Eigentlich wollten Sie während der Fußball-WM Urlaub machen. Aber bereits jetzt ist absehbar, dass die eigentlichen Planungen aus dem Ruder laufen, z. B. …
- weil die geplante IT-Umstellung mehr Zeit braucht als geplant,
- weil es beim Neubau zu Verzögerungen kommt
- oder weil Sie unbedingt noch einen zusätzlichen Mitarbeiter brauchen und den noch einarbeiten wollen.
Frage: „Können Sie sich als Geschäftsführer den (verpassten) Urlaub auszahlen lassen?“. JA. Aber Sie müssen Einiges beachten: Als „Arbeitnehmer“ der GmbH sind Sie grundsätzlich zur Regeneration Ihrer Arbeitskraft verpflichtet. Ein Verzicht auf Urlaub darf also nur die Ausnahme sein. D. h. aber: Wenn ein betrieblicher Anlass für die Nicht-Gewährung von Urlaub besteht, können Sie sich den Urlaub in Geld auszahlen lassen. Besteht ein solcher zivilrechtlicher Anspruch auf Urlaubsabgeltung, muss das Finanzamt diese Zahlung steuerlich als Gehaltsbestandteil und damit als Betriebsausgabe auch steuerlich anerkennen. So urteilen die Gerichte: Laut OLG Düsseldorf ist eine Urlaubsabgeltung für den GmbH-Geschäftsführer grundsätzlich möglich,
- wenn die Gewährung von Freizeit wegen Beendigung des Anstellungsvertrages nicht mehr möglich ist
- oder der Umfang der Tätigkeit oder die Verantwortung des Geschäftsführers die Gewährung von Freizeit im Urlaubsjahr ausgeschlossen haben (so zuletzt OLG Düsseldorf mit Urteil vom 23.12.1999, 6 U 119/99).
Im Ausnahme-Fall (GmbH-Krise, besondere Aufträge) kann sich der Geschäftsführer den Urlaub abgelten. Er hat Anspruch auf Auszahlung. Auch das Finanzamt muss diese Zahlung anerkennen. Sind die Gründe nicht wirkliche „Sondergründe“, sollte zumindest ein Beschluss der Gesellschafter zur Urlaubsabgeltung gefasst werden. Zahlen Sie die Urlaubsabgeltung immer erst nach Ablauf des Geschäftsjahres aus. Spätestens alle 2 Jahre sollten Sie Ihren Urlaub antreten. Diese Rechtslage gilt auch dann, wenn es in Ihrem Anstellungsvertrag keinen vereinbarten Anspruch auf Urlaubsabgeltung gibt.