Volkelt-Brief 23/2017 - Informationen für GmbH/UG Geschäftsführer/innen

Bürokratie: Rebellen übernehmen IHK Hamburg + Richtige Geschäftsführung: Vollmachten und Vertretungen + GmbH-Beirat: Vorsicht mit Vergütungen von Zusatztätigkeiten + Geschäftsführer/Technik: Muss Erfindungen der GmbH anbieten + GmbH-Anteil: FA besteuert Verkauf doppelt + GmbH-Recht: Warnung vor falschen Registereinträgen + BISS …

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Freiburg, 9. Juni 2017

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

in Hamburg haben jetzt die Rebellen unter dem Motto DIE KAMMER SIND WIR das Kommando übernommen. Dabei geht es weder um ein Schulschiff der Bundeswehr noch um einen Luxus-Liner, auf dem Passagiere um die Welt tingeln. Es geht um nicht mehr als die Industrie- und Handelskammer Hamburg und damit auch um die Zwangsbeiträge, um die es in den letzten Jahren ruhiger und ruhiger geworden war (vgl. zuletzt Nr. 31/2014). Die Zwangsmitgliedschaft und die Zwangsbeitragspflicht stehen wieder einmal auf dem Spiel. Zuletzt hatte der DIHT – die Dachorganisation der IHKs – ihren Kritikern ein wenig den Wind aus den Segeln genommen, indem für kleinere Firmen niedrigere Pauschbeträge veranschlagt wurden. Aus den Schlagzeilen ist das Thema Zwangsmitgliedschaft damit allerdings nicht herausgekommen. Mal gab es in der einen IHK Querelen zwischen den Mitgliedern und den Organen der IHK, mal wurden überhöhte Gehaltszahlungen an die Geschäftsführer moniert.

Mit den Rebellen ist jetzt ein neues Kapitel aufgeschlagen. Statt Zwangsbeiträgen wollen die Rebellen in Hamburg freiwillige Beiträge einführen. Zudem wird es in 2017 ein weiteres Urteil des Bundesverfassungsgerichts in Sachen Zwangsbeiträge geben (Aktenzeichen: z. B. unter 1 BvR 2222/12). Vielleicht lässt sich das Gericht ja von den Rebellen inspirieren. Dann wäre allen geholfen. Unternehmen, die nicht von der IHK-Arbeit profitieren, könnten frei entscheiden, ob sie etwas zu den IHK-Aufträgen beitragen wollen. Die IHKs ständen unter dem vielleicht nicht ganz ungesunden Druck, schlanker und demokratischer zu werden. Vorteil für alle. Wir halten Sie auf dem Laufenden.

Richtige Geschäftsführung: Vollmachten und Vertretungen

Nichts ist peinlicher als eine misslungene Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung – z. B., weil der Geschäftsführer Rechts- und Formfragen falsch einschätzt. Im schlechtesten Fall haftet der zuständige Geschäftsführer, etwa wenn durch eine verzögerte Vertragsunterzeichnung ein Schaden entsteht. In der Praxis werden viele Fehler bei Vertretungsregelungen oder Vollmachten gemacht. Hier die Rechtslage für Sonderfälle:

Sind juristische Personen (AG, GmbH) Gesellschafter, werden diese durch die Geschäftsführung, den Vorstand oder andere dazu bestimmte Personen vertreten.
Wird ein Geschäftsanteil treuhändisch verwaltet, steht dem Treuhänder das Teilnahmerecht zu. Der Treuhänder kann den Treugeber hierzu bevollmächtigen.
Ist der Geschäftsanteil verpfändet, bleibt dem Gesellschafter das Teilnahmerecht – er muss zur Gesellschafterversammlung geladen werden, hat aber kein Stimmrecht.
Bei Nießbrauch hat in der Regel der Gesellschafter das Teilnahmerecht, er kann jedoch den Nießbraucher bevollmächtigen.

Als Geschäftsführer ohne Beteiligung an der GmbH haben Sie grundsätzlich kein Teilnahmerecht, aber eine Teilnahmepflicht, d. h. Sie müssen auf Verlangen der Gesellschafter an der Gesellschafterversammlung teilnehmen, um den Gesellschaftern Rede und Antwort zu stehen.

