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Volkelt-Briefe

Gesellschafterversammlung: Aufzeichnungen mit dem Smartphone

Darf der Geschäfts­füh­rer und Lei­ter der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung Smart­phone-Auf­zeich­­nun­gen machen?“. In der Pra­xis soll­ten Sie fol­gen­de Richt­li­ni­en einhalten:

Grö­ße­re GmbH mit meh­re­ren Gesell­schaf­tern:

Hier kann man unter­stel­len, dass ein öffent­li­ches Inter­es­se am Ablauf der Ver­samm­lung besteht. Das betrifft auch die Doku­men­ta­ti­on der ein­zel­nen Rede­bei­trä­ge. In die­sem Fall kön­nen Sie als Geschäfts­führer davon aus­ge­hen, dass ein Pro­to­kol­lie­ren mit­tels Smart­phone-Auf­zeich­nung von allen Teil­neh­mern gedul­det wer­den muss.

Für die Pra­xis: Das soll­te zutref­fen für eine GmbH, die aus mehr als 10 Gesell­schaf­tern besteht und die kei­ne typi­sche Fami­li­en­ge­sell­schaft ist (ab mit­tel­gro­ße GmbH nach § 267 Abs. 2 HGB).

Klei­ne GmbH und typi­sche Fami­li­en-Gesell­schaf­ten: Teil­neh­mer einer Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung brau­chen es nicht hin­zu­neh­men, dass ihre Wort­bei­trä­ge gegen ihren Wider­spruch auf­ge­zeich­net wer­den, wenn es sich um die Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung einer Fami­li­en­ge­sell­schaft han­delt (so z.B. OLG Karls­ru­he Urteil vom 18.12.1997, 4 U 128/97 im Fal­le von Ton­band-Mit­schnit­ten). Spricht sich in einer sol­chen Kon­stel­la­ti­on auch nur ein Gesell­schaf­ter gegen Smart­phone-Pro­to­kol­le aus, so müs­sen Sie dies akzeptieren.

Für die Pra­xis: Machen Sie den Gesell­schaf­tern vor der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung plau­si­bel, war­um Sie Auf­zeich­nun­gen machen wol­len (Rechts­si­cher­heit, Ver­ein­fa­chung bei der Pro­to­koll­füh­rung, exak­te­re Auf­zeich­nun­gen von Rede­bei­trä­gen als im Schrift-Gedächt­nis­­pro­to­koll usw.). Pro­to­kol­lie­ren Sie die Zustim­mung (aller!) Gesell­schaf­ter. Ist ein Gesell­schaf­ter mit der Auf­zeich­nung nicht ein­ver­stan­den oder schnei­den Sie heim­lich mit, kann der Mit­schnitt nicht als Beweis ver­wen­det werden.