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Volkelt-Brief 17/2014

Themen heute: Schwarzgeld: Terminsache: GmbH muss Kirchensteuer für Gesellschafter einbehalten (Befreiungsmöglichkeit) + 2 Jahre AGG: Darauf müssen Geschäftsführer achten + Kosten: Was tun gegen Preisschwankungen im Einkauf? + Finanzen: Vorsicht bei GmbH-Darlehen in Fremd-Währungen + Haftung: Geschäftsführer ist zuständig für die Einhaltung von Gesetzen + Vorsteuer: Mehr Spielraum für Rechnungen + Gesellschafterdarlehen: Zinsen werden höher versteuert + GmbH-Recht: Wann dürfen Sie einem Gesellschafter Auskünfte verweigern? + BISS

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Nr. 17/2014

Freiburg, 25.4.2014

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

ab 1.1.2015 müssen alle GmbHs bei Gewinnausschüttungen an den Gesellschafter neben der Abgeltungssteuer und dem Solidaritätszuschlag zusätzlich auch die Kirchensteuer einbehalten und ans Finanzamt abführen. Gesellschafter, die keiner Kirche angehören und keine Kirchensteuer zahlen wollen, können das per Sperrvermerk an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erreichen. Diesen Sperrvermerk müssen Sie spätestens bis zum 30.06.2014 bei der Behörde einreichen (siehe unten).

Das muss die „GmbH“ tun: Die für die Steuer zuständige Abteilung der GmbH muss die Kirchensteuerpflicht ihrer Gesellschafter offiziell bei BZSt abfragen und zwar vom 1.9. bis spätestens 30.10.2014 für 2015. Als Geschäftsführer sollten Sie das beim nächsten Gesprächstermin mit dem Berater abklären (TOP: Kirchensteuer).

Gesellschafter, die keine Kirchensteuer zahlen wollen, gehen so vor: Das Antragsformular für den Sperrvermerk gibt es unter www.formulare-bfinv.de > Formularcenter (darauf anklicken) > Formulare von A – Z > K wie Kirchensteuer > Erklärung zum Sperrvermerk. Das ausgefüllte Formular schicken an: Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Berlin, Arbeitsbereich Kirchensteuerabzug, 11055 Berlin.

2 Jahre AGG: Darauf müssen Geschäftsführer achten

Vor 2 Jahre hat der BGH entschieden, dass das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) auch für die Besetzung einer Geschäftsführer-Stelle gilt. Welche Konsequenzen hat das für Geschäftsführer und was sollten Sie für zukünftige Einstellungen von zusätzlichen Geschäftsführern bzw. bei einer eigenen Bewer­bung bei einer neuen „GmbH“ beachten?

  1. Ausschreibungen sind professioneller geworden: Fast alle Angebote für Geschäftsführer sind jetzt „geschlechtsneutral“ (m/w, Geschäftsführer/in) ausgeschrieben. Formulierungen wie „jüngerer Geschäftsführer“ oder „Nachwuchs-Geschäftsführer“ werden selten verwendet. Dennoch hören wir immer noch von Abmahnungen oder von Geschäftsführern, die sich wegen Benachteiligungen im Ausschreibungsverfahren auf das AGG berufen und versuchen, vermeintliche Benachteiligungen in bare Münze umzu­setzen.
  2. Im Bewerbungsverfahren werden weniger Fehler gemacht: Das betrifft das Absagen. Fast alle Unternehmen verzichten auf die Angabe von Gründen („Nach Sichtung Ihrer Unterlagen, erhalten Sie diese zu unserer Entlastung zurück“). U. E. sollten Sie bei Absagen keine Kommentare oder Aussagen machen. Vorteilhaft für die GmbH: Nach neuester Rechtsprechung können keine AGG-Ansprüche durchgesetzt werden, wenn der Bewerber nicht die erforderliche Qualifikation hat (LAG Berlin-Branden­burg, Urteil vom 31.10.2013, 21 Sa 1380/13).
  3. Im Bewerbungsgespräch wird zurückhaltender agiert: „Eigentlich können wir ja keine Frau brauchen!“. Solche Bemerkungen haben im Bewerbungs­gespräch nichts zu suchen. Wer keine Routine im Einstellungsgespräch hat, ist gut beraten, das vom Profi führen zu lassen und sich selbst nur noch einen letzten Eindruck zu verschaffen. Tipp: Bevor Sie einen Vertrag abschließen, sollten Sie den Bewerber mit auf eine (mehrtägige) Dienstreise nehmen. Dann wissen Sie, wer und was auf Sie zukommt.

