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Archiv: Volkelt-Briefe

Volkelt-Brief 16/2012

Themen heute: Auch kleinere Firmen könen sich gegen Preissteigerungen auf Rohstoff- und beschaffungsmärkten absichern + VORSICHT: Geschäftsführer haftet persönlich, wenn Unterlagen fehlen + So geht es richtig: GmbH-Protokolle anlegen, führen, verwalten + Kapitalgesellschaften zahlen Körperschaftsteuer wie noch nie + Vorsicht bei Ablehnung eines behinderten Bewerbers + Besonderheiten bei Kündigung eines Gewinnabführungsvertrages (GAV) + Keine Ausnahme bei Umsatzstseuer-Voranmeldung: auf jeden Fall elektronisch + BISS

 

16. KW 2012, Freitag, 20.4.2012

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

viele kleinere Unternehmen in Deutschland, die Rohstoffe und Vorprodukte verarbeiten, können die kontinuierlichen Preissteigerungen nicht mehr an ihre Kunden weitergeben. Sie sind dann nicht mehr konkurrenzfähig. Das betrifft alle Branchen, so können Backwarenhersteller den steigenden Zuckerpreis genau so wenig verrechnen, wie Maschinenbauer die steigenden Buntmetallpreise in ihren Endprodukten nicht mehr darstellen können.

Dabei gibt es unterdessen gerade in Deutschland zahlreiche Institutionen, die hier professionell beraten und die auch den Mittelstand als Kunden entdeckt haben. Der Markt bietet hier zahlreiche Dienstleistungen auch und gerade für kleinere und mittelständische Firmen, die sich eine spezialisierte Einkaufsabteilung für Rohstoffe und Vorprodukte nicht leisten können. Zum Beispiel:

  • Es gibt spezielle Agenturen, die sich auf Einkaufsberatung spezialisiert haben (angefangen von der Vertragsgestaltung mit dem Endabnehmer bis zur Risikoberatung), (z. B. AMC)
  • Auch einige der Geschäftsbanken (z. B. Commerzbank) haben unterdessen Beratungsabteilungen aufgebaut, die Swap-Absicherungsgeschäfte für Rohstoffe auch für kleinere Unternehmen anbieten und abwickeln.

Da abzusehen ist, dass diese Preissteigerungen (vor allem in den Bereichen Energie und Rohstoffe) sich auch in den nächsten Jahren kontinuierlich fortsetzen werden, ist die Geschäftsführung auch in kleineren Unternehmen gefordert.

Für die Praxis: Stellen Sie für Ihre Firma zusammen, wie viel, welchen Anteil und welche Kosten Sie in Rohstoffe und Vorprodukte investieren und welche Maßnahmen zur Sicherung getroffen sind. Die Absicherung erfolgt dabei in der Regel nicht durch Vorratseinkäufe oder spekulative Beschaffung. Vielmehr erfolgt die Abwicklung über entsprechende Finanz- und Versicherungsinstrumente. Also über Instrumente, die in der Einkaufsabteilung alleine nicht gehandelt werden können. Besser ist es, wenn neue Formen der Beschaffung gemeinsam vom Einkauf und dem Bereich Finanzen bewertet und umgesetzt werden.

Geschäftsführer haftet bei fehlenden Geschäftsunterlagen

Für viele Geschäftsführer ist das Thema „Haftung“ unterdessen zum roten Tuch geworden. Kein Wunder: Es gibt fast keinen geschäftlichen (gesellschaftsrechtlichen, steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen) Sachverhalt, bei dem die Gerichte im Streitfall – in der Regel mit den Behörden – nicht überprüfen, ob der Geschäftsführer aus irgendwelchen Gründen zusätzlich persönlich in die Haftung genommen werden kann.

Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kostet auch viel Geld, manchmal sogar die kompletten Rücklagen für die Alterssicherung. Weil das für jeden Geschäftsführer ein hohes persönliches Risiko darstellt, berichten wir regelmäßig an dieser Stelle, um so zumindest sicherzustellen, dass grobe Fehler nicht passieren (grobe Fahrlässigkeit).

So hat der Bundesgerichtshof (BGH) jetzt einen Fall entscheiden, in dem es um fehlende Geschäftsunterlagen ging. Ein mit einem Zulieferer geschlossener Vertrag war nicht mehr in den Unterlagen. Weil die GmbH nicht zahlte, wollte der Zulieferer seine Ansprüche durchsetzen gegen die GmbH.

