafür, Home-Office Lösungen immer nur im Einzelfall einzurichten, die Arbeitsergebnisse zu dokumentieren und zu protokollieren. Nur so ist sicher gestellt, dass sich keine (unkontrollierbare) Parallel-Arbeitswelt entwickelt.

GmbH-Jahresabschluss: Ihre Verantwortung und Ihre Risiken

Als Geschäftsführer der GmbH sind Sie für die ordnungsgemäße und fristgerechte Aufstellung, ggf. Prüfung und Veröffentlichung des Jahresabschlusses (Bilanz, GuV, Anhang und ggf. Lagebericht) verantwortlich. Fehler gehen zu Ihren Lasten – entweder als Verstoß gegen GmbH- und handelsrechtliche Vorschriften bzw. als Verstoß gegen Ihre vertraglichen Verpflichtungen. Abberufung und Kündigung sind programmiert. Sie sind also gut beraten, korrekt und sorgfältig zu arbeiten. Aber selbst wenn die Gesellschafter den Jahresabschluss der GmbH (Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht) ordnungsgemäß festgestellt und angenommen haben, sind Sie als Geschäftsführer noch längst nicht aus der Haftung für die Richtigkeit der Angaben. In der Praxis gibt es immer wieder den Fall, dass ein Minderheits-Gesellschafter den Feststellungsbeschluss gerichtlich prüfen lässt. Zum Beispiel, wenn der den Eindruck hat, das „geschönt“ wurde.

Beispiel: Ganz offensichtlich wurden Rückstellungen für bekannte zukünftige Verbindlichkeiten nicht verbucht. Etwa wenn die GmbH in einem Kartellverfahren mit einer saftigen Strafe rechnen muss oder nach einem Prozess aufwendige Garantieleistungen erbracht werden müssen. Da das aber die Bilanz verhagelt hätte, wäre die anstehende Vertragsverlängerung für den Geschäftsführer nicht so leicht zu machen gewesen.

Aber auch ohne den oben beschriebenen (leichten) Vorsatz, bleibt eine solche Politik für den Geschäftsführer eine Gratwanderung. Stellt das Gericht nämlich anschließend solche Fehler (Manipulationen) fest, ist der Beschluss zur Feststellung des Jahresabschlusses eventuell sogar inkl. des Entlastungsbeschlusses für den Geschäftsführer nichtig (so zuletzt OLG Stuttgart, Beschluss v. 20.11.2012, 14 U 39/12). Juristisch formliert heißt das dann: „Die Qualifizierung der einvernehmlichen Feststellung des Jahresabschlusses einer GmbH als abstraktes Schuldanerkenntnis oder als Feststellungsvertrag im Sinne eines deklaratorischen („kausalen”) Anerkenntnisses hängt regelmäßig von den Umständen des Einzelfalls ab. Kausale Feststellungswirkung kann einer solchen Feststellungswirkung aber allenfalls hinsichtlich solcher Ansprüche der Gesellschaft gegen ihre Gesellschafter-Geschäftsführer zukommen, die zum Zeitpunkt der Feststellung den Gesellschaftern bekannt waren oder die sie zumindest für möglich hielten”.

Für den Geschäftsführer bedeutet das: Er muss dafür sorgen, dass der Jahresabschluss entsprechend nachgebessert wird. Unterlässt er das, liegt darin eine (schwere) Pflichtverletzung (Verstoß gegen §§ 41, 42 und 42a GmbH-Gesetz, § 331 HGB, bedroht mit einer Freiheitsstrafe bis zu 3 Jahren). In vielen Geschäftsführer-Verträgen ist für solche Fälle ein außerordentliches Kündigungsrecht vorgesehen. Aber auch ohne eine solche Klausel, besteht bei Manipulationsverdacht das Recht zur fristlosen Kündigung, verbunden mit einem Schadensersatzanspruch.
Als „ordentlicher“ Kaufmann sollten Sie sich als Geschäftsführer in Buchführungs- und Bilanzsachen auf jeden Fall an das Vorsichtsprinzip halten. Das bedeutet: Sind zukünftige Forderungen und Verpflichtungen absehbar, ist es nicht nur aus steuerlichen Erwägungen sondern aus handelsrechtlicher Verpflichtung geboten, für diese Kosten Vorsorge zu treffen (Rückstellungen). Vor kleineren und größeren Manipulationen zur Schönung des Unternehmensergebnisses (z. B. um eine Vertragsverlängerung mit besseren Konditionen durchzusetzen) ist also dringend abzuraten. Gehen Sie davon aus, dass solche Eingriffe in aller Regel früher oder später öffentlich werden. In diesen Fällen können Sie dann aber nicht mehr mit einer zweiten Chance rechnen.

