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Geschäftsführer-Urlaub: Gute Vorbereitung schützt vor Pannen

Viele Geschäftsführer nutzen die ruhigeren Wochen in der Ferienzeit dazu, selbst ein paar Tage Urlaub zu machen. Die meisten sind trotzdem auch während ihrer Abwesenheit telefonisch erreichbar. Sie sollten sich dabei aber selbst und Ihre Gesundheit so wichtig nehmen, dass Sie auch tatsächlich einen Erholungswert haben. Konkret: Bereiten Sie Ihre Abwesenheit so vor, dass nur wirklich wichtige Entscheidungsfragen Ihren Urlaub unterbrechen.

Diese Sachverhalte müssen Sie vor Ihrem Urlaub klären: …

  • Planung: Wer ist in dieser Zeit anwesend? Wer hat noch Urlaub? Wer vertritt wen? (Urlaubsplan)
  • Vertretungsregelung: Wer vertritt Sie in welchen Abgelegenheiten? Erstellen Sie dazu einen schriftlichen Vertretungsplan, der allen Vertretern vorliegt (Sind Vollmachten erforderlich? Haben die Vertreter Zugang zu den benötigten Informationen? (Passwort, PIN, Konto)
  • To do´s: Welche wiederkehrenden Aufgaben müssen in Ihrem Urlaub weiterhin erledigt werden (Bestellungen, Überweisungen, Lohnabrechnung, Einkauf, Korrespondenz)
  • Übergabe: Mit wem müssen Sie Übergabe-Gespräche führen? Welche Inhalte müssen besprochen werden? (schriftliche Protokolle)
  • Information: Wer muss über Ihre Abwesenheit informiert werden? (Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter, Steuerberater)
  • Routinen: Was geschieht im Urlaub mit Projekten/Projektgruppen?
  • Posteingang/Anfragen: Sie müssen sicherstellen, dass der Posteingang lückenlos erfasst, weitergeleitet und bearbeitet wird (Abwesenheitsbenachrichtigung, interne Weiterleitung, Zwischenbescheide, Wiedervorlage).
Machen Sie sich bewusst, dass nicht nur Ihre Mitarbeiter einen Anspruch auf Urlaub – Regeneration von den Belastungen regelmäßiger Arbeit – haben.  Das trifft natürlich auch auf Sie zu. Dazu der Personal-Trainer Markus Jotzo: „Im Urlaub und in der Freizeit wirklich abschalten zu können, setzt voraus, dass Chefs nicht nur Tätigkeiten delegieren, sondern auch die Verantwortung für diese Tätigkeiten an ihre Mitarbeiter abgeben. In letzter Konsequenz bedeutet das: keine Mails, keine Anrufe in den Urlaub“. Aber: Keine Regel ohne Ausnahme. Wenn es wirklich brennt, sollten Sie auf jeden Fall Bescheid darüber bekommen, was Sache ist. Wem sage ich das.

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