Volkelt-Brief 12/2020 - Informationen für GmbH/UG Geschäftsführer/innen

Geschäftsführung: Leadership in der Corona-Zeit + Nicht ohne: Wann SIE die Gesellschafter einbeziehen sollten + Geschäftsführer-Perspektive: Warum es beim Notar schon mal länger dauert + Gewusst wie: IT-Fachkräfte aus dem Ausland + Digitales: Schneller Bauen mit digitalen Lösungen + Nachfolge: Von guten und falschen Beratern + Mitarbeiter: Praktische Hilfen bei der Suche nach Fachpersonal + GmbH/Recht: Bestellung eines Not-Geschäftsführers + GmbH/Controlling: Arbeitskosten auf Höchststand + GmbH-Firmenwagen: OLG Dresden bestätigt Schadensersatzanspruch + Verträge: MAC-Klausel schützt bei Unternehmenskauf

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Freiburg, 20. März 2020

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

schon im Alltagsgeschäft kommen die Kollegen/Innen bisweilen an die Grenzen ihres Leistungsvermögens. In den letzten Wochen und insbesondere im Zusammenhang mit dem Phänomen Corona-Virus wird deutlich, dass Leadership nicht nur mit Wissen und Fachlichkeit zu tun hat, sondern auch emotionale Intelligenz braucht – begründet in Authenzität und mit Vertrauen. Fakt ist, dass auch weiterhin niemand belastbare Aussagen zur weiteren Entwicklung der Geschehnisse machen kann. Fakt ist aber auch, dass die Medien – also wir – eine ganz wesentliche Rolle haben und einen wichtigen Beitrag zu weiteren Entwicklung leisten können. Etwa wie Gabor Steingart, der „eine mediale denn eine medizinische Infektion” diagnostiziert. Oder wie Handelsblatt-Ressortchefin Kirsten Ludowig, die den Virus „als Chance für mehr mobiles Arbeiten in den Unternehmen” sieht.

Dagegen steht: In der Praxis der betroffenen Unternehmen gibt das Insolvenzrecht den Takt vor. Danach hat die Geschäftsführung gerade einmal 3 Wochen Zeit, einen Ausweg oder eine Lösung zu finden, wenn Aufträge wegfallen, die Nachfrage ausbleibt und keine Reserven den Rücken freihalten. Damit ist nicht zu spaßen – wir weisen an dieser Stelle regelmäßig auf die persönlichen Risiken hin, die mit der falschen Einschätzung einer wirtschaftlichen Krisensituation verbunden sind. Aktuell: Das Bundesjustizministerium plant die Insolvenszantragsfrist bis zum 30.9.2020 zunächst einmal auszusetzen. Dennoch bleibt ein Restrisiko, wenn Sie zu spät reagieren.

Krisen-Kommunikation ist Teil der Unternehmenskommunikation. Es gilt, eine realistische Bestandsaufnahme zu vermitteln, die Maßnahmen mit Experten abzustimmen und jederzeit sachlich zu kommunizieren. Vermitteln Sie den Mitarbeitern und der Öffentlichkeit: „Wir kümmern uns darum”.

Nicht ohne: Wann SIE die Gesellschafter einbeziehen sollten

Eigentlich wollte der Geschäftsführer einer Familien-GmbH – routinemäßig alle zwei Jahre nach der Beschlussfassung zum Jahresabschuss – sein Gehalt nur prüfen und per Gesellschafterbeschluss anpassen lassen. Die stimmten dem mehrheitlich zu. Allerdings übersahen sie, dass es laut Gesellschaftsvertrag ein Zustimmungserfordernis für den Abschluss, die Änderung und die Kündigung von Anstellungsverträgen mit einem Volumen von 30.000 EUR gab. Diese Zustimmung konnte nach einer Klausel im Gesellschaftsvertrag nur einstimmig erteilt werden. Einer der Gesellschafter hatte aber gegen die Gehaltserhöhung votiert (so zuletzt OLG Hamm, Urteil v. 21.12.2015, I‑8 U 67/15). Die Rechtslage: Gibt es im Gesellschaftsvertrag der GmbH einen Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte, sollten Sie prüfen:

Ist eine Beschlussmehrheit dafür vereinbart?
Ist das nicht der Fall, können die Beschlüsse für solche Geschäfte mit einfacher Mehrheit gefasst werde
Gibt es keine Klausel, nach der zur Beschlussfassung die Mehrheit aller Stimmen vorgesehen ist, genügt zur Beschlussfassung die Mehrheit der anwesenden Stimmen (ordnungsgemäße Einladung zur Gesellschafterversammlung und Durchführung der Gesellschafterversammlung vorausgesetzt).
Gibt es eine Beschränkung hinsichtlich des finanziellen Umfangs von Geschäften? Ist z. B. vereinbart, dass Geschäfte über 30.000 EUR nur mit Gesellschafterbeschluss ausgeführt werden dürfen und beträgt die Gehaltserhöhung mehr als 30.000 EUR müssen Sie davon ausgehen, dass ein Gesellschafterbeschluss – je nach Satzungsvorgabe sogar einstimmig – notwendig ist, um das Gehalt entsprechend zu erhöhen. Im Zweifel sollten Sie um weniger als 30.000 EUR erhöhen, wenn keine Einstimmigkeit besteht.