Alle Geschäftsführer müssen den Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Lagebericht) unterzeichnen. Es besteht sog. Gesamtverantwortlichkeit. Ist ein Geschäftsführer nicht von der ordnungsgemäßen Vorlage überzeugt, muss er sich weigern, den Jahresabschluss zu unterzeichnen. Die Verantwortlichkeit für die Erfüllung dieser Pflichten obliegen allen Geschäftsführern, diese kann nicht durch Gesellschaftsvertrag, Ressortverteilung oder Geschäftsordnung auf einen Geschäftsführer übertragen werden. Bei Zweifeln an der ordnungsgemäßen Erstellung des Jahresabschlusses hat sich jeder Geschäftsführer selbst um die ordnungsgemäße Erfüllung dieser Pflichten zu kümmern und gegebenenfalls sachverständige Dritte einzuschalten. Pflichtverletzungen können Schadensersatzansprüche auslösen und Grund zur Abberufung aus wichtigem Grund sein. Gelingt es Ihnen nicht, Unklarheiten zu beseitigen, sollte Sie eine Amtsniederlegung androhen bzw. umsetzen.

Digitales: So durchforstet das Finananzamt Internet-Websites

Bereits seit 2006 ist die Internetsuchmaschine XPIDER im Einsatz. Die Suchmaschine sammelt selbstständig Informationen nach Kriterien, die der Nutzer selbst festlegen kann. Diese Suchmaschine wird u. a. auch vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingesetzt. Z. B., um in Internet-Auktionshäusern wie Ebay, reBay, momox oder anderen Kleinanzeigenmärkten in der regionalen Zeitung oder anderen Verkaufsportalen systematisch nach Steuerhinterziehern zu fahnden. Auch Privatverkäufer, die in größerem Umfang Waren verkaufen, können mit XPIDER von der Steuerfahndung kontrolliert werden. So werden täglich ca. 100.000 Internetseiten auf steuerlich relevante unternehmerische Aktivitäten geprüft.

Möglich ist es z. B., Angebote und Verkäufe aus Online-Verkaufs- und Versteigerungsplattformen gelistet nach Anbietern herauszusuchen und mit den Finanzdaten abzugleichen. Nach welchen Kriterien jemand als steuerlich interessanter Fall eingestuft wird, ist allerdings unklar – die Behörde gibt dazu keine Auskunft. Seit 2013 müssen die Anbieter von Verkaufsportalen Name, Anschrift und Bankverbindung der Verkäufer auf Anfrage der Finanzbehörden herausgeben und sie müssen alle Verkäufe jederzeit vollständig auflisten können (so zuletzt BFH, Urteil v. 16.5.2013, II R 15/12). Auch die Portale für Geldanlagen sind unterdessen im Visier der Finanzbehörden. Auch hier wird systematisch im Internet nach Steuerhinterziehern „gefahndet” – das betrifft alle FinTech-Unternehmen, z. B. Smava.de oder Auxmoney.de.

Bemerkt XPIDER Auffälligkeiten, geht automatisch eine Kontrollmitteilung an das zuständige Finanzamt. Die Person bzw. das auffällige Unternehmen wird in den Betriebsprüfungsplan aufgenommen. Anschließend wird das Unternehmen zunächst zur Offenlegung der steuerrelevanten Vorgänge aufgefordert. Ist die Betriebsprüfungsstelle mit den eingereichten Unterlagen nicht zufrieden, ist davon auszugehen, dass eine Umsatzsteuer-Nachschau oder eine Sonderprüfung angeordnet wird. Wichtig: Prüfen Sie regelmäßig, ob auf Ihrer Website alle Finanzamts-relevanten Daten (Adresse, Kontakt, HR-Nummer, USt-ID) angezeigt werden.

Geschäftsführer-Haftung: D&O‑Schutz geht bei Gesellschafter-Wechsel verloren

Unterdessen sichern auch viele mittelständische GmbHs ihre Geschäftsführer gegen die immer komplexeren Anforderungen an die Geschäftsführungs-Tätigkeit und die damit verbundenen Haftungsrisiken ab. Sie schließen für den oder die Geschäftsführer eine Vermögensschaden-Versicherung (D & O – Police) ab. Damit ist auch sichergestellt, dass der GmbH aus Fehlentscheidungen der Geschäftsführer kein finanzieller Schaden entsteht (außer: grobe Fahrlässigkeit oder aus vorsätzlicher Handlung).

Wichtig: Im Versicherungsfall gilt das Kleingedruckte. Sie tun also gut daran, diese zur Kenntnis zu nehmen, sich im Zweifel dazu anwaltlich beraten zu lassen und die Bedingungen (Fristen, Informationspflichten usw.) genau einzuhalten. Achten Sie auch auf die Rechtsentwicklung – zuletzt hatte das OLG Düsseldorf entschieden, dass Verstöße gegen die Insolvenzantragspflicht und ein daraus resultierender Vermögensschaden der GmbH grundsätzlich nicht von der D & O – Police gedeckt ist (vgl. dazu ausführlich in Nr. 31/2018).

