Volkelt-Brief 20/2015 - Informationen für GmbH/UG Geschäftsführer/innen

Strategie: Wie SIE expandieren – ohne großen Aufwand + IT-Sicherheitslücken: Was Sie als Geschäftsführer veranlassen müssen + Konflikte in der GmbH: Die Ausschluss-Klausel sichert den Bestand + Betriebsausgaben: Oldies gehören zur privaten Lebensführung + Geschäftsführer unterwegs: Nötigung im Straßenverkehr + Mitarbeiter: Zurückhaltung ist der bessere Umgang mit der Berufsgenossenschaft + BISS …

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Freiburg 15. Mai 2015

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

gut ein Drittel der Inhaber von mittelständischen Firmen in Deutschland ist bereits älter als 55 Jahre. Ganz konkret planen derzeit ca. 580.000 Inhaber und Gesellschafter-Geschäftsführer kleinerer Unternehmen bis 2017 ihre Nachfolge. Zwar besteht bei den Nachfolgeplanungen eine leichte Präferenz für familieninterne Lösungen. Laut KfW Research wollen derzeit nur 9 % der kleinen und mittleren Unternehmen die Nachfolge innerhalb der Familie organisieren, viele Alteigentümer suchen externe Nachfolger. Hier kommen etwa ein Verkauf an einen Mitarbeiter, ein anderes Unternehmen oder einen Finanzinvestor in Frage. Betroffen vom anstehenden Generationswechsel sind alle Segmente der mittelständischen Wirtschaft. Besonders häufig bestehen Übergabepläne im sonstigen verarbeitenden Gewerbe.

Wenn Sie gezielt expandieren wollen, ist das gezeigte Szenario eine gute Chance, sich Marktanteile durch die Übernahme eines Konkurrenten zu sichern. Regional tätige Unternehmen sind gut beraten, die Nachfolgebörse der IHK (www.nexxt-change.org) zu nutzen. Die einzelnen Datenbanken sind unterdessen gut vernetzt und es hat sich bundesweit herumgesprochen, dass expansionswillige Unternehmen auf diese Art gut eingeführte Unternehmen zur Erweiterung eines Filialnetzes, zum Aufbau regionaler Präsenzen oder zum Einstieg in den Regionalmarkt erwerben.

IT-Sicherheitslücken: Was Sie als Geschäftsführer veranlassen müssen

Nach vielem Daten-Missbrauchsfällen und immer neuen Hacker-Angriffen auch auf Firmen-Netzwerke sind viele Geschäftsführer verunsichert, welche Pflichten für sie gelten.

Wichtig: In der Regel drohen strafrechtlichen Konsequenzen bei einer unzulässigen Datenweitergabe nur gegen den Mitarbeiter, nicht aber für das Unternehmen. Betroffene Kunden können aber Schadensersatzansprüche gegen das Unternehmen stellen – selbst dann, wenn zur Datenverwaltung ein externes Unternehmen beauftragt wird. Nur wenn der Geschäftsleiter selbst vorsätzlich oder grob fahrlässig Pflichten verletzt hat, kann er persönlich vom Unternehmen in die Haftung für Schadensersatzansprüche genommen werden. Als Geschäftsführer müssen Sie „mit der gebotenen Sorgfaltpflicht“ vorgehen. Fehlt das entsprechende Fachwissen, muss sich der Geschäftsführer entsprechendes Wissen einholen (IT-Leiter) bzw. sich qualifiziert beraten lassen (externe Beratung).

Für die Praxis: Als Unternehmensleiter müssen Sie in Ihrem Unternehmen diese Maßnahmen umsetzen:

Sie müssen konkrete Sicherheitsmaßnahmen treffen (z. B. Zutritts‑, Zugangs- und Auftragskontrollen im IT-Bereich, Verschlüsselung der Daten).
Die einzelnen Kontrollmaßnahmen müssen konkret beschrieben werden und in der Praxis auch tatsächlich überwacht werden (Protokolle).
Die Kontrollinstrumente müssen regelmäßig überprüft werden (empfohlen: GF-Routine unter Hinzuziehung des Leiters IT und des Datenschutzbeauftragten einmal pro Halbjahr).

