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Volkelt-Briefe

Gesellschafterversammlung: Aufzeichnungen mit dem Smartphone

„Darf der Geschäftsführer und Leiter der Gesellschafterversammlung Smartphone-Aufzeich­nungen machen?“. In der Praxis sollten Sie folgende Richtlinien einhalten:

Größere GmbH mit mehreren Gesellschaftern:

Hier kann man unterstellen, dass ein öffentliches Interesse am Ablauf der Versammlung besteht. Das betrifft auch die Dokumentation der einzelnen Redebeiträge. In diesem Fall können Sie als Geschäfts­führer davon ausgehen, dass ein Protokollieren mittels Smartphone-Aufzeichnung von allen Teilnehmern geduldet werden muss.

Für die Praxis: Das sollte zutreffen für eine GmbH, die aus mehr als 10 Gesellschaftern besteht und die keine typische Familiengesellschaft ist (ab mittelgroße GmbH nach § 267 Abs. 2 HGB).

Kleine GmbH und typische Familien-Gesellschaften: Teilnehmer einer Gesellschafterversammlung brauchen es nicht hinzunehmen, dass ihre Wortbeiträge gegen ihren Widerspruch aufgezeichnet werden, wenn es sich um die Gesellschafterversammlung einer Familiengesellschaft handelt (so z.B. OLG Karlsruhe Urteil vom 18.12.1997, 4 U 128/97 im Falle von Tonband-Mitschnitten). Spricht sich in einer solchen Konstellation auch nur ein Gesellschafter gegen Smartphone-Protokolle aus, so müssen Sie dies akzeptieren.

Für die Praxis: Machen Sie den Gesellschaftern vor der Gesellschafterversammlung plausibel, warum Sie Aufzeichnungen machen wollen (Rechtssicherheit, Vereinfachung bei der Protokollführung, exaktere Aufzeichnungen von Redebeiträgen als im Schrift-Gedächtnis­protokoll usw.). Protokollieren Sie die Zustimmung (aller!) Gesellschafter. Ist ein Gesellschafter mit der Aufzeichnung nicht einverstanden oder schneiden Sie heimlich mit, kann der Mitschnitt nicht als Beweis verwendet werden.

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