Problematisch: Weil der Geschäftsführer den zugrunde liegenden Vertrag nicht vorlegen konnte, konnte er auch nicht beweisen, dass er seiner Insolvenzantragspflicht innerhalb der geforderten 3-Wochen-Frist nachgekommen ist. Dazu der BGH: „Die Voraussetzungen der Zahlungseinstellung greifen ……,  wenn der Geschäftsführer seine Pflicht zur Führung und Aufbewahrung von Büchern und Belegen verletzt hat“. Im Klartext: Trotz Insolvenz und haftungsbeschränkter GmbH sind die Voraussetzungen für eine persönliche Haftung des Geschäftsführers für (alle) Gläubiger-Forderungen gegeben (BGH, Urteil vom 24.1.2012, II ZR 119/10).

Für die Praxis: Gerade in kleineren Firmen ohne systematische Dokumentation kann es zu solchen Fehlern kommen. Z. B. dann, wenn der Chef wichtige Unterlagen „mit nach Hause“ nimmt und diese später nicht mehr aufzufinden sind. Weniger Risiko besteht für Steuerunterlagen und den Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung/Sozialversicherung. Hier ist in der Regel der Steuerberater dazu verpflichtet, die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Für sonstige Unterlagen, die im Zusammenhang mit Geschäftspartnern von Bedeutung sind (Verträge, Ansprachen, Abrechnungen usw.), sollten Sie dafür sorgen, dass diese doppelt geführt werden. Besonders wichtige Unterlagen sollten Sie zusätzlich in zusätzlicher Kopie zu Ihren eigenen Unterlagen nehmen und ggf. zusätzlich im häuslichen Büro aufbewahren. Verlassen Sie sich dabei nicht ausschließlich auf eine elektronische Dokumentation.

Aufbewahrungspflichten: Was gilt für GmbH-Protokolle?

Zu Nachweisproblemen mit Geschäftsunterlagen (siehe oben) kommt es nicht nur mit Geschäftspartnern sondern oft auch zwischen den Beteiligten in der GmbH – z. B. zwischen den Geschäftsführern und den (Nur-) Gesellschaftern. Wie können Sie sich in diesen Fällen absichern, wenn es z. B. darum geht, eine konkrete Anweisung der Gesellschafter an die Geschäftsführer später einmal vor Gericht nachzuweisen?

Die Rechtslage: Das Protokoll der Gesellschafterversammlung wird entweder vom Versammlungsleiter selbst oder von einer von der Gesellschafterversammlung beauftragten Person geführt. Der Protokollführer unterzeichnet das Protokoll. Zusätzlich kann der Versammlungsleiter zeichnen. Unterschreiben die Gesellschafter, so gilt dies als Zustimmung zum protokollierten Inhalt. Unterschreiben die Gesellschafter nicht, erteilen sie ihre Zustimmung, wenn Sie nach Zugang des Protokolls nicht innerhalb einer angemessenen Frist (ein Monat) wider­sprechen. Zur Aushändigung und Aufbewahrung des Protokolls müssen Sie beachten:

  • Jeder Gesellschafter hat das Recht auf Einsicht in das Protokoll (§ 51a GmbHG).
  • Alleine schon aus Beweisgründen sollte das Protokoll jedem Gesellschafter ausgehändigt werden.
  • Die Gesellschafter haben aber keinen gesetzlichen Anspruch auf Abschriften des Protokolls der Gesellschafterversammlung.

Unabhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) empfiehlt sich eine lückenlose Dokumentation aller Gesellschafterbeschlüsse über die gesamte Lebenszeit des Unternehmens. Stellt ein Gesellschafter fest, dass das Protokoll Redebeiträge falsch darstellt oder einzelne Vorgänge und Vereinbarungen unrichtig wiedergibt, dann muss er dies unmittelbar nach Erhalt des Protokolls schriftlich dem Geschäftsführer gegenüber monieren. Durch den rechtzeitigen Widerspruch (spätestens ein Monat nach Zugang) wird sichergestellt, dass es bei einer späteren Beweisführung nicht zu einer nachteiligen Beurteilung kommt. Der falsch zitierte Gesellschafter muss verlangen, dass das verbesserte Protokoll oder ein Nachtrag zum Protokoll erstellt und allen Gesellschaftern ausgehändigt wird.