Konflikte in der GmbH: Die Ausschluss-Klausel sichert den Bestand

„Am liebsten würde ich ihn rauswerfen“. So die Bestandsaufnahme eines Kollegen, in dessen GmbH sich die Meinungsverschiedenheiten um die richtige Geschäftspolitik zwischen den Gesellschafter-Geschäftsführern zu einem handfesten Krach gesteigert haben. Nach wie vor sind die Beteiligten in vielen GmbHs auf ein solches Szenario nicht vorbereitet. Fakt ist, dass es ohne vertragliche Vorgaben im Gesellschaftsvertrag fast keine Möglichkeit gibt, einen – wie es im juristischen Fachjargon heißt – „querelen“ Gesellschafter aus der GmbH zu drängen. Das geht in der Regel nur, wenn es eine entsprechende Klausel im Gesellschaftsvertrag gibt, die bestimmt, in welchen Fällen und zu welchen Konditionen der Gesellschafter ausgeschlossen werden kann (vgl. zuletzt Nr. 18/2015).

Nachträglich können Sie eine solche Ausschlussklausel nur mit den Stimmen aller Gesellschafter (Einstimmigkeit) beschließen. Diese Einstimmigkeit lässt sich in der Regel dann am besten herstellen, solange die GmbH gut funktioniert und alle Gesellschafter ein großes Interesse an einem weiteren Gelingen des Geschäftsmodells haben.

Die Rechtslage: Im Gesellschaftsvertrag kann eine Klausel für den Ausschluss von Gesellschaftern vereinbart werden. Diese Klausel muss vor dem Eintritt des betroffenen Gesellschafters in die GmbH Bestandteil des Gesellschaftsvertrages gewesen sein. Eine spätere Einführung oder Verschärfung ist nur mit Zustimmung des betroffenen Gesellschafters möglich und wirksam. Die Klausel kann allgemein formuliert sein und lediglich einen Ausschluss aus wichtigem Grund vorsehen. Sie können aber auch spezifische Gründe auflisten, die zum Ausschluss eines Gesellschafters führen. Solche Gründe können zum Beispiel sein:

die Pfändung des Geschäftsanteils des Gesellschafters,
die Eröffnung des Insolvenzverfahrens gegen einen Gesellschafter,
die Vererbung des Geschäftsanteils an andere Personen als im Gesellschaftsvertrag vorgesehen,
der Verlust bestimmter Eigenschaften (z. B. Zulassung zu bestimmten Berufen),
das Alter des Gesellschafters oder
die Niederlegung des Geschäftsführer-Amtes oder die Beendigung der Mitarbeit in der GmbH.

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Mit-Gesellschafter nicht nur als Geldgeber der GmbH fungieren, sondern die Geschäftspolitik der GmbH aktiv mitgestalten erreichen Sie dies wie folgt: Sie vereinbaren im Gesellschaftsvertrag eine Ausschlussklausel für den Fall, dass Ihr Mit-Gesellschafter aus dem aktiven Dienst der GmbH, sei es als Geschäftsführer oder Angestellter ausscheidet. Damit wird es möglich, auch mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen Druck auf einen lästigen Gesellschafter auszuüben. Es ist nicht möglich, durch bloße Vereinbarung im Gesellschaftsvertrag einer beliebigen Mehrheit für den Beschluss über den Gesellschafterausschluss einen eigenen Ausschließungsgrund zu schaffen. Der Ausschluss darf – auch bei der Aufnahme spezifischer Gründe im Gesellschaftsvertrag – nicht als automatisches Verfahren angelegt sein. Es bedarf zum Ausschluss im Einzelfall immer eines gesonderten Gesellschafterbeschlusses. Der Rechtsschutz des durch die Satzungsregelung Ausgeschlossenen wird gewährleistet, indem der ausgeschlossene Gesellschafter diesen Gesellschafterbeschluss im Wege der Anfechtungsklage gerichtlich prüfen lassen kann.

Betriebsausgaben: Oldies gehören zur privaten Lebensführung

Ob Auto-Fan, Antiquitäten-Liebhaber oder Kunst-Sammler: Viele Gesellschafter-Geschäftsführer liebäugeln damit, entsprechende Liebhaber-Stücke über die GmbH zu erwerben. Gelingt es, die Kosten als Betriebsausgaben anzusetzen, erfolgt der Erwerb aus unversteuertem Geld. Diese Begünstigung bleibt auch dann erhalten, wenn der entsprechende Gegenstand nach der Abschreibung günstig ins Privatvermögen übernommen wird. In der Regel macht das auch keine Probleme mit dem Finanzamt, wenn es um angemessene Wertgegenstände geht, z. B. die Ausstattung des Chef-Büros mit einem repräsentativen Gemälde eines regionalen Künstlers.