Gibt es einen ausdrücklichen Hinweis auf die Höhe, den Abschluss und die Kündigung von Arbeits- und Anstellungsverträgen, sollten Sie dies auch für den Anstellungsvertrag des Geschäftsführers beachten. Ist z. B. im Katalog zustimmungsbedürftiger Geschäfte vorgeschrieben, dass „die Änderung eines Anstellungsvertrages mit einem Jahresbruttogehalt von über 30.000 EUR nur mit Zustimmung aller Gesellschafter möglich ist“, dann gilt das auch für den Geschäftsführer-Anstellungsvertrag.

Offensichtlich dürfte ein Fehler spätestens mit der nächsten Betriebsprüfung werden. Zum einen wird dann grundsätzlich auch das Geschäftsführer-Gehalt geprüft, inkl. aller Änderungen. Gehen Sie davon aus, dass die Steuerprüfer das Urteil des OLG Hamm für ihre Zwecke nutzen und Zahlungen ohne Rechtsanspruch als vGA monieren werden.

Als Geschäftsführer einer GmbH mit zustimmungspflichtigen Geschäften sind Sie gut beraten, sich streng daran zu halten. Gibt es definitorische Probleme (Z. B.: Umfasst die Formulierung „Abschluss und Kündigung von Anstellungsverträgen“ auch die „Änderung eines Anstellungsvertrages“?) sollten Sie sich im Zweifel die Zustimmung der (aller) Gesellschafter dazu einholen bzw. ggf. eine juristische Stellungnahme dazu einholen. Besteht die GmbH schon seit vielen Jahren und gibt es einen Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte, ist zu prüfen, ob dieser den sich im Laufe der Jahre geänderten geschäftlichen Rahmenbedingungen noch entspricht. Das gilt für das Volumen der Geschäftstätigkeit (betragsmäßige Beschränkungen z. B. von Krediten), aber auch für den praktischen Handlungsrahmen des Geschäftsführers (z. B. Geschäfte im unterdessen erweiterten Geschäfts-Gegenstand der GmbH). Stimmen Gesellschaftsvertrag und Praxis nicht überein, besteht Anpassungs- bzw. Handlungsbedarf.

Geschäftsführer-Perspektive: Warum der Notar schon mal etwas länger braucht

Dass der Kauf und Verkauf eines Unternehmens (M & A) auch einmal länger dauern kann, liegt in der Natur der Sache. So hat sich der Metro/Real-Deal für die Beteiligten in unerträgliche Länge gezogen. Bereits im September 2018 entschied der Metro-Vorstand auf „Verkauf”. Bis ein Käufer gefunden war und bis zum Abschluss brauchte es dann noch etwas länger als ein Jahr. Im Februar dieses Jahres war es dann soweit. Wie lange das notarielle Procedere dabei dauerte, ist offiziell nicht bekannt. Nur soviel: Notare sind seit dem 1.1.2020 nach den aktualisierten Vorgaben des Geldwäschegesetzes verpflichtet, die an Unternehmens-Transfers beteiligten Gesellschafter ganz genau unter die Lupe zu nehmen. Dazu gehören verbindliche Auskünfte von deutschen und ausländischen Unternehmensregistern. Das kann dauern. Die Bundesnotarkammer hat die Lang- und eine Kurzfassung eines Merkblatts zu den neuen notariellen Pflichten erstellt. Inkl. Gebührenvorgaben für die Mehrarbeit im Notariat. Die zahlen Sie dann. Mit freundlichen Grüßen.

