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Volkelt-Briefe

Urlaubsvertretung: Vorsicht mit personalisierten E-Mail-Adressen

Auf ein aktuelles Datenschutzproblem weist unser IT-Experte Stefan Schwab hin. Es geht um sog. personalisierte E-Mail-Adressen, wie sie unterdessen in fast allen Unternehmen eingeführt sind. Beispiel: Lothar.Volkelt@GmbH-GF.de. Genau genommen dürfen Unbefugte – und das sind Sie bzw. der Vorgesetzte oder die IT-Abteilung – E-Mails, die an eine solche Adresse verschickt werden, nur mit Zustimmung des jeweiligen Mitarbeiters einsehen. Problematisch ist das z. B. bei der Urlaubsvertretung, wenn keine automatische Weiterleitung eingerichtet ist. …

Alle E-Mails, die dort eingehen, unterliegen dem Datenschutz und dürfen von Niemandem außer dem Empfänger eingesehen werden. Was tun, ohne gegen den Datenschutz zu verstoßen? Für die bevorstehenden Urlaubsvertretungen empfehlen wir, die Mitarbeiter auf die Weiterleitungs-Funktion zu verweisen und diese als Regellösung für die Urlaubsabwesenheit vorzugeben. Mitarbeiter, die dem nicht zustimmen, sollten dazu verpflichtet werden, in der Abwesenheitsbenachrichtigung ausdrücklich darauf zu verweisen, dass diese E-Mail nicht weitergeleitet und damit nicht bearbeitet werden kann.

Das Thema ist neu und damit aktuell im Fokus der Datenschützer und der Aufsichtsbehörden. Bisher war das für Niemanden ein Problem. Jetzt sollten Sie als Geschäftsführer in einem Unternehmen mit Betriebsrat davon ausgehen, dass sich Arbeitnehmer gegen den Einblick in Daten auf personalisierten E-Mail-Adressen wehren können und werden. Unterdessen gehen immer mehr Unternehmen dazu über, die personalisierten E-Mail-Accounts durch funktionsbezogene Adressen zu ersetzen. Statt: Max-Mustermann@Muster-GmbH.de heisst es dann Service@Muster-GmbH.de oder Bestellungen@Muster-GmbH.de. Prüfen Sie, ob das in Ihrem Fall zweckmäßig ist und stellen Sie um.

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