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Archiv: Volkelt-Briefe

Volkelt-Brief 42/2017

Jamaika-Aussichten: Und wo bleibt jetzt die Wirtschaftspolitik? + Geschäftsführer-Stress: Dauer-Erreichbarkeit ist für viele ein echtes Problem + Digitalisierung: Mit Benchmarking zum eigenen Erfolgs-Cluster + Risiko-Gestaltung: Verpflichtung zur Mitarbeit in der GmbH  + GmbH/Recht: Verzicht gegen einen ausgeschiedenen Gesellschafter

BISS … die Wirtschaft-Satire

 

 

 

Der Volkelt-Brief 42/2017 > Download als PDF – lesen im „Print“

Freiburg, 20. Oktober 2017

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

alle an Jamaika beteiligten Parteien signalisieren und praktizieren unterdessen mehr als Gesprächsbereitschaft. In den Talk-Runden, in politischen Statements in den Partei-Gremien und selbst in vertraulichen Interviews geben sich die verantwortlichen Politiker weichgespült. Man hält sich mit Kritik zurück. Das ist verständlich und der politischen Kultur geschuldet. Aus Unternehmersicht stellt sich aber die Frage, wie sich diese Allianz auf die Wirtschaftspolitik der nächsten Jahre auswirken wird. Müssen wir uns auf weitere 4 Jahre Stillstand einstellen?

zum Klappentext

Beispiel: Steuerpolitik. In weiten Unternehmerkreisen hat sich in den letzten Jahrzehnten der Eindruck breit gemacht, dass Steuerpolitik für Unternehmen immer weniger von den politisch Verantwortlichen gemanagt wird, sondern von den Finanzbehörden und den Gerichten bestimmt wird. Stichworte: Erbschaftssteuer, Gewinnabgrenzungsverordnung, innerbetriebliche Verrechnungspreise, verdeckte Gewinnausschüttungen, die steuerliche Behandlung von Zuschüssen an Arbeitnehmer oder die private Kfz-Nutzung. Die Liste lässt sich (fast) beliebig erweitern – bis hin zu vielen wirklich schwierigen Betriebsprüfungs-Situationen, die Unternehmer ohne öffentliche Kontrolle hinnehmen müssen. Ob Schwarz, Gelb und Grün dagegen etwas ausrichten?

BISS die Wirtschafts-Satire > Lindner (veröffentlicht am 2.Mai 2012)

 

In der Sache haben wir die Programme der Parteien ja bereits schon vor der Wahl gegenübergestellt (vgl. Nr. 36/2017). Eventuell gelingt es der FDP, den beiden anderen Parteien einige der kleinen, angekündigten Korrekturen abzuringen. Wir gehen allerdings davon aus, dass sich die Rahmenbedingungen für (kleinere) Unternehmen nicht ändern werden. Größere Unternehmen müssen weiterhin mit großem Beratungsaufwand gestalten.

 

Geschäftsführer-Stress: Dauer-Erreichbarkeit ist für viele ein echtes Problem

Nicht wenige Geschäftsführer leiden unter dem täglichen Telefon-Terror: Das Telefon klingelt ständig. Bereits während eines normalen Telefonats gehen parallel auch schon zwei neue Telefonate und mindestens eine SMS ein. Was tun? Natürlich variiert das Telefon-Aufkommen je nach Unternehmen und Branche. Chefs von Unternehmen mit Telefonzentrale oder Chef-Office nutzen in der Regel die Möglichkeiten, gezielt zu filtern und nur solche Anrufe durchzulassen, die nach den vorab besprochenen Regeln „zum Chef“ durchgestellt werden. Nur für wichtige Geschäftspartner gibt es den direkten Draht. Schwieriger ist das in kleineren Unternehmen. Es gilt: Überall da, wo Sie als Chef ständig Termine koordinieren, Chef-Entscheidungen gebraucht und damit Prozesse beschleunigt werden, ist das Handy-Telefonieren ein Muss. Hier helfen Appelle wie „einfach auch mal ausschalten“ oder „Sie müssen ja nicht immer erreichbar sein“ in der Praxis nicht weiter. Dennoch können Sie mit ein paar systematischen Regeln etwas Abhilfe schaffen. Das sind:

