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Volkelt-Briefe

Geschäftsführer-Urlaub: Gute Vorbereitung schützt vor Pannen

Vie­le Geschäfts­füh­rer nut­zen die ruhi­ge­ren Wochen in der Feri­en­zeit dazu, selbst ein paar Tage Urlaub zu machen. Die meis­ten sind trotz­dem auch wäh­rend ihrer Abwe­sen­heit tele­fo­nisch erreich­bar. Sie soll­ten sich dabei aber selbst und Ihre Gesund­heit so wich­tig neh­men, dass Sie auch tat­säch­lich einen Erho­lungs­wert haben. Kon­kret: Berei­ten Sie Ihre Abwe­sen­heit so vor, dass nur wirk­lich wich­ti­ge Ent­schei­dungs­fra­gen Ihren Urlaub unterbrechen.

Die­se Sach­ver­hal­te müs­sen Sie vor Ihrem Urlaub klären: …

  • Pla­nung: Wer ist in die­ser Zeit anwe­send? Wer hat noch Urlaub? Wer ver­tritt wen? (Urlaubs­plan)
  • Ver­tre­tungs­re­ge­lung: Wer ver­tritt Sie in wel­chen Abge­le­gen­hei­ten? Erstel­len Sie dazu einen schrift­li­chen Ver­tre­tungs­plan, der allen Ver­tre­tern vor­liegt (Sind Voll­mach­ten erfor­der­lich? Haben die Ver­tre­ter Zugang zu den benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen? (Pass­wort, PIN, Konto)
  • To do´s: Wel­che wie­der­keh­ren­den Auf­ga­ben müs­sen in Ihrem Urlaub wei­ter­hin erle­digt wer­den (Bestel­lun­gen, Über­wei­sun­gen, Lohn­ab­rech­nung, Ein­kauf, Korrespondenz)
  • Über­ga­be: Mit wem müs­sen Sie Über­ga­be-Gesprä­che füh­ren? Wel­che Inhal­te müs­sen bespro­chen wer­den? (schrift­li­che Protokolle)
  • Infor­ma­ti­on: Wer muss über Ihre Abwe­sen­heit infor­miert wer­den? (Kun­den, Geschäfts­part­ner, Mit­ar­bei­ter, Steuerberater)
  • Rou­ti­nen: Was geschieht im Urlaub mit Projekten/Projektgruppen?
  • Posteingang/Anfragen: Sie müs­sen sicher­stel­len, dass der Post­ein­gang lücken­los erfasst, wei­ter­ge­lei­tet und bear­bei­tet wird (Abwe­sen­heits­be­nach­rich­ti­gung, inter­ne Wei­ter­lei­tung, Zwi­schen­be­schei­de, Wiedervorlage).
Machen Sie sich bewusst, dass nicht nur Ihre Mit­ar­bei­ter einen Anspruch auf Urlaub – Rege­ne­ra­ti­on von den Belas­tun­gen regel­mä­ßi­ger Arbeit – haben.  Das trifft natür­lich auch auf Sie zu. Dazu der Per­so­nal-Trai­ner Mar­kus Jot­zo: „Im Urlaub und in der Frei­zeit wirk­lich abschal­ten zu kön­nen, setzt vor­aus, dass Chefs nicht nur Tätig­kei­ten dele­gie­ren, son­dern auch die Ver­ant­wor­tung für die­se Tätig­kei­ten an ihre Mit­ar­bei­ter abge­ben. In letz­ter Kon­se­quenz bedeu­tet das: kei­ne Mails, kei­ne Anru­fe in den Urlaub”. Aber: Kei­ne Regel ohne Aus­nah­me. Wenn es wirk­lich brennt, soll­ten Sie auf jeden Fall Bescheid dar­über bekom­men, was Sache ist. Wem sage ich das.

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