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Volkelt-Briefe

Geschäftsführer-Aufgabe: Maßnahmen gegen Gesetzesverstöße

Als Geschäfts­füh­rer einer GmbH sind Sie ver­ant­wort­lich dafür, dass in der Fir­ma Recht und Gesetz ein­ge­hal­ten wer­den (Com­pli­ance). Ihre Ver­ant­wort­lich­keit reicht von den Steu­er- und Ab­gaben­pflichten bis zur Ein­hal­tung des Min­dest­lohns und ande­ren gesetz­li­chen Vor­schrif­ten. Die Rei­he der Vor­ga­ben ist in Deutsch­land. Wich­tig ist, dass Sie sich exter­nen Fach-Rat ein­ho­len, wenn Sie einen Sach­ver­halt recht­lich nicht beur­tei­len kön­nen. Dazu sind Sie ver­pflich­tet. Auch die Gerich­te ver­lan­gen das (vgl. OLG Olden­burg, Urteil vom 22.6.2006, 1 U 34/03). Im tag-täg­li­chen Ablauf soll­ten Sie die fol­gen­den Punk­te umsetzen: …

  • Unter­neh­men­grund­sät­ze: Unter­neh­mens­grund­sät­ze sind ver­bind­li­che Vor­ga­ben für Gesell­schaf­ter, die Geschäfts­lei­tung und alle Mit­ar­bei­ter des Unter­neh­mens. Dar­in gere­gelt wird der Umgang mit Geschäfts­part­nern, Kun­den und unter­ein­an­der. Dar­in soll­te klipp und klar ver­ein­bart wer­den, dass sich alle Mit­ar­bei­ter des Unter­neh­mens zur Ein­hal­tung der gel­ten­den recht­li­chen Vor­schrif­ten ver­pflich­ten und Ver­stö­ße mel­den. Ver­stö­ße gegen die­se Unter­neh­mens­grund­sät­ze sind arbeits­recht­lich relevant.
  • Das Vier­au­gen-Prin­zip: Wich­ti­ge Ent­schei­dun­gen und wich­ti­ge Auf­ga­ben (Auf­trags­ver­ga­be, Über­wei­sun­gen) wer­den grund­sätz­lich nicht von einer Peron allein durchgeführt.
  • Doku­men­ta­ti­on: Der Zugriff auf alle (sen­si­blen) Daten des Unter­neh­mens soll­te voll­stän­dig und über einen län­ge­ren Zeit­raum doku­men­tiert wer­den. Als Unter­neh­mer müs­sen Sie wis­sen, wer, wann auf wel­che Daten Zugriff hat und hatte.
  • Ein­set­zen von Fach­be­auf­trag­ten: Als Geschäfts­füh­rer kön­nen Sie bestimm­te Zustän­dig­kei­ten an Fach­be­auf­trag­te dele­gie­ren, z. B. der Sicher­heits­be­auf­trag­te in bestimm­ten Bran­chen, der Daten­schutz­be­auf­trag­te, Umwelt­schutz­be­auf­trag­te, Beauf­trag­ter für Brand­schutz usw. Den­noch haben Sie die letz­te Über­wa­chungs­pflicht, dass hier sorg­fäl­tig gear­bei­tet wird. Dazu soll­ten Sie sich in regel­mä­ßi­gen Abstän­den über den Sta­tus berich­ten lassen.
  • Ein­set­zen von Ver­trau­ens­per­so­nen und Schieds­stel­len: Dazu gehö­ren auch Vor­keh­run­gen zum Schutz der Mit­ar­bei­ter vor Mit­ar­bei­tern, die sich nicht an die Regeln hal­ten. Reagiert z. B. ein Mit­ar­bei­ter mit Per­so­nal­funk­ti­on nicht auf einen Mob­bing-Vor­wurf, soll­te eine (Ver­trau­ens-) Stel­le ein­ge­rich­tet sein, an die sich der betrof­fe­ne Mit­ar­bei­ter wen­den kann, ohne dass er Nach­tei­le befürch­ten muss. In Fir­men mit vie­len Mit­ar­bei­tern ist auch die Ein­set­zung einer Schieds­stel­le in Per­so­nal­an­ge­le­gen­hei­ten hilf­reich, z. B. bei der Urlaubs­ab­stim­mung oder bei Ungleich­hei­ten in der Prä­mi­en­ver­ga­be oder im Aus­wahl­ver­fah­ren für die betrieb­li­che Stellenausschreibung.

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