  • Führen Sie Ihre Anruferliste systematisch: Nutzen Sie den Adressspeicher voll aus. Legen Sie jeden Anrufer, der für Ihre geschäftlichen Belange von Bedeutung ist oder sein könnte, in Ihrem Telefonbuch ab. Bei den meisten eingehenden Anrufen sehen Sie dann schon auf den ersten Blick, wer Sie anruft. Sie können dann sofort entscheiden, welche Bedeutung der Anruf hat und ob Sie dafür Zeit haben (wollen).
  • Nutzen Sie den AB flexibel: Viele Kollegen nutzen die Möglichkeiten Ihres Anrufbeantworters nicht voll. Das heißt: Wollen Sie ungestört bleiben, stellen Sie den AB auf die kürzest mögliche Antwortzeit. Versehen mit dem Text: „Für wichtige Informationen hinterlassen Sie hier bitte Ihre Nachricht. In anderen Fällen versuchen Sie mich bitte später nochmals zu erreichen“. Wenn Sie überflüssige Telefonate abwimmeln wollen, stellen Sie den AB erst nach 30 Sekunden auf ein.
  • Behandeln Sie SMS-Nachrichten nachrangig: Wer es eilig hat, greift nach wie vor zum Telefon und verlässt sich nicht auf eine SMS. Bearbeiten Sie SMS wie gewöhnliche E-Mails. Beantworten Sie diese erst dann, wenn das Tagesgeschäft erledigt ist und Sie „Zeit am Stück“ haben, um diese Posten effektiv und ohne Unterbrechung abzuarbeiten.
  • Legen Sie Unerreichbarkeiten fest: Verschaffen Sie sich Freiraum, indem Sie zu bestimmten, fest definierten Arbeitszeiten nicht erreichbar sind. Am besten dann, wenn Ihr Gesprächsgegenüber auch nicht unbedingt erwarten kann, dass Sie erreichbar sind: Früh am Morgen (7 bis 9 Uhr), mittags (12 bis 14 Uhr) oder generell nach Feierabend ab 18/19 Uhr. Bestimmen Sie diese Zeiten nach Ihrem persönlichen Arbeitsstil und machen Sie diese „Pausen“ zur Gewohnheit, so dass Ihre Mitarbeiter sich darauf einstellen können.
  • Geben Sie Ansprechpartner für externe Anrufer vor: Geben Sie auf allen Publikationen nach außen (Geschäftspapiere, Impressum der Homepage, Lieferscheine, Rechnungen usw.) Telefon-Adressen vor. Verwenden Sie dafür nicht den Namen des jeweiligen Mitarbeiters sondern die jeweilige Fachabteilung (Personal, Einkauf, Rechnungswesen, Marketing usw.). Damit ermöglichen Sie externen Personen, ganz gezielt zu kontakten und verhindern so, dass Alles immer erst über den zentralen Telefon-Anschluss – im Zweifel ist das ja Ihrer – laufen muss.
  • Machen Sie wirklich Urlaub vom Handy: Ich kenne viele Geschäftsführer, die im Urlaub überhaupt nicht für Telefonate erreichbar sind. Für den Notfall ist eine SMS-Benachrichtigung möglich – das ist aber nur wenigen ausgewählten Personen möglich.
Auch nach 30 Jahren Mobil-Telefonieren gilt: Der „sachliche“ Umgang mit diesem Kommunikations-Medium ist längst noch nicht selbstverständlich. Der damit verbundene Stress-Faktor ist und bleibt wohl auch weiterhin hoch. Überprüfen Sie immer wieder Ihr eigenes Gesprächsverhalten. Welche Gespräche sind überflüssig? Wie können Gespräche abgekürzt werden? Animieren Sie durch Ihr eigenes Gesprächsverhalten zum Viel-Telefonieren? (Unsachlichkeiten, „Wenn ich Sie schon mal an der Strippe habe“, Ausschweifendes Gesprächsverhalten: „Um was geht es?“ ). Nehmen Sie sich vor, im Öffentlichen Raum nur eingeschränkt zu telefonieren. Abgesehen vom Unfall- und Bußgeld-Risiko beim Autofahren ist das Telefonieren während eines Geschäftsgespräches oder vor Arbeits- und Projektgruppen nicht unbedingt die richtige Art – weder um auf sich aufmerksam zu machen noch als Vorbild für Mitarbeiter und Geschäftspartner.

 

Digitalisierung: Mit Benchmarking zum eigenen Erfolgs-Cluster

Als die Xerox-Geschäftsführung Ende der 70er nicht mehr weiter wusste, entschloss man sich, die Produkte des Konkurrenten Canon unter die Lupe zu nehmen. Man kaufte Canon-Kopierer, zerlegte sie in ihre Bestandteile und wusste anschließend, was man besser machen kann. Das war nicht nur die Rettung für Xerox. Es war auch die Geburtsstunde des systematischen Benchmarking. Egal ob Handwerks-Betrieb, Dienstleister oder produzierendes Unternehmen: In allen Branchen können Sie fürs Geschäft lernen. Das können Kleinigkeiten sein (Umgangsformen), Prozessabläufe, Arbeitszeitregelungen oder Sozialleistungen. Benchmarking bringt Alle weiter.

