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Volkelt-Brief 09/2018

GmbH-Fuhrpark: Investieren in Zeiten der Blauen Plakette.+ Risiko-Management: Wie SIE als Geschäftsführer Ihre GmbH fit für alle Fälle machen + Digitalisiserung: Alexa, Siri und Google – was bringen elektronische Sprach-Assistenten? + Neue Pflichten aus dem Koalitionsvertrag: Noch mehr KSV-pflichtige Leistungen + Geschäftsführer privat: Kleingedrucktes in der Pensionszusage + GmbH Recht: Verträge mit sich selbst +

BISS … die Wirtschaft-Satire

 

 

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Freiburg, 2. März 2018

 

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

bereits in Ausgabe 24/2016 vom 8. Juni 2016 habe ich die Kollegen an dieser Stelle unter der Überschrift „Fuhrpark: Die richtige Strategie für die Blaue Plakette“ vorgewarnt. Wörtlich hieß es da: „Sinnvoll für den Fuhrpark der nächsten Jahre sind Leasing-Beschaffungen mit kurzen Laufzeiten oder der Verzicht auf Diesel-Fahrzeuge bei regelmäßigen Umweltzonen-Fahrten. Das gilt auch für den Firmenwagen des Chefs und der Mitarbeiter. Betroffene Fahrzeuge haben einen hohen Wertverlust und müssen abgeschrieben werden“. Einige Kollegen – ich erinnere mich – haben damals abgewinkt.

Jetzt, hier und heute, holt uns das Thema schneller ein als erwartet. Unterdessen hat Dieselgate die Karten neu gemischt und den Käufern den schwarzen Peter zugespielt. Der Druck auf die Politik ist durch zahlreiche gerichtliche Verfahren (BVerwG mit Beschluss v. 27.2.2018, 7 C 26.16) bis zum Zwang zum Handeln gestiegen. Gebrauchte Diesel-Fahrzeuge sind gerade noch zu Buchwerten zu verkaufen oder so gut wie unverkäuflich. Die blaue Plakette ist nicht nur in Sichtweite – sie ist „DA“, sie ist Planungsvorgabe für alle Unternehmen mit Fuhrpark.

Vielleicht hat ja der ein oder andere Kollege unsere Hinweise damals befolgt und sich und der GmbH Einiges an Ärger, Verwaltungsaufwand und Kosten erspart. Für den nächsten Geschäftsführer-Dienstwagen-Wechsel gilt: Ein Schnäppchen machen Sie, wenn Sie Ihren alten (Diesel) Firmenwagen privat zum Buchwert aufkaufen und dann – mit einem realistischen Preisaufschlag – ins Ausland verkaufen.

 

Risiko-Management: Wie SIE als Geschäftsführer Ihre GmbH fit machen

Das Aktienrecht gilt auch für große GmbH (§ 91 Abs. 2 AktG). Danach muss der Vorstand einer Aktiengesellschaft „geeignete Maßnahmen ergreifen, insbesondere ein Überwachungssystem einrichten, das den Fortbestand der Gesellschaft sichert und gefährdende Entwicklungen für das Unternehmen frühzeitig erkennt“. Das gilt auch für Sie als Geschäftsführer einer großen GmbH und mit Einschränkungen sogar auch für die mittelgroße GmbH. Versäumen Sie es, übliche, Fortbestand sichernde Controllingsysteme und Prognose-Instrumente zu entwickeln und einzusetzen, handeln SIE zumindest fahrlässig, u. U. sogar grob fahrlässig. Neben den gegenwarts- und zukunfts-bezogenen, produktions- und umsatzbezogenen Unternehmensdaten aus dem Controlling gibt es eine ganze Reihe anderer Faktoren, die das zukünftige Risiko Ihres Unternehmens bestimmen.

Beispiele: Standortverlegung, Zukauf eines Unternehmens, Anschaffung einer neuen Produktionsanlage, fehlerhaftes Qualitätsmanagement usw. Vorausschauendes Risiko-Management umfasst drei Stufen:

  1. das Erkennen von Risiken,
  2. das Beobachten der als Risiko erkannten Gefahren und
  3. die Aufstellung und Fortschreibung eines Maßnahmenkataloges gegen drohende Gefahren.

Zunächst müssen Sie sich also einen systematischen Überblick über alle potenziellen Fehlerquellen verschaffen. Dazu ist es notwendig, alle Mitarbeiter für eventuelle Risiken zu sensibilisieren und diese systematisch in die Risikoanalyse einzubeziehen.

Beispiel: Die Muster-Software GmbH verwendet in ihrem Vermögensverwaltungsprogramm ein Modul, das nur von einem einzigen Hersteller bezogen werden kann. Das weiß aber nur der Software-Entwickler. Hier ist es Aufgabe der Geschäftsführung, dieses Wissen zu „aktivieren“, einen zweiten Anbieter vorrätig zu halten oder einen Notfallplan für eine Eigenentwicklung auszuarbeiten. Um Risikofaktoren im Unternehmen systematisch aufzudecken, sollten Sie auf allen Ebenen organisatorische Vorkehrungen treffen.

