Volkelt-Brief 25/2015 - Informationen für GmbH/UG Geschäftsführer/innen

Big Brother: Welche Geschäftsmodelle sich nicht mehr rechnen und was Sie jetzt noch tun können + Nachgefragt: Wie viel Meeting muss wirklich sein? + Steuer 2016/17: Mehr IT, mehr Datenabgleich, bessere Prüfungsansätze + Geschäftsführer-Haftung: D & O – Versicherungen zahlen viel – aber nur in jedem 4. Schadensfall + Mindestlohn: Steuerberater dürfen nur „unter Vorbehalt“ beraten + WKD: Müssen alle Mitarbeiter in der Lebensmittelbranche helle Arbeitskleidung tragen? + Geschäftsführer privat: Kinderbetreuungskosten immer bargeldlos begleichen + BISS …

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Freiburg 19. Juni 2015

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

mit den Mindestlohn-Kontrollen und spätestens ab 1.1.2017, wenn die Finanzbehörden in allen Branchen den totalen Zugriff auf den kompletten Bargeld-Verkehr sprich die Kassensysteme der Unternehmen haben, wird es für einige Geschäftsmodelle eng (vgl. Nr. 19/2014). Das betrifft vor allem die Branchen, in denen Bargeld fließt (Einzelhandel, Gastronomie, Dienstleistungsberufe) und in denen (noch immer) die intelligente Buchführung überlebt hat. Experten schätzen, dass in Deutschland 5 – 10 % des Bruttosozialprodukts in der Schattenwirtschaft fließen.

Unternehmen, die nur in der Grauzone eine Rendite erwirtschaften, gehen schweren Zeiten entgegen. Das Risiko, entdeckt zu werden, steigt mit jeder Maßnahme, die ab 2017 greifen. Die Strafen sind empfindlich bis existenziell. Vielleicht genügt es ja, an einer Stellschraube des Geschäftsmodells zu drehen, um in die Erfolgszone zu gelangen. Nur anfangen müssen Sie ganz schnell.

Hilfreich ist es, das Geschäftsmodell ganz systematisch aus der Perspektive Ihrer Kunden zu analysieren und zu bewerten. Viele Geschäftsmodelle verkennen, dass sich das Verbraucherverhalten der Kunden in den letzten Jahren radikal geändert hat und in den nächsten Jahren nochmals radikal ändern wird. Stichworte: Digitalisierung, virales Marketing. Das Alter Ihrer Kunden und die Entwicklung der Alterspyramide der Kunden werden zur Bestimmungsgröße.

Nachgefragt: Wie viel Meeting muss wirklich sein?

„Vor lauter Meetings komme ich kaum noch zum arbeiten“. Das Phänomen ist in vielen Betrieben bekannt. Auch ohne konkreten Anlass sind schon am Montagmorgen bis zu 10 Termine über die Woche für Jour-fix-Termine geblockt. Welche Vorgaben können Sie hier als Chef geben? Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick:

Wie viele Jour-Fix-Termine (Budgetrunde, Investitionsgremium, Strategie, QM-Gruppe usw.) tagen regelmäßig?
Wie viele dieser Gruppen haben mehr als eine handvoll Mitglieder?
Wie viele dieser Gruppen sind ausschließlich oder überwiegend mit Führungskräften besetzt?
In welcher dieser Gruppen werden Entscheidungen getroffen?
Welche dieser Gruppen dienen der reinen Informationsvermittlung?

Laut Proudfoot Consulting verbringt jeder Arbeitnehmer Deutschland 32 Arbeitstage pro Jahr in (fruchtlosen) Meetings oder ähnlichen Zeitfressern. Es gibt viele Möglichkeiten, hier einzugreifen: Hat das Meeting eine wirkliche Existenzberechtigung? Vierzehntägiger statt wöchentlichem Tagungsrhythmus? Verkleinerung der Gruppe? Gibt es eine Tagesordnung? Wie viele Lösungsvorschläge werden tatsächlich gemacht? Auf jeden Fall sollten Sie es nicht so weit kommen lassen, dass sich Meetings wie Rituale dahin schleppen – und keinem etwas bringen.

Haben Sie nach der Bestandsaufnahme den Eindruck, dass der Bürokratiefaktor mehr als 10 % der Arbeitszeit der Mitarbeiter bindet, sollten Sie sich etwas einfallen lassen. These: Informelle Information ist effektiver als hierarchische Information. Schaffen Sie für Ihre Mitarbeiter den „Raum“, in dem informeller Austausch stattfinden kann. Dort, wo die Menschen arbeiten. Bei Google gibt es da, wo die Mitarbeiter sich treffen, kleine Cafe-Ecken mit schwarzem Brett und Notebook.

Steuer 2016/17: Mehr IT, mehr Datenabgleich, bessere Prüfungsansätze

Der Finanzminister des Bundes und die der Länder haben sich darauf verständigt, mit Wirkung ab 1.1.2017 zahlreiche Änderungen im Verfahren zur Einkommensteuer-Erklärung umzusetzen. Danach sind folgende Änderungen geplant:

Belege sollen nur noch bei Bedarf vom Finanzamt angefordert werden. Sie müssen nicht mehr automatisch mit der Steuererklärung eingereicht werden. Falls Belege angefordert werden, sollen diese elektronisch übermittelt werden.
Durch den Verzicht auf die Angabe von Daten, die Dritte der Steuerverwaltung bereits übermittelt haben, soll der Umfang der Steuererklärung deutlich reduziert werden.
Im Zusammenhang mit der elektronischen Steuererklärung (ELSTER) soll die Vorausgefüllte Steuererklärung erweitert werden. Über das ELSTER-Portal können die Bürgerinnen und Bürger prüfen, welche Daten dem Finanzamt bereits vorliegen. Diese können elektronisch abgerufen und in die Steuererklärung übernommen werden.
Außerdem sollen durch den Ausbau der digitalen Kommunikation Steuerbescheide und sonstige Schreiben vom Finanzamt elektronisch bekannt gegeben werden können.
Eine stärkere Digitalisierung der Daten soll es in noch größerem Umfang als heute ermöglichen, Steuererklärungen durch spezielle Risikomanagementsysteme zu prüfen.
Ein Ziel ist es, sich auf die tatsächlich prüfungsbedürftigen Fälle zu konzentrieren. Dies soll dazu führen, dass die Quote der vollständig maschinell bearbeiteten Einkommensteuererklärungen deutlich gesteigert wird.

Da die Initiative vom BMF und – parteiübergreifende – von den Finanzministern der Länder getragen wird, ist davon auszugehen, dass es nicht bei Ankündigungen bleiben wird. Der Maßnahmen-Katalog ist realistisch und sollte im Zeitplan umgesetzt werden – eventuell ist mit einer leichten Verzögerung bis zur Steuererklärung 2017. Auch bei der Einführung von ELSTAM und ELSTER gab es Verzögerungen. Festgeschrieben wird damit auch der automatische Datenabgleich zwischen den Behörden (Deutsche Rentenversicherung, Bundesagentur für Arbeit, Minijob-Zentrale), aber auch zwischen den Institutionen mit steuerrelevanten Inhalten (Krankenversicherung, Vorsorgeversicherungen usw.). Das betrifft auch Informationen über Gewinnausschüttungen an die Gesellschafter (Steuerbescheinigungen), die Zahlung von Zinsen für Gesellschafter-Darlehen und den Datenabgleich mit den Banken über Zinsen. Die Steuervereinfachung ist damit zwangsläufig ein weiterer Schritt zum Gläsernen Bürger und Steuerzahler (vgl. dazu oben).

Geschäftsführer-Haftung: D & O – Versicherungen zahlen viel – aber nur in jedem 4. Schadensfall

Die Manager-Vermögensschaden-Versicherungen (D & O) zahlen nach den neuesten Zahlen im Durchschnitt nur in jedem 4. Versicherungsfall. Beispiele: Die Allianz zahlte 100 Mio. EUR an Siemens (Korruption) und ein Konsortium von 8 Versicherern zahlte 168 Mio. EUR an Daimler, weil der Vorstandsvorsitzende Schrempp wegen Veröffentlichung von Insider-Wissen belangt wurde. Offen ist, wie viel die D & O‑Versicherer für die Vergehen ihrer Vorstandsmitglieder Breuer, Ackermann und Fitschen/Jain an die Deutsche Bank zahlen werden. Umgekehrt heißt das aber auch: In 75 % aller Fälle bleibt das Unternehmen auf dem Schaden sitzen oder muss den Schaden direkt gegen den Manager durchsetzen.

