Bürokratie: Wie der Fiskus der Kirche zu schaffen macht + Geschäftsführer-Pflichten: Wie viel Gesetz müssen Sie kennen? + Schwierige Weisungen: Was tun, ohne die Gesellschafter zu verprellen + Sommerpause: Auch mal an sich selbst denken + Manipulationssichere Kassen kommen: Nur der genaue Zeitpunkt ist noch offen + Pflichtverletzung: Ressortverteilung schützt nicht vor Haftung für Sozialversicherungsbeiträge + BISS …
Der Volkelt-Brief 28/2015 > Download als PDF – lesen im „Print”
Freiburg 10. Juli 2015
Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,
Kapitalgesellschaften – auch Ihre GmbH – müssen beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) nachfragen, ob für die Gesellschafter Kirchensteuerpflicht besteht. Nur wenn für den Gesellschafter ein sog. Sperrvermerk eingetragen ist, ist die GmbH berechtigt, Gewinnausschüttungen ohne Kirchensteuer vorzunehmen. Dazu muss die GmbH jährlich die Steuerpflicht Ihrer Gesellschafter beim BZSt abfragen und zwar in der Zeit zwischen dem 1.9.2015 und dem 31.10.2015. Ausnahme: Die Einpersonen-GmbH (vgl. Nr. 31/2014). Danach muss eine Registrierung nicht erfolgen, wenn es sich um eine Einpersonen-GmbH handelt und der alleinige Gesellschafter-Geschäftsführer nicht kirchensteuerpflichtig ist.
Geschäftsführer-Pflichten: Wie viel Gesetz müssen Sie kennen?
„Compliance“ – so der Fachterminus für Beachtung und Einhaltung der Gesetze durch das Unternehmen. Im schlechtesten Fall drohen dem Geschäftsführer drastische Geldbußen – bis zu 1 Mio. EUR (§ 130 OWiG). Als Geschäftsführer eines Unternehmens müssen Sie dafür sorgen, dass Gesetze und hoheitliche Vorgaben eingehalten werden. Z. B. die Buchführungs- und Bilanzierungspflichten, die Steuerpflichten, auch Umweltauflagen, arbeitsrechtliche Bestimmungen oder Grundsätze des Geschäftsverkehrs. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, sind in der Praxis insbesondere geeignet:
- Regelmäßige Information: Für Kaufleute gilt der Grundsatz der Informationsverpflichtung. Das bedeutet: Der Geschäftsführer kann sich im Zweifel nicht darauf berufen, dass er „ein Gesetz nicht kannte“. Er ist verpflichtet, sich zu informieren. Das gilt nicht nur für bestehende Gesetze und Vorschriften, sondern auch für Rechtsänderungen des Gesetzgebers, aber auch Rechtsänderungen, die sich aus der Rechtsprechung oder anderen Quellen ergeben (Beispiele: Mandanten-Informationen Ihres Steuerberaters oder hier: „Die Information für den GmbH-Geschäftsführer“).
- Aufstellen eines Informationskataloges: Mit zunehmender Komplexität des Unternehmens erhält das Thema „Information“ mehr Gewicht. In größeren Unternehmen ist es üblich, die Berichterstattung zwischen Gesellschaftern und ihren Geschäftsführern mit Hilfe eines sog. Informationskataloges zu systematisieren. Hierin wird festgelegt, worüber die Gesellschafter regelmäßig bzw. außerordentlich von den Geschäftsführern unterrichtet werden müssen.
- Fachkundige Beratung: Sie als Geschäftsführer sind verpflichtet, sich bei Entscheidungen über komplexe wirtschaftliche Sachverhalte qualifiziert beraten zu lassen – und zwar durch einen in der Sache fachkundigen Experten. So sind Sie beim Erwerb eines Unternehmens verpflichtet, eine fachkundige Beratung zur Ermittlung eines angemessenen Kaufpreises einzuholen, in Form eines Due Dilligence (OLG Oldenburg, Urteil vom 22.6.2006, 1 U 34/03).
- Dokumentation: Vorgänge mit betrieblichen Auswirkungen müssen protokolliert und dokumentiert werden. Das betrifft Beschlüsse (Gesellschafter, Geschäftsführer) und Protokolle der Gremien und Projektgruppen.
- Vorkehrungen gegen Organisationsverschulden: Sie müssen die organisatorischen Voraussetzungen dafür schaffen, dass es nicht zu Pflichtverstößen der Mitarbeiter kommt.
Schwierige Weisungen: Was tun, ohne die Gesellschafter zu verprellen
Die Gesellschafter Ihrer GmbH können Ihnen jederzeit und zu allen Angelegenheiten der GmbH Weisungen erteilen. Welche Weisungen an den Geschäftsführer erteilt werden, steht im freien Ermessen der Gesellschafter. Auch Einzelanweisungen an Geschäftsführer sind möglich (§ 37 Abs. 1 GmbHG). Dazu genügt jedoch nicht die Anweisung eines Mehrheits-Gesellschafters. Die Anweisung muss immer auf der Grundlage eines Gesellschafterbeschlusses erfolgen. Schwierig ist es, wenn Weisungen auf Gesellschafterbeschlüssen beruhen, denen Nichtigkeit oder Anfechtung droht. Solange kein Gesellschafter eine konkrete rechtliche Maßnahme eingeleitet hat, müssen Sie auch diese Weisung ausführen.
