Geschäftsführer-Telefonitis: Wenn das (Mobil-) Telefon zum Stress wird – was tun?

Nicht weni­ge Geschäfts­füh­rer lei­den unter Tele­fon-Ter­ror: Das Tele­fon klin­gelt stän­dig. Bereits wäh­rend eines nor­ma­len Tele­fo­nats gehen par­al­lel auch schon zwei neue Tele­fo­na­te und min­des­tens eine SMS ein. Was tun? …

Natür­lich vari­iert das Tele­fon-Auf­kom­men je nach Unter­neh­men und Bran­che. Chefs von Unter­neh­men mit Tele­fon­zen­tra­le oder Chef-Office nut­zen in der Regel die Mög­lich­kei­ten, gezielt zu fil­tern und nur sol­che Anru­fe durch­zu­las­sen, die nach den vor­ab bespro­che­nen Regeln „zum Chef“ durch­ge­stellt wer­den. Nur für wich­ti­ge Geschäfts­partner gibt es den direk­ten Draht. Schwie­ri­ger ist das in klei­ne­ren Unter­neh­men. Es gilt: Über­all da, wo Sie als Chef stän­dig Ter­mi­ne koor­di­nie­ren, Chef-Ent­schei­dun­gen gebraucht und damit Pro­zes­se beschleu­nigt wer­den, ist das Han­dy-Tele­fo­nie­ren ein Muss. Hier hel­fen Appel­le wie „ein­fach auch mal aus­schal­ten“ oder „Sie müs­sen ja nicht immer erreich­bar sein“ in der Pra­xis nicht wei­ter. Den­noch kön­nen Sie mit ein paar sys­te­ma­ti­schen Regeln etwas Abhil­fe schaf­fen. Das sind:

1. Füh­ren Sie Ihre Anru­fer­lis­te sys­te­ma­tisch: Nut­zen Sie den Adress­spei­cher voll aus. Legen Sie jeden Anru­fer, der für Ihre geschäft­li­chen Belan­ge von Bedeu­tung ist oder sein könn­te, in Ihrem Tele­fon­buch ab. Bei den meis­ten ein­ge­hen­den Anru­fen sehen Sie dann schon auf den ers­ten Blick, wer Sie anruft. Sie kön­nen dann sofort ent­schei­den, wel­che Bedeu­tung der Anruf hat und ob Sie dafür Zeit haben (wol­len).
2. Nut­zen Sie den Anruf­be­ant­wor­ter fle­xi­bel: Vie­le Kol­le­gen nut­zen die Mög­lich­kei­ten des AB nicht voll. Das heißt: Wol­len Sie unge­stört blei­ben, stel­len Sie den AB auf die kür­zest mög­li­che Ant­wort­zeit. Ver­se­hen mit dem Text: „Für wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen hin­ter­las­sen Sie hier bit­te Ihre Nach­richt. In ande­ren Fäl­len ver­su­chen Sie mich bit­te spä­ter noch­mals zu errei­chen“. Wenn Sie über­flüs­si­ge Tele­fo­na­te abwim­meln wol­len, stel­len Sie den AB erst nach 30 Sekun­den auf ein.
3. Behan­deln Sie SMS-Nach­rich­ten nach­ran­gig: Wer es eilig hat, greift nach wie vor zum Tele­fon und ver­lässt sich nicht auf eine SMS. Bear­bei­ten Sie SMS wie gewöhn­li­che E‑Mails. Beant­wor­ten Sie die­se erst dann, wenn das Tages­ge­schäft erle­digt ist und Sie „Zeit am Stück“ haben.
4. Legen Sie Uner­reich­bar­kei­ten fest: Ver­schaf­fen Sie sich Frei­raum, indem Sie zu bestimm­ten, fest defi­nier­ten Arbeits­zei­ten nicht erreich­bar sind. Am bes­ten dann, wenn Ihr Gesprächs­ge­gen­über auch nicht unbe­dingt erwar­ten kann, dass Sie erreich­bar sind: Früh am Mor­gen (7 bis 9 Uhr), mit­tags (12 bis 14 Uhr) oder gene­rell nach Fei­er­abend ab 18/19 Uhr. Bestim­men Sie die­se Zei­ten nach Ihrem per­sön­li­chen Arbeits­stil und machen Sie die­se „Pau­sen“ zur Gewohn­heit, so dass Ihre Mit­ar­bei­ter sich dar­auf ein­stel­len können.
5. Geben Sie Ansprech­part­ner für exter­ne Anru­fer vor: Geben Sie auf allen Publi­ka­tio­nen nach außen (Geschäfts­pa­pie­re, Impres­sum der Home­page, Lie­fer­schei­ne, Rech­nun­gen usw.) Tele­fon-Adres­sen vor. Ver­wen­den Sie dafür nicht den Namen des jewei­li­gen Mit­ar­bei­ters son­dern die jewei­li­ge Fach­ab­tei­lung (Per­so­nal, Ein­kauf, Rech­nungs­we­sen, Mar­ke­ting usw.). Damit ermög­li­chen Sie exter­nen Per­so­nen, ganz gezielt zu kon­tak­ten und ver­hin­dern so, dass Alles immer erst über den zen­tra­len Tele­fon-Anschluss – im Zwei­fel ist das ja Ihrer – lau­fen muss.
6. Stat­ten Sie aus­ge­wähl­te Mit­ar­bei­ter mit (Mobil-) Tele­fo­nen aus: Ver­la­gern Sie Gesprä­che und Kon­tak­te auf die nächs­te Hier­ar­chie­ebe­ne. Stat­ten Sie die ver­ant­wort­li­chen Mit­ar­bei­ter mit der ent­spre­chen­den Tech­nik aus und machen Sie den Mit­a­bei­tern kla­re Vor­ga­ben, wel­che Ent­schei­dungs­fra­gen und Kon­tak­te Geschäfts­füh­rungs-Ange­le­gen­hei­ten sind. Nur sol­che Anfra­gen und Kon­tak­te müs­sen an Sie wei­ter­ge­lei­tet wer­den bzw. Ihnen z. K. gebracht werden.
7. Machen Sie wirk­lich Urlaub vom (Mobil-) Tele­fon: Ich ken­nen vie­le Geschäfts­füh­rer, die im Urlaub über­haupt nicht für Mobil-Tele­fo­na­te erreich­bar sind. Für den Not­fall ist eine Benach­rich­ti­gung per SMS mög­lich – das ist aber nur ganz weni­gen aus­ge­wähl­ten Per­so­nen möglich.

Für die Pra­xis: Über­prü­fen Sie auch immer wie­der Ihr eige­nes Gesprächs­ver­hal­ten. Wel­che Gesprä­che sind über­flüs­sig? Wie kön­nen Gesprä­che abge­kürzt wer­den? Ani­mie­ren Sie durch Ihr eige­nes Gesprächs­ver­hal­ten zum Viel-Tele­fo­nie­ren? (Unsach­lich­kei­ten, „Wenn ich Sie schon mal an der Strip­pe habe“, Aus­schwei­fen­des Gesprächs­ver­hal­ten: „Um was geht es?“ ). Neh­men Sie sich auch vor, im Öffent­li­chen Raum nur ein­ge­schränkt zu tele­fo­nie­ren. Abge­se­hen vom Unfall­ri­si­ko beim Auto­fah­ren ist das Tele­fo­nie­ren wäh­rend eines Geschäfts­ge­sprä­ches oder vor Arbeits- und Pro­jekt­grup­pen nicht unbe­dingt die fei­ne Art, auf sich auf­merk­sam zu machen.