Für die Praxis: Die Protokolle der GmbH sollten in einem Protokollbuch bei der Gesellschaft und in Kopie bei einem Berater der Gesellschaft aufbewahrt werden. Nummerieren Sie die Blätter des Protokoll­buches, damit die sachliche und zeitliche Reihenfolge von Gesellschafterbeschlüssen beweiskräftig dokumentiert ist. Hat die GmbH mehrere Geschäftsführer sollten Sie zusätzlich auch alle Beschlüsse der Geschäftsführung, die im Gremium gefasst werden, und alle sonstigen, die GmbH betreffenden Absprachen vollständig und zumindest über die Laufzeit Ihrer Bestellung zum Geschäftsführer dokumentieren.

Kapitalgesellschaften (AG, KGaA, GmbH, UG) zahlen 2011 so viel Körperschaftsteuer wie noch nie

Im letzten Jahr profitierten die Länder Bayern und NRW am meisten vom Aufschwung der Firmen, die Körperschaftsteuer zahlen. Laut Bundesfinanzministerium (BMF) kassierte alleine der Staat Bayern rund 4,1 Mrd. EUR und NRW ca. 3,3 Mrd. EUR. In Baden-Württemberg wurden dagegen nur 1,1 Mrd. EUR Körperschaftsteuer gezahlt. Schlusslicht der Länder ist Mecklenburg-Vorpommern mit einem Körperschaftsteuer-Aufkommen von gerade einmal 77 Mio. EUR. Dabei muss allerdings berücksichtigt werden, dass es Standortnachteile gibt und dass der Anteil der Kapitalgesellschaften an der gewerblichen Wirtschaft im jeweiligen Bundesland stark differiert.

Vorsicht bei Ablehnung eines behinderten Bewerbers

Bewirbt sich ein Arbeitnehmer mit einer Sprechstörung und Sie lehnen diesen „wegen fehlender Kommunikationsstärke“ ab, kann das unangenehmen Folgen für Ihre Firma haben: Laut Landesarbeitsgericht Köln erfüllt diese Formulierung die Voraussetzung für ein Verstoß gegen das AGG. Mit der Folge, dass dem abgelehnten Arbeitnehmer zumindest eine Abfindung zusteht (LAG Köln, Urteil vom 26.1.2012, 9 Ta 273/11).

Für die Praxis: Generell ist bei der Begründung einer Ablehnung bei Bewerbung eines Arbeitnehmers Zurückhaltung geboten. Besser ist es, wenn Sie damit begründen, dass die GmbH einen Arbeitnehmer mit einer passenderen Qualifikation eingestellt hat.

Kündigung eines Gewinnabführungsvertrages (GAV)

Laut FG Brandenburg ist eine unbefriedigende Ertragslage der Organgesellschaft kein wichtiger Grund zur Kündigung des bestehenden Gewinnabführungsvertrages. Hintergrund: Nur wenn der GAV aus wichtigem Grund gekündigt wird, hat das keine Auswirkung auf die steuerliche Behandlung. Es kommt also nicht zur rückwirkenden Besteuerung von Teilgewinnen der Organgesellschaft bzw. einer Rückgängigmachung der Verrechnung von Gewinnen und Verlusten (FG Brandenburg, Urteil vom 19.10.2011, 12 K 12078/08, Quelle: GmbH-Rundschau 2012, S. 413).

Für die Praxis: Einzige Ausnahme dieser Rechtslage ist die Bedrohung der Lebensfähigkeit des gesamten Konzerns. In diesem Fall kann die wirtschaftliche Krise der abhängigen Organgesellschaft wichtiger Grund zur sofortigen Auflösung des GAV sein – ohne dass die steuerliche Wirkung des GAV nachträglich aberkannt wird.

BFH aktuell – Finanzamt darf elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung verlangen

Kein Erfolg hatte die Klage eines gewerblichen Steuerzahlers, der sich gegen die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung der Umsatz-Voranmeldung wehrte. Laut Bundesfinanzhof (BFH) ist diese Vorschrift verfassungskonform und muss von den Unternehmen umgesetzt werden (BFH, Urteil vom 14.3.2012, XI R 33/09).

Für die Praxis: Das gilt genauso auch für alle GmbHs oder Unternehmergesellschaften. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss elektronisch erfolgen. Die entsprechenden Formulare gibt es unter www.elster.de > ElsterFormular.

Mit besten Grüßen Ihr

Lothar Volkelt

Dipl. Volkswirt, Herausgeber + Chefredakteur Volkelt-Brief

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