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GmbH/Dokumentation: Doppelt hält länger 

“Wir legen die Protokollabschriften in einem Aktenordner und im pdf-Format in einem Dokumentationsordner ab. Genügt das den gesetzlichen Anforderungen”. Dazu: Das Protokoll der Gesellschafterversammlung wird entweder vom Versammlungsleiter selbst oder von einer von der Gesellschafterversammlung beauftragten Person geführt. Der Protokollführer unterzeichnet das Protokoll. Zusätzlich kann der Versammlungsleiter zeichnen. Unterschreiben die Gesellschafter, gilt dies auch als Zustimmung zum Inhalt. Unterschreiben die Gesellschafter nicht, erteilen sie ihre Zustimmung, wenn Sie nach Zugang des Protokolls nicht innerhalb einer angemessenen Frist (ein Monat) widersprechen. Zur Aushändigung und Aufbewahrung des Protokolls müssen Sie beachten:

  • Jeder Gesellschafter hat das Recht auf Einsicht in das Protokoll (§ 51a GmbHG).
  • Alleine schon aus Beweisgründen sollte das Protokoll jedem Gesellschafter ausgehändigt werde
  • Die Gesellschafter haben aber keinen gesetzlichen Anspruch auf Abschriften des Protokolls der Gesellschafterversammlung.

Unabhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) empfiehlt sich eine lückenlose Dokumentation aller Gesellschafterbeschlüsse über die gesamte Lebenszeit des Unternehmens. Stellt ein Gesellschafter fest, dass das Protokoll Redebeiträge falsch darstellt oder einzelne Vorgänge und Vereinbarungen unrichtig wiedergibt, dann muss er dies unmittelbar nach Erhalt des Protokolls durch den Gesellschafter schriftlich dem Geschäftsführer gegenüber monieren. Durch den rechtzeitigen Widerspruch (spätestens ein Monat nach Zugang) wird sichergestellt, dass es bei einer späteren Beweisführung nicht zu einer nachteiligen Beurteilung kommt.

Die Protokolle der GmbH sollten 1.) in einem Protokollbuch bei der Gesellschaft, 2.) als gesicherte pdf-Dokumente in einem zugriffsgesicherten Ordner der IT (Cloude, Netzwerk, PC-Station) und 3. in Kopie bei einem Berater der Gesellschaft aufbewahrt werden. Nummerieren Sie die Blätter des Protokollbuches, damit die sachliche und zeitliche Reihenfolge von Gesellschafterbeschlüssen beweiskräftig dokumentiert ist.

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