Praktisch: IT-Fachkräfte aus dem Ausland ohne Qualifikationsnachweis

Betrifft …	Darum geht es …	to do …
IT-Fachkräfte	Für IT-Spezialisten mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung und einem Gehalt von mindestens 4.140 EUR/Monat entfällt das sog. Anerkennungsverfahren, nach dem die Gleichwertigkeit der Ausbildung nachgewiesen werden muss.	Nutzen Sie dazu das Portal der Bundesagentur für Arbeit zur Fachkräfte-Rekrutierung aus dem Ausland

Digitales: Schneller Bauen mit digitalen Lösungen

Ausgangspunkt war eine Roland-Berger-Umfrage aus dem Jahr 2016, die ergab, dass Bauleiter, bauleitende Architekten und Ingenieure bis zu 90 % ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation verbringen (müssen). Und zwar ganz unabhängig von der Phase des Bau-Projektes – von der Planung bis zur Abnahme und zur Beseitigung letzter Baumängel. Das Wiener StartUp PlanRadar hat all diese Prozesse genau analysiert und eine Software entwickelt, die nicht erst in die vorhandene IT-Infrastruktur angepasst werden muss, sondern die unabhängig auf allen mobilen Endgeräten eingesetzt werden kann. Ob Materialfehler, Baumängel, unvorhergesehene Risse oder andere Entscheidungsfragen: Alle offenen Fragen werden vor Ort dokumentiert, an die beteiligten Projektteams kommuniziert und direkt per Zielvereinbarung zur Umsetzung angewiesen. Avisierte Kostenersparnis: Bis zu 70 %. Die Software wird als Lizenz vergeben, die Preise sind je nach Anwendungstiefe gestaffelt. Planradar wird bereits für bei rund 7.000 Bauprojekte eingesetzt, der Umsatz liegt bei 5 Mio. EUR und soll noch in 2020 im zweistelligen Millionenbereich liegen.

Die neuen Möglichkeiten sollten sich auch auf die Planung und Abwicklung von gewerblichen Immobilienprojekten auswirken – und zwar in Sachen Kosten, Zeitersparnis und Fehlermanagement. Unterdessen hat auch die Politik das Thema „Digitalisierung im Bauwesen” erkannt. Das Kosteneinsparpotenzial ist enorm.

Nachfolge: Von guten und falschen Beratern

„Wir tun alles, um schnell einen geeigneten Nachfolger für Ihr Unternehmen zu finden” – klingt verlockend, kann aber auch ein teures Zwischenspiel bei der Suche nach dem Nachfolger werden. Neben den offiziellen und seriösen Nachfolge-Börsen ( z. B. www.Nexxt-Change.org der Industrie- und Handelskammern) gibt es unterdessen jede Menge Internet-Plattformen, die die Nachfolge-Suche begleiten bzw. die im Mergers & Akquisitions-Geschäft mitmischen wollen. Oft geht es den Agenturen in erster Linie darum, Nebenleistungen zu verkaufen und dazu einen Dienstleistungsvertrag mit langer Laufzeit und überlangen Kündigungsfristen abzuschließen. Da geht es z. B. um die Erstellung einer Unternehmenspräsentation oder die Aufnahme des Verkaufsanliegens in eine (Internet-) Datenbank. Wir haben an dieser Stelle bereits mehrfach auf solche Geschäftsmodelle hingewiesen (vgl. Nr. 28/2018).

Neueste Variante: Unternehmer erhalten im (alt-) bewährten schriftlichen Print-Format ein Verkaufsangebot nach dem oben zitierten Motto. ACHTUNG: Hier geht es in erster Linie darum, einen Geschäftskontakt aufzubauen. Im zweiten Schritt wird der Außendienst aktiv und versucht im persönlichen Gespräch die oben genannten Nebenprodukte an den Mann zu bringen. Fakt ist, dass eine qualifizierte Nachfolgeregelung dauert – nach unseren Erfahrungswerten Minimum zwei Jahre – und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine interne oder externe Nachfolge-Lösung handelt.

Regional tätige Unternehmen sind in Sachen Nachfolge-Planung gut beraten, die Kooperations- und Nachfolgebörse der IHKs (www.nexxt-change.org) zu nutzen. Die einzelnen Datenbanken sind gut vernetzt und es hat sich bundesweit herumgesprochen, dass expansionswillige Unternehmen auf diese Art gut eingeführte Unternehmen zur Erweiterung eines Filialnetzes, zum Aufbau regionaler Präsenzen oder zum Einstieg in den Regionalmarkt erwerben. Aber Achtung: Auch unter dem Deckmantel nexxtchange tummeln sich im Internet einige Anbieter, die nichts mit der offiziellen IHK-Börse zu tun haben und nicht wirklich zu empfehlen sind. Also: Genau hinschauen!