Muster Arbeitsschema:

Wer ist zuständig Ziel GF-Aktivität
Geschäftsführer Erkenntnisse, die nicht aus dem eigenen Unternehmen abgeleitet werden können
  • Beobachtung von Wettbewerbern
  • Analyse von Wirtschaftsnachrichten
  • Verbandsinformationen
  • Weiterbildungsmaßnahmen
Geschäftsführungs-Gremium
  • regelmäßige Analyse eigener Erfahrungen
  • systematische Suche nach Abweichungen
  • Regelmäßige GF-Runden
  • TOP: Risikofaktoren – offene Diskussion
  • Fortschreibung der Risikofaktoren im Protokoll
Projektgruppen

Abteilungsleiter

 

  • Regelmäßiger Austausch von Erfahrungen
  • offene Diskussion über anstehende Aufgaben und damit verbundene Problemstellungen
  • persönliche Anwesenheit
  • aktive z. K. der Protokolle – ggf. durch GF-Assistenz
Projektgruppe                 Risiken
  • unternehmens-interne Recherchen
  • externe Recherchen
  • Kooperation mit Beratern
  • Kooperation mit Forschungs­einrichtungen
  • Einrichten der Projektgruppen
  • Gelegentliche Anwesenheit in den Projektgruppen
  • Auswertung und Analyse der Protokolle – ggf. durch die GF-Assistenz

 

Digitalisiserung: Alexa, Siri und Google – was bringen elektronische Sprach-Assistenten?

Spätestens seitdem auch Google mit Sprachassistent funktioniert, nutzen jetzt auch viele der Kollegen dieses Hilfsmittel – sei es zum Anwählen von Telefon-Gesprächspartnern oder zum Aufzeichnen und Verwalten von Kontakten oder Terminen. Der Hamburger Medien-Professor Dr. Willy Theobald geht davon aus, dass die gesprochene Sprache über kurz oder lang in vielen Bereichen die schriftliche Kommunikation ersetzen wird – auch wenn man durchaus darüber streiten kann, wie lange das dauern wird und welche Teile der Kommunikation davon betroffen oder ausgeschlossen sein werden (Z. B.: Verträge, Gerichtsurteile, Gebrauchsanweisungen, Handbücher). Fakt ist, dass diese sprachlichen Hilfsmittel dazu geeignet sind, Abläufe und Prozesse im Alltagsgeschäft zu beschleunigen und zu systematisieren. Anwender machen schnell die Erfahrung, dass die dahinter liegende Künstliche Intelligenz (KI) zwar eigenständig arbeitet und dazu lernt, in der Regel aber umso zielstrebiger und systematischer genutzt werden kann, je präziser die sprachliche Vorgabe ausfällt. Learning by doing.

These: Wer sich sprachlich schwer tut, wird die Vorteile der neuen digitalen Technik schlechter nutzen können als die Kollegen, die es gewohnt sind, sich mit differenzierten Begriffen und eindeutigen Definitionen auszudrücken. So sind z. B. Juristen bestens per Ausbildung darauf geschult, eine präzise Sprache einzusetzen. Alexa, Siri und Google sind bei einer Problemlösung nur erfolgreich, wenn SIE in der Lage sind, die Fragestellung exakt definitorisch vorzugeben. Übung macht den Meister. Gewöhnen Sie Google und Co. an Ihre sprachlichen Eigenarten und lernen SIE mit.

Unterdessen kann (fast) jeder Smartphone-User mit einem Betriebssystem Android 6. und höher den Google-Assistenten inkl. Sprachsteuerung installieren. Menschen mit weniger digital-affinen Ambitionen lassen sich den Assistenten vor Ort im Mobilfunk-Laden installieren und erklären. Wichtig: Google zeichnet automatisch alle Sprachnachrichten auf. Es empfiehlt sich, diesen Automatismus auszuschalten – das ist möglich, indem Sie auf der Audioseite die entsprechenden Einstellungen ändern („Sprach- und Audio-Aktivitäten“ auf passiv stellen).

 

Neue Pflichten aus dem Koalitionsvertrag: Noch mehr KSV-pflichtige Leistungen

Die Summe aller von Ihrer GmbH an selbständige Künstler und Publizisten gezahlten Entgelte aus 2017 müssen Sie bis zum 31.3.2018 an die Künstlersozialversicherung (KSV) anmelden. Diese Jahresmeldung ist die Grundlage für die Abrechnung der Künstlersozialabgabe für das Vorjahr. Soweit sich hieraus Nachzahlungen ergeben, werden diese ebenfalls am 31.3. des Abrechnungsjahres fällig. Die monatlichen Vorauszahlungen auf die Künstlersozialabgabe sind bis zum 10. des Folgemonates an die Künstlersozialkasse zu zahlen. Zahlen Sie Beiträge nicht in der geforderten Höhe oder nicht pünktlich, ist die Künstlersozialversicherung berechtigt, monatlich Säumniszuschläge in Höhe von 1% des Rückstandes zu berechnen.