Während es bei Arbeitnehmern üblich ist, eine Probezeit zu vereinbaren, ist das bei der Besetzung einer Geschäftsführer-Position nach wie vor nicht durchsetzbar. Üblich ist es, beim erstmaligen Abschluss mit einem Geschäftsführer zu „befristen“ (3 bis 5 Jahre) mit Verlängerungsoption, die bei schlechten Ergebnissen verweigert werden kann.

Das Bewerbungsgespräch sollte von einem erfahrenen Personaler geführt werden. Wer ganz sicher gehen will, bindet einen Protokollanten als Zeuge des Gesprächs ein. Auf keinen Fall sollten Sie sich simple Fehler in der Stellenausschreibung wie oben beschrieben leisten. Im Zweifel sollten Sie einen Fachanwalt für Arbeitsrecht die Formulierungen in der Stellenausschreibung prüfen lassen.

Was tun gegen Preisschwankungen im Einkauf?

Mit der Ukraine-Krise steigt der Druck auf die Preise für Rohstoffe (Energie, seltene Erden) und Vorprodukte. Viele kleinere Unternehmen haben Probleme, diese Preissteigerungen an ihre Kunden weitergeben. Das betrifft alle Branchen, so können Backwarenhersteller den steigenden Zuckerpreis genau so wenig verrechnen, wie Maschinenbauer die steigenden Buntmetallpreise in ihren Endprodukten nicht mehr darstellen können.

TIPP: Es gibt spezielle Agenturen, die sich auf Einkaufsberatung spezialisiert haben (angefangen von der Vertragsgestaltung mit dem Endabnehmer bis zur Risikoberatung), Auch einige der Geschäftsbanken (z. B. Commerzbank) haben Beratungs­abteilungen aufgebaut, die Swap-Absicherungsgeschäfte für Rohstoffe auch für kleinere Unternehmen anbieten und abwickeln.

Stellen Sie für Ihre Firma zusammen, wie viel, welchen Anteil und welche Kosten Sie in Rohstoffe und Vorprodukte investieren. Die Absicherung erfolgt dabei in der Regel nicht durch Vorratseinkäufe   oder spekulative Beschaffung. Vielmehr erfolgt die Abwicklung über entsprechende Finanz- und Versicherungsinstrumente. Also über Instrumente, die in der Einkaufsabteilung alleine nicht gehandelt werden können. Besser ist es, wenn neue Formen der Beschaffung gemeinsam vom Einkauf und dem Bereich Finanzen gemeinsam bewertet und umgesetzt werden. Fehlen eigene Fachkenntnisse sollten Sie den geforderten Abteilungen externe Fachberatung vermitteln.

Finanzen: Vorsicht bei GmbH-Darlehen in Fremd-Währungen

Rechtlich zulässig und steuerlich unbedenklich ist es, wenn die GmbH ihrem Gesellschafter (Geschäftsführer) ein Darlehen gibt. Z. B., weil der damit eine Immobilie erwerben will, wenn er damit eine Beteiligung an einer Firma erwerben will und auch, wenn er damit Spekulationsgeschäfte finanziert. Voraussetzung: Das Darlehen wird wie zwischen Dritten üblich abgeschlossen (Zinsen, Kündigung, Sicherheit).

Achtung: Dazu gibt es ein neues Urteil des Finanzgerichts München. Es gilt: „Wird das Darlehen ohne triftigen wirtschaftlichen Grund in einer Fremdwährung (hier: YEN) ausgezahlt, handelt es sich um ein unübliches Vorgehen. Das Finanzamt darf die Darlehensüberlassung insgesamt als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) bewerten, wenn der GmbH dadurch ein Verlust entsteht“. Überlässt die GmbH  z. B. ein Darlehen im Wert von 10.000 € in Fremdwährung, für das nach Kursverlusten umgerechnet nur 7.000 € zurückgezahlt werden müssen, müssen für die 3.000 € Verlust rund 1.000 € Steuern nachgezahlt werden (FG München, Urteil vom 17.12.2013, 6 K 1949/10, Quelle: GmbH-Rundschau 2014, S. 434 ff.).