Nicht eindeutig ist die Rechtslage bei Weisungen, die gegen Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages verstoßen. In der Praxis sollten Sie davon ausgehen, dass Sie Weisungen, die bewusst eine vorhandene Bestimmung des Gesellschaftsvertrages ausnahmsweise außer Kraft setzen, ausführen müssen. Handeln Sie als Geschäftsführer aufgrund eines anfechtbaren Beschlusses, so hat der Beschluss keine haftungsbefreiende Wirkung. Mängel bei der Beschlussfassung gehen zu Ihren Lasten. Als Geschäftsführer sollten Sie Weisungen der Gesellschafter nicht auszuführen, wenn
- die Ausführung gegen gesetzliche Verpflichtungen verstoßen würde (z. B. Pflicht zur Kapitalerhaltung),
- Sie sich damit strafbar machen würden (z. B. Steuerpflichten),
- Sie sich schadensersatzpflichtig machen würde (z. B. gegenüber Dritten).
- Wollen Sie im Vorfeld Ihnen ungenehme Weisungen der Gesellschafter verhindern, können Sie dazu Einfluss auf die Gesellschafterversammlung nehmen.
Sommerpause: Auch mal an sich selbst denken
Die meisten Kollegen machen über den Sommer zumindest ein paar Tage Urlaub. Meistens sind es allerdings weniger als 2 Wochen wie für die meisten Arbeitnehmer üblich. Dennoch können Sie die ruhigeren Tage auch einmal dazu nutzen, einfache Verhaltensänderungen zu trainieren. Sie sollten sich aber ganz bewusst keinen zusätzlichen Leistungsanforderungen aussetzen. Die einfachsten Abspann- und Entspannungs-Methoden sind:
- Schlafen: Verlängern Sie Ihre Schlafzeiten. Bleiben Sie eine halbe Stunde länger liegen. Wenn Sie tagsüber Ermüdung spüren, ziehen Sie sich zurück und gönnen sich einen Kurzschlaf.
- Spazierengehen: Möglichst völlig in der ablenkungsfreien Natur. Geben Sie sich spontanen Gedanken hin und lassen sich auf die Natur ein. Alleine dieses Abschalten hat schon einen großen Erholungseffekt.
- Yoga: Daraus brauchen Sie nicht gleich eine Heilslehre zu machen. Aber ein paar systematische und einfache Konzentrations‑, Entspannungs- und Atemübungen können viel bewirken. Prüfen Sie Ihre Ernährungsgewohnheiten.
Manipulationssichere Kassen kommen – nur der genaue Zeitpunkt ist noch offen
Die Finanzminister des Bundes und der Länder haben sich jetzt darauf verständigt, manipulationssichere Kassensystem gesetzlich vorzuschreiben (Treffen der Finanzminister vom 25.6.2015). Dazu müssen noch technische Standards geklärt werden und entsprechende Übergangsbestimmungen festgelegt werden. Darin soll geklärt werden, wie bei soeben erfolgter Neuanschaffung eines Kassensystems verfahren wird (Übergangsregelung). Die Minister sind sich auch einige darin, nicht auf eine europäische Vorgabe für Kassen abzuwarten, sondern gegebenenfalls auch eine deutsche Lösung umzusetzen. Schwacher Trost: Eine Verschärfung des momentanen Strafmaßes für Verstöße wurde nicht diskutiert und ist – vorerst jedenfalls – offensichtlich nicht geplant.
Ressortverteilung schützt nicht vor Haftung für Sozialversicherungsbeiträge
Ist die GmbH in der wirtschaftlichen Krise nicht in der Lage, die Sozialversicherungsbeiträge für die Löhne der Mitarbeiter (anteilig) mit ihrer Fälligkeit zu zahlen, handelt es sich im juristisches Sinne um ein „Vorenthalten“ (§ 266a StGB). Selbst wenn in der GmbH eine Ressortverteilung vereinbart ist, gilt diese strafrechtliche Verantwortung für jeden einzelnen Geschäftsführer (Allzuständigkeit des Geschäftsführers). Danach gilt: „Auf die Zusage eines Mit-Geschäftsführers darf er nicht vertrauen, sondern er muss selbst kontrollieren, ob die Beiträge tatsächlich abgeführt wurden“ (OLG Düsseldorf, Urteil vom 16.9.2014, I‑21 U 38/14, GmbH-Rundschau 2015, S. 708 ff.).
Mit besten Grüßen Ihr
Lothar Volkelt
Herausgeber + Chefredakteur