In den meisten GmbHs wird in der Geschäftsführung „Arbeitsteilung“ praktiziert. Danach ist der kaufmännisch verantwortliche Geschäftsführer in der Regel für die Einhaltung der Steuerpflichten zuständig.
Achtung: Bisher hat die Rechtsprechung für die Steuerhaftung akzeptiert, wenn die Arbeitsteilung mündlich vereinbart war und so praktiziert wurde (vgl. zuletzt BFH, Beschluss vom 22.7.2010, VII B 126/09). Jetzt hat das FG Rheinland-Pfalz in einem Lohnsteuer-Haftungsfall den lediglich Ressort verantwortlichen Geschäftsführer in die Haftung genommen, weil die Arbeitsteilung nicht in Schriftform nachgewiesen wurde (FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 10.12.2013, 3 K 1632/12). Das müssen Ressort-verantwortliche Geschäftsführer ab sofort beachten:
- Lassen Sie sich vom kaufmännisch verantwortlichen Geschäftsführer regelmäßig über die wirtschaftliche Lage (auch: Erfüllung der Steuerpflichten) informieren. Fragen Sie regelmäßig nach, wenn Sachverhalte unklar sind und lassen sich dazu „Schriftliches“ vorlegen.
- Protokollieren Sie diesen Ablauf, inkl. Anlagen zum Protokoll, Berichte, Zwischenabschlüsse, BWA usw.
- Informiert der kaufmännische Geschäftsführer nicht umfassend und vollständig, sollten Sie selbst Kontakt mit dem Steuerberater aufnehmen und sich die unklaren Sachverhalte erläutern lassen.
- Geschäftsführer, die für ein Ressort eingestellt sind (Vertrieb, Produktion), sollten sich diese Ressortverantwortlichkeit schriftlich dokumentieren lassen. Und zwar entweder im Anstellungsvertrag (unter „Aufgaben”) oder in einer Geschäftsordnung, auf die im Anstellungsvertrag verwiesen wird (unter „Aufgaben”).
Geschäftsführer (unbedingt: Minderheits-Gesellschafter-Geschäftsführer, Ressort-Geschäftsführer im Konzern), deren Vertragswerk schon abgeschlossen ist und der jetzt nur noch mit Zustimmung der Gesellschafter geändert werden kann, sollten jetzt wie folgt vorgehen. Beachten Sie in der Praxis unbedingt die oben genannten Maßnahmen. Zusätzlich: Dokumentieren Sie, welche Aufgaben Sie in der GmbH in der Praxis tatsächlich erledigen. Drängen Sie bei der nächsten Vertragsanpassung ( z. B. Gehaltserhöhung) darauf, dass zumindest eine Geschäftsordnung intern für die Geschäftsführer erstellt wird. Muster: Geschäftsordnung. Muster: Geschäftsführer Finanzen/Controlling.