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Geld: So bewahren Sie digitale Kontoauszüge richtig auf

Die meisten kleineren GmbHs und auch deren Geschäftsführer wickeln den Zahlungsverkehr unterdessen komplett online ab. Damit ist sichergestellt, dass es keine Probleme mit Barzahlungen gibt und dass Fehlüberweisungen oder Zahlungen auf ein Gesellschafter­konto sofort erkannt und schnell korrigiert werden können. Die meisten Geschäftsführer verzichten auch komplett auf Kontoauszüge auf Papier. Sie dokumen­tieren die digitalen Kontoauszüge der Bank mittels IT/PC. Achtung: Hier gibt es besondere Rechts­vorschriften, die Sie einhalten sollten:

  • Die in digitaler Form eingegangenen Unterlagen müssen digital aufbewahrt werden und dürfen in der Aufbewahrungsfrist (hier: 10 Jahre) nicht verändert oder gelöscht werden.
  • Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung digitaler Dokumente ist ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten.
  • Beachten Sie dazu die AGB Ihrer Bank. Die muss die Unterlagen zwar 10 Jahre aufbewahren. Die Bank berechnet aber in der Regel (zu) hohe Gebühren für die nachträgliche Recherche und Dokumentation von Zahlungsnachweisen.
Als Privatperson müssen Sie als Geschäftsführer Kontoauszüge nur dann archivieren, wenn Sie wenn sie Auftraggeber von Handwerkerleistungen im Zusammenhang mit selbst genutztem Wohneigentum oder zu eigenen Wohnzwecken angemieteten Immobilien sind (§ 14b UStG). Die Aufbewahrungsfrist beträgt dann 2 Jahre. Wenn Sie Räume vermieten/untervermieten müssen Sie die Belege 10 Jahre aufbewahren. Aus Gründen der Beweisführung sollten Sie besondere Zahlungsanweisungen über mindestens 4 Jahre dokumentieren bzw. aufbewahren.

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