In der Praxis gibt es aber Probleme mit den Finanzbehörden, sobald es um höhere Anschaffungskosten geht. Welchen Maßstab legen die Finanzbehörden hier an? Bereits vor einigen Jahren hatte der Bundesfinanzhof (BFH) einen Rechtsstreit um die steuerliche Anerkennung der Kosten einer Yacht und zweier Oldtimer-Flugzeuge als Betriebsausgabe der GmbH entschieden. Das Finanzamt wollte dies nicht zulassen. Begründung: Es handelt sich um das Privatvergnügen der Gesellschafter-Geschäftsführer – selbst wenn damit gelegentlich Werbeveranstaltungen oder Incentiv-Reisen für Mitarbeiter und deren Angehörige veranstaltet wurden. Entscheidend ist die Vorschrift des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 4 EStG. Danach dürfen die folgenden Betriebsausgaben den Gewinn nicht mindern: „Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segeljachten oder Motorjachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungen“.

Die im konkreten Fall beurteilten Oldtimer-Flugzeuge sind in § 4 EStG zwar nicht ausdrücklich erwähnt. Im BFH-Urteil verweisen die Richter aber darauf, dass es auch dafür keine unterschiedliche steuerliche Behandlung gibt. Das bedeutet: Stellen Sie sich darauf ein, dass die Finanzbehörden auch bei ähnlich gelagerten Fällen auf dieses Urteil verweisen und die steuerliche Anerkennung von Kosten / AfA verweigern – z. B. für Oldtimer-Automobile, aber auch für antike Möbelstücke, Kunstwerke und ähnliches (Quelle: BFH-Urteil vom 7.2.2007, I R 27/05). Im Einzelfall sollten Sie sich vor dem Erwerb mit Ihrem Steuerberater absprechen.

Geschäftsführer unterwegs – Nötigung im Straßenverkehr

Wer viel fährt, erlebt viel – bisweilen auch Nötigungs-Situationen. Dazu gibt es ein interessanten Urteil des Amtsgerichts Nienburg: Danach dürfen Aufnahmen, die Sie mit einer sog. dashcam machen, im gerichtlichen Verfahren zur Beweisaufnahme verwendet werden. In der Praxis wird das Verkehrsgericht im Einzelfall entscheiden – bei gröberen Verstößen und mangelnder Einsicht des Nötigers dürfte das allerdings regelmäßig der Fall sein (AG Nienburg, Urteil vom 20.1.2015, 4 Ds 155/14).

In der Sache ist dies das erste Urteil, das Dashcam-Aufzeichnungen vor Gericht als beweismittel zulässt. Wichtige Voraussetzung: Die Dashcam wird nur „anlassbezogen“ eingesetzt, also nicht dauernd mitlaufen gelassen.

Zurückhaltung ist der bessere Umgang mit der Berufsgenossenschaft

Unfälle auf der Wegstrecke zwischen der Arbeitsstätte auf dem Weg zur „Nahrungsaufnahme“ (Kantine, Restaurant) ereignen, sind von der gesetzlichen Unfallversicherung gedeckt. Nicht aber Unfälle auf Wegstrecken, auf denen private Erledigungen vorgenommen werden – also z. B. private Einkäufe oder Behördengänge (Hessisches Landessozialgericht, Urteil vom 24.3.2015, L 3 U 225/10).

Die Berufsgenossenschaft hatte wenige Tage nach einem Unfall eine Kollegin zum Unfallhergang befragt und dabei festgestellt, dass die Arbeitnehmerin in privater Angelegenheit unterwegs war. Eine gewisse Zurückhaltung beim Auskunftsersuchen von Behörden oder Versicherungen ist sich nicht verkehrt – zumal dann u. U. auch Mutmaßungen oder sogar falsche Aussagen gerichtserhebliche Bedeutung bekommen können.

Mit besten Grüßen Ihr

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur