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Volkelt-Briefe

Geschäftsunterlagen: Das Finanzamt zahlt mit für die Sicherheit

Wohin mit all den GmbH-Unterlagen (Geschäftsbriefe, Jahresabschlüsse, Belege)? In vielen GmbHs sind die Schränke voll und Monat für Monat wächst der Papierberg. Auch die Auslagerung zum Steuerberater hilft nur bedingt und kostet zusätzlich. Wenn Sie zu Hause genug Platz haben, können die Unterlagen auch dort aufbewahren. Wichtig:

Die Unterlagen müssen sicher sein (Diebstahl, Brand). Dazu sollte die GmbH mit dem Geschäftsführer eine klare (schriftliche) Vereinbarung treffen, in der die Vergütung (Miete) und die zusätzlichen Auflagen (Überwachungseinrichtungen, Versicherung) klar vorgegeben sind. Zusätzlicher Vorteil: Das Finanzamt muss die entstehenden Kosten steuerlich anerkennen:

  1. Mietzahlungen der GmbH für ein solches Archiv müssen vom Finanzamt steuerlich anerkannt werden – als Betriebsausgabe der GmbH bzw. als Mieteinnahme des vermietenden Gesellschafter-Geschäftsführers bzw. bei der Anrechnung von Vermietungsverlusten (so z. B. FG Baden-Württemberg, Urteil vom 21.6.2006, 7 K 108/06).
  2. Da die Geschäftsunterlagen der GmbH in aller Regel als geheime Unterlagen einzustufen sind, müssen Vorkehrungen zu deren Sicherung vorhanden sein. Sie müssen die Räume also gemäß Stand der Technik (Schließsysteme, Warngeräte, Überwachungseinrichtungen) sichern bzw. eine Versicherung gegen Schäden und Diebstahl abschließen. Auch diese Kosten werden Ihnen von der GmbH erstattet – und sichern zusätzlich Ihre private Immobilie.

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