Diese bewährte Erfolgs-Devise gilt auch und gerade für das Thema Digitalisierung. Die Digitalisierung betrifft alle Funktionen des Geschäftsmodells. Es geht also darum, Benchmarking nicht nur im Hinblick auf die Produktion und Produkte abzustellen, sondern auf allen betrieblichen Ebenen der Leistungserbringung nach besseren, schnelleren und kostengünstigeren Lösungen Ausschau zu halten. Welche Funktionen lassen sich outsourcen? Können eigene IT-Lösungen kreiert werden? Welche Lösungen sind nicht ohne externe Beratung zu machen? Aus Geschäftsführer-Perspektive ergibt sich dazu folgendes Benchmark-Cluster, um nach mustergültigen Lösungen Ausschau zu halten:

  • Management: Informationsordner, Rechnungswesen, Geschäftsbericht und Jahresabschluss, Controlling, Protokolle, Vollmachten, Compliance
  • Produktion: Innovation, FuE, Prozesse, Logistik, Notfallpläne
  • IT: interne und externe Kommunikation, Datensicherheit, Datenschutz
  • Personal: Lohnabrechnung, Personalakte, Fortbildung, Bewerbungsverfahren, Stellenbeschreibungen, Vertretungen
  • Dokumentation: Verträge, Buchhaltung und Steuern, Angebote, Korrespondenz
  • Marketing/Vertrieb: QM, Customer-Service, Social Media
  • Geld: Firmenkarte, Berechtigungen
Diese Aufzählung kann und will nicht abschließend sein. Dazu gibt es zu viele betriebliche und branchenspezifische Besonderheiten der einzelnen Unternehmen zu berücksichtigen. Hilfreich ist es, wenn Sie Ihr eigenes betriebliches Cluster festlegen, die einzelnen Positionen gewichten und dafür nach geeigneten Benchmarks suchen: Ganz gezielt bei Ihren Geschäftspartnern, durch Einbringen des jeweiligen Themas in ERFA-Gruppen, zu denen Sie Zugang haben, durch den Besuch von passenden Seminar-Angeboten der IHK/HK oder von Ihrem Branchenverband. Nutzen Sie dazu auch die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Geben Sie den Mitarbeitern den dazu notwendigen Freiraum und animieren Sie dazu, dass in den einzelnen Zuständigkeiten nach unternehmerischen Lösungen gesucht wird. Ihre Aufgabe besteht dann darin, die einzelnen Lösungen zu koordinieren und „zusammenzumoderieren“. Neuland für Alle – aber durchaus mit guten Perspektiven.

 

Risiko-Gestaltung: Verpflichtung zur Mitarbeit in der GmbH

Ist im Gesellschaftsvertrag Ihrer GmbH erst einmal vereinbart, „dass der Gesellschafter zur Mitarbeit verpflichtet ist“, hat das Konsequenzen: Ist er – aus welchen Gründen auch immer – nicht mehr in der Lage mitzuarbeiten, ist der Gesellschafter seinen GmbH-Anteil los. Es sei denn, die übrigen Gesellschafter lassen sich darauf ein, die Vorgabe im Gesellschaftsvertrag abzuändern. Oder die Vorgabe wird einfach nicht umgesetzt. Dann bleibt der Gesellschafter so lange Gesellschafter wie er in der Gesellschafterliste geführt ist.

ACHTUNG: Eine solche Klausel wirkt natürlich auch im Erbfall. Ist abzusehen, dass Ihr Nachfolger nicht in der GmbH tätig sein kann oder will, ist zu prüfen, ob Sie Ihre(n) Mit-Gesellschafter für eine Änderung der Mitarbeits-Klausel gewinnen können.

Die Verpflichtung zur Mitarbeit in der GmbH ist immer dann ein gutes Gestaltungsmittel, wenn „Know How“ eingebunden werden soll. Also in den Branchen, in denen das Geschäftsmodell und die Weiterentwicklung des Geschäftsmodells stark vom Know-How der Gesellschafter-Geschäftsführer abhängig ist. Zum Nachteil wird die Regelung allerdings, wenn Ihr Mit-Gesellschafter an die Konkurrenz verkauft, Sie zurückbleiben und weiter zur Mitarbeit mit den neuen Herren im Hause verpflichtet sind. Vorkehrung: Soll Verpflichtung zur Mitarbeit in der GmbH vereinbart werden, sollte umgekehrt auch ein Vorkaufsrecht für den verbleibenden Gesellschafter im Gesellschaftsvertrag der GmbH vereinbart werden.

 

GmbH/Recht: Verzicht gegen einen ausgeschiedenen Gesellschafter

Unterlässt es die GmbH, Ansprüche gegen einen ehemaligen Gesellschafter durchzusetzen, ist das Finanzamt berechtigt, eine verdeckte Gewinnausschüttung in Höhe des Vorteils anzusetzen und entsprechend nachzuversteuern (FG München, Urteil v. 13.3.2017, 7 K 1767/15).

Sie tun sich bzw. der GmbH keinen Gefallen, wenn Sie aus „Goodwill“ auf Ansprüche gegen eine ausgeschiedenen Gesellschafter verzichten – etwa weil Sie einen jahrelangen Konflikt endlich und endgültig beenden wollen.

 

Eine informative Lektüre wünscht

Lothar Volkelt

Herausgeber + Chefredakteur Geschäftsführer-Fachinformationsdienst

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