Wenn Sie als Fremd-Geschäftsführer an einer Gesellschafterversammlung auf keinen Fall teilnehmen wollen – etwa, weil Sie unbedingt zuvor noch Informationen zur rechtlichen Beurteilung einer Beschlusslage brauchen – müssen Sie Ihre Abwesenheit begründen können. Wenn Sie keine Nachteile (außerordentliche Kündigung) riskieren wollen, sollten Sie ein Attest vorlegen oder einen Arztbesuch belegen können.

Grundsätzlich hat der teilnahmeberechtigte Gesellschafter das Recht, einen Bevollmächtigten zu bestimmen. Dieser muss objektiv dazu in der Lage sein, die damit verbundene Verantwortung zu übernehmen. Die ergibt sich aus der beruflichen Qualifikation (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer). Aus praktischen Erwägungen (Entscheidungsfähigkeit) empfiehlt es sich, im Gesellschaftsvertrag Regelungen zur Abwesenheitsvertretung zu treffen. Dazu muss sichergestellt werden, dass das Teilnahmerecht nur auf ausreichend qualifizierte und zuverlässige Personen übertragen wird. Musterformulierung: „Bevollmächtigter zu Gesellschafterversammlung kann nur ein Mitgesellschafter oder eine zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Person mit kaufmännischen, betriebswirtschaftlichen und juristischen Kenntnissen (Steuerberater, Rechtsanwalt) sein“. Der Bevollmächtigte muss eine schriftliche Vollmacht vorlegen, das ist eine vom Gesellschafter eigenhändig unterschriebene Urkunde, die ihn zu Ausübung bestimmter oder aller Gesellschafterrechte bevollmächtigt. Da eine eigenhändige Unterschrift notwendig ist, genügt eine Vollmachtserstellung per Fax nicht den rechtlichen Vorschriften.

Wenn Sie als Geschäftsführer Zweifel an einer Bevollmächtigung haben, sollten Sie die Person – sofern keine begründeten Verdachtsmomente (Preisgabe von Betriebsinterna) bestehen – an der Gesellschafterversammlung teilnehmen lassen. Informieren Sie die teilnehmenden Gesellschafter über Ihre Bedenken und vermerken Sie dieses im Protokoll. Versuchen Sie den abwesenden Gesellschafter zu erreichen und vermeiden Sie, vertrauliche Sachverhalte zu beschließen.

Der Widerruf von mit Vollmacht zustande gekommenen Gesellschafterbeschlüssen ist grundsätzlich möglich, sofern der Bevollmächtigte nicht die wirtschaftliche Stellung eines Gesellschafters hat und insofern wirtschaftliche Sachverhalte nicht ausreichend beurteilen kann. Gesellschafter und Bevollmächtigter dürfen nicht gleichzeitig an der Gesellschafterversammlung teilnehmen – es sei denn, dies wird mehrheitlich zugelassen oder ist laut Gesellschaftsvertrag erlaubt.

Weiterführend: Vollmacht

GmbH-Beirat: Vorsicht mit Vergütungen von Zusatztätigkeiten

Aufsichts- oder Beiratsvergütungen können Sie in der GmbH zur Hälfte als Betriebsausgaben abziehen, wenn der Aufsichtsrat eine Überwachungsfunktion ausübt (§ 10 Nr. 4 KStG). Aber auch wirklich nur in diesem Fall. Nach den Vorgaben der Finanzbehörden sind aber die folgenden Vergütungen keine Zahlungen für Aufsichtsratstätigkeiten im Sinne des Körperschaftsteuergesetzes (so z. B. OFD Magdeburg, S 2755 – 1 – St 216):

Vergütungen für reine Repräsentationsaufgaben,
Vergütungen für ehemalige Aufsichtsratsmitglieder für beratende Tätigkeiten,
für eine Doppelfunktion (das Aufsichtsratsmitglied ist Mitglied des Aufsichtsrates und eines Kreditausschusses),
Vergütungen für Tätigkeiten an Aufsichtsratsmitglieder, die zusätzlich als Sachverständige mit weiteren Kontrollfunktionen beauftragt werden.

Im Urteilsfall hatten der Verkäufer und der Käufer des GmbH-Anteils eine Stundung des Kaufpreises vereinbart, weil die GmbH zwischenzeitlich in Zahlungsschwierigkeiten geraten war. Der Kaufpreis wurde aber tatsächlich nicht bezahlt, der Kaufvertrag nicht durchgeführt. Eine solche steuerliche Rückabwicklung ist aber nicht zwingend, wenn der Kaufpreis nicht vollständig bezahlt wird. Darüber hat das Gericht nicht entschieden. Es bleibt also bis auf weiteres offen, wie die Finanzbehörden einen solchen Fall entscheiden werden.