Mitarbeiter: Praktische Hilfen bei der Suche nach Fachpersonal

Die Deutsche Fachkräfteagentur für Gesundheits- und Pflegeberufe (DeFa) mit Sitz in Saarbrücken ist ein Angebot der Bundesregierung auf die Herausforderung des Pflegenotstandes in Deutschland. Die Agentur unterstützt Kliniken, Pflegeeinrichtungen und Agenturen durch Übernahme der Antragsaufbereitung für die deutschen Verwaltungsverfahren, die für die Berufsanerkennung und Einreise von Pflegekräften nach Deutschland notwendig sind. Für die Pilotländer Philippinen und Mexiko tritt die Agentur mit Vollmacht der Arbeitgeber und der Pflegekräfte auch als Antragsteller in den Verfahren auf. Nach und nach ist die Ausweitung dieses Services auch auf andere Länder vorgesehen.

Viele Unternehmen machen allerdings trotz aller Initiativen zur Beschäftigung von Fachkräften aus dem Ausland immer noch die Erfahrung, dass es zwischen gesetzlichem Anspruch auf eine Aufenthaltsgenehmigung und gelebter Wirklichkeit eine bürokratische Diskrepanz gibt, die im Einzelfall unverhältnismäßigen Aufwand erfordern.

GmbH/Recht: Bestellung eines Not-Geschäftsführers

Verstirbt der (Mehrheits-) Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH ist das Registergericht verpflichtet, auf Antrag einen Not-Geschäftsführer zu bestellen. Das gilt auch dann, wenn die Erben noch nicht in die Gesellschafterliste eingetragen sind und aus ihren Reihen einen Geschäftsführer dazu vorschlagen (OLG Köln, Urteil v. 27.6.2019, 18 Wx 11/19, rechtskräftig).

Um eine geordnete Nachfolge zu sichern, ist es hilfreich, wenn die Gesellschafter bereits vorab bestimmen, wer im (plötzlichen) Todesfall des Gesellschafter-Geschäftsführers die Geschäfte weiter führen soll – das Registergericht wird das in der Regel akzeptieren.

GmbH/Controlling: Arbeitskosten auf Höchststand

Insbesondere kleinere Unternehmen können mit dem Corona-bedingten Null-Wachstum leben (vgl. zuletzt Nr. 9/2020). Voraussetzung: Die Kostenstruktur bleibt einigermaßen stabil. Dagegen sprechen die neuesten Zahlen des Statistischen Bundesamtes Destatis. Danach sind die Arbeitskosten in Deutschland in 2019 um 3,0 % gestiegen. Das ist der höchste Wert seit 7 Jahren. Die Arbeitsstunde kostet danach inklusive Lohnnebenkosten 35 EUR. Auffällig: Die Lohnnebenkosten stiegen mit 3,2 % stärker als die Bruttoverdienste (2,9 %).

GmbH-Firmenwagen: OLG Dresden bestätigt Schadensersatzanspruch

Nach Ansicht des Oberlandesgerichts (OLG) Dresden steht den Käufern (hier: VW-Touran bzw. VW-Passat mit dem Motor EA 189) ein Anspruch auf anteilige Rückzahlung des Kaufpreises zu, weil die Volkswagen AG sie durch das Inverkehrbringen eines Fahrzeugs mit manipulierter Motorsteuerungssoftware getäuscht und damit vorsätzlich sittenwidrig geschädigt habe (§ 826 BGB). Die Manipulation an der Motorsteuerungssoftware ist als verbotene Abschalteinrichtung zu qualifizieren. Das Verhalten der verantwortlichen Personen der Volkswagen AG erweist sich als sittenwidrig, weil ein System zur planmäßigen Verschleierung ihres Vorgehens gegenüber Aufsichtsbehörden und Verbrauchern geschaffen worden sei. Damit bestätigt das OLG die Rechtsauffassung zahlreicher LG-Entscheide bzw. der unterdessen herrschenden Meinung zur Sache (OLG Dresden v. 6.3.2020 – 10a U 1834/19).

Verträge: MAC-Klausel schützt bei Unternehmenskauf

Wer ein Unternehmen kaufen will, sollte jetzt prüfen, ob eine sog. MAC-Klausel (Material Adverse Change) vereinbart werden kann. Eine solche Klausel schützt den Käufer gegen außergewöhnliche Vorkommnisse und Risiken – damit behält sich der Käufer z. B. das Recht vor, wegen plötzlicher außergewöhnlicher Umsatzrückgänge vom Kauf zurücktreten. Dazu: Aus aktuellem Anlass sollte die vereinbarte MAC-Klausel ausdrücklich auch das Corona-Risiko einschließen. Kommt es dann z. B. zu ungeplanten Umsatzrückgängen wegen der Unterbrechung von Lieferketten aus China, kann der Käufer zurücktreten oder zumindest die Situation neu bewerten und beim Kaufpreis nachverhandeln.

Eine informative Lektüre und ein erholsames Wochenende wünscht

Ihr

L. Volkelt

Dipl. Volkswirt, Herausgeber + Chefredakteur Volkelt-Brief