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Geld/Finanzen: Wann genügt die offene Ladenkasse?

Die gesetzlich vorgeschriebene Umstellung auf manipulationssichere elektronische Kassensysteme (vgl. Nr. 31 + 47/2016) bedeutet für viele Unternehmen zusätzliche Investitionen. Die Kosten für eine entsprechende Kasse inkl. Software und Wartung liegen bei ca. 3.000 bis 5.000 € – je nach Modell. Müssen verschiedene Arbeitsplätze neu ausgestattet werden summiert sich das.

Zusätzliches Problem:Werden bei einer Kassenprüfung nur an einer der installierten Kassen Fehler oder Mängel bei der Aufzeichnung festgestellt, kann der Prüfer die gesamte Buchführung verwerfen und Umsätze schätzen. Allerdings gibt es nach wie vor keine gesetzliche Verpflichtung, Bareinnahmen und Auszahlungen mit einer elektronischen Kasse zu erfassen. Im Grundsatz gilt ausdrücklich: „Eine Verpflichtung zum Einsatz elektronischer Kassen besteht nicht“ (Quelle: z. B. Bayrisches Landesamt für Steuern, Information für Unternehmer). Sie können also auch eine sog. offene Kasse führen. Das kann z. B. die Schublade einer Ladentheke oder eine herkömmliche Geldkassette sein. Allerdings müssen Sie auch dann alle gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllen. Dazu müssen Sie ein Kassenbuch führen und täglich einen Kassenbericht erstellen.

Achtung: Nicht zulässig ist es, diese Angaben ausschließlich per PC etwa als Excel-Tabelle zu führen. Das Finanzamt besteht darauf, dass Sie schriftliche und damit unveränderbare Aufzeichnungen machen. Typische Fehler in der Praxis: Ein einheitliches Schriftbild, weil damit der Eindruck entsteht, dass die Kassenberichte nachträglich erstellt werden. Glatte €-Beträge sind Hinweis darauf, dass der Abschluss nicht durch Zählung ermittelt wird.

Für den Einzelhandel ist die offene Ladenkasse allerdings in der Praxis nicht wirklich tauglich. Bei vielen Umsätzen und einem breiten Sortiment ist die Führung des Kassenbuches aufwendig und es steigt das Risiko, dass das Finanzamt bei einer Prüfung Ungenauigkeiten zum Anlass nimmt, die gesamt Buchführung zu verwerfen. Abzuraten ist davon, die Kassenbuchführung nicht ganz genau zu nehmen und sich auf eine Schätzung der Besteuerungsunterlagen einzustellen. Mit jeder Schätzung steigt der Gewinnaufschlag. Das kann ganz schnell auch zu einem strafrechtlichen Vorwurf mit entsprechenden Folgen werden.

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