Nichts einzuwenden ist gegen ein Gesellschafts-Darlehen in Fremdwährung wenn die GmbH das Darlehen gegen Währungsschwankungen absichert. Überwiegt aber der Anschein, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer private Währungs-Spekulations­geschäf­te auf GmbH-Kosten machen will, ist mit diesem Urteil Vorsicht angesagt. Ab sofort dürfte die Finanzbehörden hier hellhörig werden.

Geschäftsführer ist zuständig für die Einhaltung von Gesetzen

Geht der Geschäftsführer Hinweisen auf Verstöße gegen Compliance-Pflichten durch Mitarbeiter (hier: Korruption) nicht nach, ist das eine Pflichtverletzung. Für daraus entstandenen Schaden (hier: Gerichts- und Anwaltskosten des Unternehmens) muss er Schadensersatz zahlen (LG München, Urteil vom 10.12.2013, 5 HK O 1387/10).

Im Urteil geht es um ein Vorstandsmitglied der Siemens AG. Aber: Im Grundsatz – da sind sich die Experten einig – gelten diese im Urteil festgestellten Grundsätze auch für den Geschäftsführer einer GmbH. Gegen das Urteil ist Berufung eingelegt (Aktenzeichen: 7 U 113/14).

Vorsteuer: Mehr Spielraum für Rechnungen

Üblicherweise verlangt das Finanzamt bei der Rechnungsstellung die genaue Bezeichnung der gelieferten Leistung. Es genügt aber für den Vorsteuerabzug, wenn auf den der Rechnung zugrunde liegenden Vertrag verweisen wird. Dazu müssen Sie den Vertrag nicht ausdrücklich vorgelegen (BFH, Urteil vom 16.1.2014, V R 28/13).

Das ist eine deutliche Erleichterung für alle regelmäßige Abrechnung, wenn Leistungen auf der Grundlage eines Vertrage erbracht werden. Das betrifft zum Beispiel Rechnungen aus Wartungsverträgen oder anderen regelmäßig zu erbringenden Leistungen. Sie müssen dann nicht mehr in jeder Rechnung die einzelne Leistung spezifiziert auflisten, sondern können auf den Leistungsumfang gemäß Vertrag verweisen.

Gesellschafterdarlehen: Zinsen werden höher versteuert

Gewährt der Gesellschafter (Geschäftsführer) seiner GmbH Darlehen, muss er die Zinsen mit dem persönlichen Steuersatz (gemäß § 32d Abs. 2 Nr. 1b EStG) und nicht mit der für Kapitalerträge üblichen Abgeltungssteuer (25 % zzgl. Soli und Kirchensteuer) versteuern. Das Finanzgericht Düsseldorf hält diese Ausnahmeregelung für verfassungskonform und ist damit nicht weiter zu beanstanden (FG Düsseldorf, Urteil vom 22.1.2014, 12 K 3703/11 E).

Nach der Ausnahmeregelung im Einkommensteuergesetz (EStG) werden die Zinsen aus Gesellschafter-Darlehen mit dem persönlichen Steuersatz versteuert, wenn die Beteiligung an der GmbH über 10 % liegt. Das gilt auch für Darlehen von dem Gesellschafter „nahe stehenden“ Personen. Eine Finanzierung der GmbH aus Familien-Darlehen ist damit keine Alternative. Es sein denn, der Ehegatte oder die Kinder sind zu weniger als 10 % an der GmbH beteiligt und das Geld wird nicht vom Mehrheits-Gesellschafter zur Verfügung gestellt.

GmbH-Recht: Wann dürfen Sie Auskünfte verweigern?

Hat der Geschäftsführer Anhaltspunkte dafür, dass ein Gesellschafter sein Auskunfts- und Einsichtsrecht zum Nachteil der GmbH verwendet, muss er dem Anliegen des Gesellschafters nicht hat nachgeben (OLG Naumburg, Urteil 12.12.2013, 9 U 58/13, Quelle: GmbH-Rundschau 2014, S. 209).

Damit bestätigt das OLG die bestehende Rechtslage. Als Geschäftsführer sind Sie gut beraten, wenn Sie vor der Verweigerung eines Auskunfts- und Einsichtsanliegens eines Gesellschafters die übrigen Gesellschafter über Ihre Bedenken informieren und einen Gesellschafterbeschluss herbeiführen.

  Mit besten Grüßen Ihr

Volkelt-FB-01    Lothar Volkelt

Dipl. Volkswirt, Chefrdakteur + Herausgeber Volkelt-Briefe

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