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Volkelt-Briefe

Digitalisierung: Sie haben die Compliance-Verantwortung

Wie kom­pli­ziert die Digi­ta­li­sie­rung wird, lässt sich anschau­lich am Bei­spiel des auto­no­men Fah­rens nach­voll­zie­hen. Wer haf­tet für Fahr­feh­ler? Wann muss der Fah­rer ein­schrei­ten? Müs­sen Zusatz­ver­si­che­run­gen abge­schlos­sen wer­den? Oder: Muss das Fahr­zeug im Crash-Fall zuerst einem Kind und erst dann einem älte­ren Men­schen aus­wei­chen? Dage­gen sind Fra­gen des Per­sön­lich­keits­rechts, des Daten­schut­zes oder des Wer­be­ver­bo­tes ein­fa­che Übungen.

Den­noch:Als Geschäfts­füh­rer sind Sie ver­ant­wort­lich dafür, dass die GmbH mit ihren digi­ta­len Akti­vi­tä­ten recht­li­chen (sämt­li­che) Vor­schrif­ten ein­hält und Sie haben dafür sor­gen, dass Ihre Pro­duk­te norm- und sicher­heits­tech­ni­schen Ansprü­chen genü­gen. Stich­wort: Com­pli­an­ce. In Sachen Digi­ta­li­sie­rung sind fol­gen­de Vor­ga­ben der Geschäfts­füh­rung ein Muss:

  • Bestel­lung eines Com­pli­an­ce-Beauf­trag­ten für den Bereich Digi­ta­li­sise­rung (even­tu­ell: der Datenschutzbeauftragte).
  • Ein­rich­tung eines QM-Manage­ments auf alle Stu­fen der Leistungserbringung.
  • Feh­ler-Berich­te (QM-Bericht) unmit­tel­bar an die Geschäftsführung.
  • Plan B” für alle Ent­wick­lungs- und Produktionsstufen.
  • PR-Stra­te­gie der Geschäfts­füh­rung für das Krisen-Management.
Für grö­ße­re Unter­neh­men gibt es IT-gestütz­te Manage­ment-Sys­te­me, mit denen sämt­li­che Pro­zes­se, Schnitt­stel­len, Infor­ma­ti­ons­pflich­ten und Ver­ant­wort­lich­kei­ten erfasst und doku­men­tiert wer­den kön­nen (z. B. SAP Modu­le Gover­nan­ce – Risi­ko-Manag­ment – Com­pli­an­ce GRC). Für klei­ne­re Unter­neh­men sind sol­che Lösun­gen in der Regel zu auf­wen­dig. Das betrifft nicht nur die Anschaf­fungs­kos­ten son­dern auch die tat­säch­li­che Nut­zung (Resour­cen, Per­so­nal­auf­wand). Hier sind Sie zunächst ein­mal gut bera­ten, wenn Sie das The­ma Daten­schutz (IT-Daten­schutz­be­auf­trag­ter) nach den gesetz­li­chen Vor­ga­ben orga­ni­sie­ren, Ihre AGB und alle Inter­net-Akti­vi­tä­ten rechts­kon­form aus­ge­stal­ten (Impres­sums­pflicht, Preis­an­ga­ben, Wider­spruchs­rech­te, Pro­dukt­ver­spre­chen). Im nächs­ten Schritt geht es um die voll­stän­di­ge Doku­men­ta­ti­on aller geschäfts­be­zo­ge­nen Pro­zes­se und Vor­gän­ge – das ist mit Hil­fe eines pro­fes­sio­nel­len Doku­men­ta­ti­ons-Sys­tems ohne grö­ße­ren Auf­wand mög­lich (OneNote, Leitz ELO).

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