Geschäftsführer/Technik: Muss Erfindungen der GmbH anbieten

Macht der Gesellschafter, der wie ein Geschäftsführer in die Leitung der GmbH eingebunden ist, im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit eine Erfindung, kann für ihn die Pflicht bestehen, diese Erfindung der GmbH (entschädigungslos) anzudienen. Und zwar dann, wenn die Leitungsfunktion des Gesellschafters auch den technischen Bereich betrifft, die Erfindung dem Geschäftsgegenstand der Gesellschaft zuzuordnen ist und die Erfindung überwiegend auf Mitteln, Erfahrungen und Vorarbeiten des Unternehmens beruht. Verstößt der Gesellschafter gegen diese sog. Andienungspflicht und meldet er die Erfindung im eigenen Namen als Patent an, steht der GmbH ein Anspruch auf Übertragung der Anmeldung bzw. des auf Grund dieser Anmeldung erteilten Patents zu (OLG Frankfurt, Urteil vom 13.4.2017, 6 U 69/16).

Entscheidend sind hier die Grundsätze für Organmitglieder laut Rechtsprechung (OLG Düsseldorf, Urteil vom 10.6.1999, 2 U 11/98). Eine sog. Andienungspflicht wird dort aus dem Anstellungsvertrag abgeleitet und angenommen, wenn der Geschäftsführer vertragsgemäß im Bereich der technischen Entwicklung tätig ist und wenn er für die Erfindung auf sachliche und personelle Mittel, Vorarbeiten und Erfahrungen des Unternehmens zurückgreifen kann.

GmbH-Anteil: FA besteuert Verkauf doppelt

Ist der Kaufvertrag über einen GmbH-Anteil noch nicht völlig abgeschlossen, darf das Finanzamt bei der Rückabwicklung keine zweite steuerpflichtige Übertragung unterstellen. Noch besser: Auch ein bereits veranlagter Veräußerungsgewinn entfällt (BFH, Urteil vom 6.12.2016, IX R 49/15).

Als Geschäftsführer einer GmbH mit Aufsichtsrat (das ist z. B. eine GmbH mit mehr als 500 Arbeitnehmern bzw. bei freiwilliger Einrichtung des Beirats mit echten Kontrollaufgaben) sollten Sie bei der Besetzung des Beirates auf die oben genannten Kriterien hinweisen und die steuerlichen Folgen aufzeigen (Verlust der Abzugsfähigkeit der hälftigen Aufsichtsratsvergütung). Insbesondere bei Bestellung eines Steuerberaters/Wirtschaftsprüfers /Rechtsanwalts in den Aufsichtsrat/Beirat kann es schnell zu Doppelfunktionen oder Interessenkollisionen kommen. Steuerschädlich sind in diesem Fall zusätzliche Tätigkeiten eines Aufsichtsrates, sei es bei der Erstellung von Rechts- oder Steuergutachten oder bei einer Vertretung der GmbH in gerichtlichen Verfahren oder anderen rechtlichen Auseinandersetzungen. Es sei denn, dass ein gesonderter Vertrag über die zusätzlich zu erbringende Leistung abgeschlossen wird, die nicht im Zusammenhang mit seiner Kontrollaufgabe stehen darf.

GmbH/Schutz: Warnung vor falschen Registereinträgen

Die Justizbehörden der Länder weisen darauf hin, dass wieder verstärkt mit gefakten amtlichen Formularen zum Eintrag in vermeintlich öffentliche Register oder Gewerbeverzeichnisse geworben wird. Es geht noch dreister: Es werden einfach nur Rechnungen für imaginäre Einträge verschickt.

Die Veröffentlichung der Eintragungen im Handelsregister erfolgt zentral unter www.handelsregister.de. Für Unternehmen entstehen durch die Veröffentlichung keine zusätzlichen Kosten. Für die Suche im Elektronischen Handelsregister ist eine Registrierung notwendig, konkrete Auskünfte gibt es gegen (geringe) Gebühren.

Eine informative Lektüre wünscht

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur Geschäftsführer-Fachinformationsdienst