Die meisten Unternehmen sichern sich mit zusätzlichen Versicherungsformen gegen Vermögensschäden und deren Folgen ab. 40 % der Unternehmen haben zusätzlich eine Vermögensschaden-Rechtsschutzversicherung abgeschlossen. 17 % haben zusätzlich eine Deckungsklageversicherung abgeschlossen. 64 % der Unternehmen mit D & O – Versicherung haben sogar noch eine Strafrechtsschutzversicherung für ihre Manager abgeschlossen.

Mindestlohn: Steuerberater dürfen nur „unter Vorbehalt“ beraten

Nur Anwälte sind befugt, in Rechtsangelegenheiten ausführlich zu beraten – und zwar mit Haftungswirkung. Berät der Anwalt falsch oder unzutreffend, muss er dafür auch gerade stehen. Bislang verlassen sich viele Unternehmen auf die Aussagen ihres Steuerberaters (hier: Mindestlohn). Der Deutsche Anwaltsverein (DAV) weist darauf hin, dass Steuerberater nur für Nebenleistungen rechtsberatend tätig werden dürfen.

Die meisten offenen Fragen um den Mindestlohn betreffen zwar auch die Lohnabrechnung. Aber hauptsächlich geht es um arbeits- und sozialrechtlich Fragen. Welche Lohnbestandteile dürfen bei der Berechnung einbezogen werden? Unter welchen Voraussetzungen ist eine Änderungskündigung möglich? Wie gilt für Leistungslöhne? Welche Melde-Pflichten haben Sie als Arbeitgeber gegenüber der Deutschen Rentenversicherung? Welche Unternehmen müssen welche Dokumentationspflichten erfüllen? Wir haben auf die ersten Urteile in der Sache bereits verwiesen (vgl. zuletzt Nr. 24/2015). Auch der Deutsche Steuerberaterverband hat jetzt die unklare Rechtslage eingeräumt und hat eine Klarstellung vom Finanzministerium eingefordert. Bisher ohne Erfolg.

Als Geschäftsführer müssen Sie vorsorgend handeln. Im Zweifel sind Sie verpflichtet, sich fachkundigen Rat einzuholen (vgl. Nr. 18/2015). Stehen Buß- und Strafgelder im Raum (Vergehen gegen Melde- und Abgabepflichten zur Sozialversicherung, Folgen unwirksamer Änderungskündigungen), sind Sie gut beraten, sich bei der Klärung einer offenen Rechtsfrage mit dem Mindestlohn nicht auf den Rat des Steuerberaters zu verlassen. Im Zweifel gehen dann Unklarheiten zu Ihren Lasten. Darauf sollten Sie es nicht ankommen lassen

WKD: Müssen alle Mitarbeiter in der Lebensmittelbranche helle Arbeitskleidung tragen?

Damit Verschmutzungen der Arbeitskleidung unmittelbar erkennbar sind, müssen die Mitarbeiter in der Lebensmittelbranche (z. B. Thekenpersonal) helle Arbeitskleidung tragen. So hat das Verwaltungsgericht Berlin jetzt die Europarechtliche Lebensmittelhygiene-Verordnung interpretiert (VG Berlin, Urteil vom 24.3.2015, 14 K 344.11 u. a.).

Aus CI-Gründen trugen die Mitarbeiter der Metzgerei bordeaux/schwarze Arbeitskleidung, bei denen der Wirtschaftskontrolldienst zwar keine Verschmutzungen beanstanden konnte. Der WKD untersagte eine solche Arbeitskleidung aus „grundsätzliche Erwägungen“. Die Klage dagegen war erfolglos. Man darf gespannt sein, ob dieses Urteil auch Auswirkungen auf die dunkle Dienstkleidung des Service-Personals in der gehobenen Gastronomie hat.

Geschäftsführer privat: Kinderbetreuungskosten immer bargeldlos begleichen

Das Finanzamt muss die Kinderbetreuungskosten steuerlich nur dann als Sonderausgaben anerkennen, wenn die Zahlungen auf ein Konto geleistet werden. Quittierte Barzahlungen genügen nicht für die steuerliche Anerkennung (BFH, Urteil vom 18.12.2015, III R 63/13).

Seit dem Steuerjahr 2012 ist die Pflicht zur Überweisung für die steuerliche Anerkennung im Gesetz vorgeschrieben. Aber auch für vorherige Jahre kann das FA das als Voraussetzung verlangen. Auch dann, wenn die Kinderbetreuerin als geringfügig Beschäftigte engagiert ist und für Sie Beiträge zur Rentenversicherung eingezahlt werden.

Mit besten Grüßen Ihr

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur