Urlaubsvertretung: Vorsicht mit personalisierten E‑Mail-Adressen

Auf ein aktu­el­les Daten­schutz­pro­blem weist unser IT-Exper­te Ste­fan Schwab hin. Es geht um sog. per­so­na­li­sier­te E‑Mail-Adres­sen, wie sie unter­des­sen in fast allen Unter­neh­men ein­ge­führt sind. Bei­spiel: Lothar.Volkelt@GmbH-GF.de. Genau genom­men dür­fen Unbe­fug­te – und das sind Sie bzw. der Vor­ge­setz­te oder die IT-Abtei­lung – E‑Mails, die an eine sol­che Adres­se ver­schickt wer­den, nur mit Zustim­mung des jewei­li­gen Mit­ar­bei­ters ein­se­hen. Pro­ble­ma­tisch ist das z. B. bei der Urlaubs­ver­tre­tung, wenn kei­ne auto­ma­ti­sche Wei­ter­lei­tung ein­ge­rich­tet ist. …

Alle E‑Mails, die dort ein­ge­hen, unter­lie­gen dem Daten­schutz und dür­fen von Nie­man­dem außer dem Emp­fän­ger ein­ge­se­hen wer­den. Was tun, ohne gegen den Daten­schutz zu ver­sto­ßen? Für die bevor­ste­hen­den Urlaubs­ver­tre­tun­gen emp­feh­len wir, die Mit­ar­bei­ter auf die Wei­ter­lei­tungs-Funk­ti­on zu ver­wei­sen und die­se als Regel­lö­sung für die Urlaubs­ab­we­sen­heit vor­zu­ge­ben. Mit­ar­bei­ter, die dem nicht zustim­men, soll­ten dazu ver­pflich­tet wer­den, in der Abwe­sen­heits­be­nach­rich­ti­gung aus­drück­lich dar­auf zu ver­wei­sen, dass die­se E‑Mail nicht wei­ter­ge­lei­tet und damit nicht bear­bei­tet wer­den kann.