KSV-beitragsfrei sind alle diese Leistungen, wenn Sie von einer Agentur/einem Webdesigner geliefert werden, die diese Leistungen in einer Firma mit der Rechtsform einer UG oder einer GmbH erbringen. Achtung: Laut Koalitionsvertrag sollen zusätzliche Leistungen abgabepflichtig werden. Wörtlich heißt es dazu im Koalitionsvertrag (S. 167): „Wir streben eine Erweiterung der abgabepflichtigen Verwerter um digitale Plattformen, die eine kommerzielle Verwertung künstlerischer Leistungen ermöglichen, an“. Wer davon konkret betroffen ist, bleibt erst einmal abzuwarten (Tendenz: eventuell eine Abgabepflicht für alle graphischen Gestaltungen, Bilder und Fotos in Internet-Shops). Wir halten Sie dazu auf dem Laufenden. P.S.: Aufwendiges Rechnungssuchen ersparen Sie sich, wenn Sie alle Rechnungen mit KSV-pflichtigen Umsätzen schon bei der Ablage entsprechend kennzeichnen bzw. bei der elektronische Dokumentation mit dem Zusatz „KSV“ in der Dokumentenkennung versehen.

Seit 2014 wird die ordnungsgemäße Meldung und Abführung der Beiträge zur KSV im Rahmen der Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung (DR) geprüft. Ziel ist eine flächendeckende Prüfung, die aber auch im abgelaufenen Geschäftsjahr 2017 so noch nicht durchgesetzt werden konnte. Informieren Sie sich vorab darüber, welche Leistungen beitragspflichtig sind. Beispiele gibt es auf der Homepage der KSV unter www.kuenstlersozialkasse.de > Downloadbereich für Unternehmen und Verwerter. Prüfen Sie, welche Leistungen Sie ggf. im eigenen Haus ohne KSV-Beitrag erstellen können, z. B. die Formulierung von Werbetexten, eigene Fotos durch Mitarbeiter erstellen, Gestaltung der Web-Seiten durch die eigene IT usw…

 

Geschäftsführer privat: Kleingedrucktes in der Pensionszusage

Geschäftsführer, die nach Amtsantritt geheiratet haben, sollten ihre Pensionszusage prüfen: Ist z. B. vereinbart, dass die Ehefrau, die 15 Jahre und mehr jünger als der Ehemann ist, keinen Anspruch auf Hinterbliebenenversorgung hat, dann gilt das so. Laut Bundesarbeitsgericht (BAG) stellt diese Vorgabe keinen Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz dar. Das gilt auch für vergleichbare Regelungen, die Ansprüche ausschließen (BAG, Urteil v. 20.2.2018, 3 AZR 43/17).

Sind seit Abschluss des Anstellungs- bzw. Pensionsvertrages Änderungen in Ihren persönlichen Verhältnissen (insbesondere Ehegatten- und Kinderversorgung) eingetreten, sind Sie also gut beraten, die Verträge zu prüfen und ggf. den geänderten Verhältnissen anzupassen (Änderung des Geschäftsführer-Anstellungsvertrages mit Gesellschafter-Beschluss).

 

GmbH Recht: Verträge mit sich selbst

Wer einen Vertrag mit der GmbH abschließen will, braucht sich grundsätzlich nicht darum zu kümmern, ob der Geschäftsführer die sich aus dem Innenverhältnis ergebenden Schranken seiner Befugnis einhält. Das gilt auch für Insich-Geschäfte (gemäß § 181 BGB) des Geschäftsführers in Vertretung zweier GmbHs (BGH, Urteil v. 18.10.2017, I ZR 6/16).

Nur im Ausnahmefall, wenn das abgeschlossene Geschäft für eine der vom gleichen Geschäftsführer vertretenen GmbHs nachteilig ist, kann ein solches Insichgeschäft ohne ausdrückliche Erlaubnis im Innenverhältnis unwirksam sein. Ansonsten greift eine ausdrückliche Befreiung vom Verbot von Insichgeschäften. Im Falle der GmbH muss dies im Gesellschaftsvertrag ausdrücklich geregelt werden: „Der Geschäftsführer der GmbH ist vom Verbot der Insichgeschäfte gemäß § 181 BGB befreit“.

 

Eine informative Lektüre wünscht

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur Geschäftsführer-Fachinformationsdienst

 

Der vollständige Text ist nur für Mitglieder des Volkelt-Beratungs-Centers zugänglich.

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