Nach zuletzt steigenden Versicherungsschäden aus solchen Manager-Haftungsfällen versuchen die Versicherer ihre Risiken zu begrenzen. Z. B. indem sie neue Ausschlussgründe im Kleingedruckten vorgeben. Neueste Variante: In der Police wird eine Klausel zur Anzeigepflicht bei einem „Kontrollwechsel“ im Unternehmen verlangt. Im Klartext: Wird die GmbH verkauft und erhält neue Gesellschafter (Konzernwechsel), findet damit ein anzeigepflichtiger Kontrollwechsel statt. Unterlässt der Geschäftsführer diese Meldung an seine D & O, gefährdet oder verliert er den Versicherungsschutz.

Laut Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) besteht eine solche Anzeigepflicht nur, wenn mit dem Eigentümerwechsel tatsächlich eine Risikoerhöhung für den Versicherer eintritt (so zuletzt BGH, Urteil v. 12.9.2012, IV ZR 171/11). Ist aber eine solche Anzeigepflicht ausdrücklich für jeden Fall des Kontrollwechsels vorgesehen, gilt das auch so wie vereinbart. Als Geschäftsführer sind Sie also gut beraten, wenn Sie bei einem Eigentümerwechsel die Vorgaben in Ihrer D & O- Police prüfen und im Zweifel den Wechsel an die Versicherung melden.

Steuer: Verlustvortrag geht nach Abspaltung der Komplementär-GmbH unter

Bei Gesellschafterwechseln in Mitunternehmerschaften geht die Unternehmeridentität verloren und damit der auf den Mitunternehmer entfallende vortragsfähige Fehlbetrag unter. Dies gilt auch für die Übertragung eines Kommanditanteils im Rahmen einer Abspaltung. Die Übertragung des Kommanditanteils im Rahmen der Abspaltung ist als Ausscheiden der ehemaligen GmbH als Gesellschafterin und Eintritt einer neuen GmbH als neuer Gesellschafterin anzusehen (FG Düsseldorf, Urteil v. 9.7.2018, 2 K 2170/16 F).

Strittig ist, inwieweit die sog. Konzernklausel (§ 8c KStG) auf eine Kommanditgesellschaft anzuwenden ist. Im Fall ging es um die Abspaltung des Kommanditanteils auf eine als zusätzliche Komplementärin eintretende GmbH. In der Sache ist wegen der grundsätzlichen Bedeutung Revision zugelassen. Wir halten Sie auf dem Laufenden.

Mitarbeiter: Arztbesuch als unverschuldetes Arbeitsversäumnis

Ist der Arzt nicht bereit, einen Behandlungstermin außerhalb der üblichen Arbeitszeit des Arbeitnehmers zu legen, handelt es sich um ein unverschuldetes Arbeitsversäumnis, das der Arbeitgeber dulden muss. Ist im Tarif- oder Arbeitsvertrag vorgesehen, dass bei einer unverschuldeten Arbeitsverhinderung Lohnfortzahlung gewährt wird, dann gilt dies auch für den oben genannten Fall eines unverschuldeten Arbeitsversäumnisses – sprich: für den Arztbesuch während der Arbeitszeit (LAG Niedersachen, Urteil v. 8.2.2018, 7 Sa 256/17).

Anders liegt der Fall, wenn es keine arbeitsvertragliche Grundlage zur Lohnfortzahlung gibt. Dann hat Ihr Mitarbeiter kein Anspruch auf Lohnfortzahlung. Bei Engpässen sollten Sie Ihren Mitarbeiter bitten, den Arztbesuch auf den Feierabend zu verlegen – dann gibt es für ihn keinen (Stunden-) Lohnabzug.

Mitarbeiter: Kostenloser Urlaubsrechner für Mini-Jobber

Arbeitgeber, die ihren Geschäftsbetrieb mit Mini-Jobbern aufrecht erhalten (Aushilfen) oder so organisiert haben (Einzelhandel) tun sich schwer mit der Verwaltung, insbesondere mit der Ermittlung des korrekten Urlaubsanspruchs. Ab sofort bietet die Mini-Job-Zentrale hier Abhilfe mit einem Urlaubsrechner. Damit können Sie die jeweiligen Urlaubsansprüche korrekt berechnen und müssen nicht mehr befürchten, dass es zu einer aufwendigen juristischen Auseinandersetzung um den Urlaubsanspruch gemäß § 3 BUrlG vor dem Arbeitsgericht kommt. Den Urlaubsrechner gibt es unter > Urlaubsrechner.

Eine informative Lektüre wünscht

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur

Geschäftsführer-Fachinformationsdienst