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Volkelt-Briefe

Formsache: Gerichtsfest Protollieren – Beschlüsse, Zielvereinbarungen

Zu Nachweisproblemen mit Geschäftsunterlagen (siehe oben) kommt es nicht nur mit Geschäftspartnern sondern oft auch zwischen den Beteiligten in der GmbH – z. B. zwischen den Geschäftsführern und den (Nur-) Gesellschaftern. Wie können Sie sich in diesen Fällen absichern, wenn es z. B. darum geht, eine konkrete Anweisung der Gesellschafter an die Geschäftsführer später einmal vor Gericht nachzuweisen?

Die Rechtslage:

Das Protokoll der Gesellschafterversammlung wird entweder vom Versammlungsleiter selbst oder von einer von der Gesellschafterversammlung beauftragten Person geführt. Der Protokollführer unterzeichnet das Protokoll. Zusätzlich kann der Versammlungsleiter zeichnen. Unterschreiben die Gesellschafter, so gilt dies als Zustimmung zum protokollierten Inhalt. Unterschreiben die Gesellschafter nicht, erteilen sie ihre Zustimmung, wenn Sie nach Zugang des Protokolls nicht innerhalb einer angemessenen Frist (ein Monat) widersprechen. Zur Aushändigung und Aufbewahrung des Protokolls müssen Sie beachten:

  • Jeder Gesellschafter hat das Recht auf Einsicht in das Protokoll (§ 51a GmbHG).
  • Alleine schon aus Beweisgründen sollte das Protokoll jedem Gesellschafter ausgehändigt werden.
  • Die Gesellschafter haben aber keinen Anspruch auf Abschriften des Protokolls der Gesellschafterversammlung.

Unabhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) empfiehlt sich eine lückenlose Dokumentation aller Gesellschafterbeschlüsse über die gesamte Lebenszeit des Unternehmens. Stellt ein Gesellschafter fest, dass das Protokoll Redebeiträge falsch darstellt oder einzelne Vorgänge und Vereinbarungen unrichtig wiedergibt, dann muss er dies unmittelbar nach Erhalt des Protokolls schriftlich dem Geschäftsführer gegenüber monieren. Durch den rechtzeitigen Widerspruch (spätestens ein Monat nach Zugang) wird sichergestellt, dass es bei einer späteren Beweisführung nicht zu einer nachteiligen Beurteilung kommt. Der falsch zitierte Gesellschafter muss verlangen, dass das verbesserte Protokoll oder ein Nachtrag zum Protokoll erstellt und allen Gesellschaftern ausgehändigt wird.

Die Protokolle der GmbH sollten in einem Protokollbuch bei der Gesellschaft und in Kopie bei einem Berater der Gesellschaft aufbewahrt werden. Nummerieren Sie die Blätter des Protokollbuches, damit die sachliche und zeitliche Reihenfolge von Gesellschafterbeschlüssen beweiskräftig dokumentiert ist. Hat die GmbH mehrere Geschäftsführer sollten Sie zusätzlich auch alle Beschlüsse der Geschäftsführung, die im Gremium gefasst werden, und alle sonstigen, die GmbH betreffenden Absprachen vollständig und zumindest über die Laufzeit Ihrer Bestellung zum Geschäftsführer dokumentieren.

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