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Archiv: Volkelt-Briefe

Volkelt-Brief 33/2015

Volkelt-NLBehör­den: Ein­spruch und Kla­ge gegen das FA loh­nen immer öfter + Finanz­amt: Betriebs­un­ter­bre­chungs­ver­si­che­rung im Visier – jetzt nach­bes­sern + GmbH-IT: Was müs­sen Sie beim Umstieg auf Win­dows 10 beach­ten + GmbH-Finan­zen: Ein­spar­po­ten­zi­al „bar­geld­lo­ses Unter­neh­men“ + Arbeits­recht: Vor Gericht müs­sen Sie kon­se­quent blei­ben + Steu­er­nach­weis: Dik­tier­ge­rät ist kein Fahr­ten­buch + Büro­kra­tie: Die neu­en Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten der Arbeits­zei­ten sind amt­lich +  BISS

 

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Frei­burg 14. August 2015

Sehr geehrte Geschäftsführer-Kollegin, sehr geehrter Kollege,

allein im Jahr 2014 leg­ten 4,2 Mil­lio­nen Steu­er­zah­ler Ein­spruch gegen ihren Steuer­bescheid ein. In zwei von drei Fäl­len (rund 70 %) hat­ten die Steu­er­zah­ler Recht (BMF-Bericht). Der Steu­er­be­scheid war falsch und muss­te zu Guns­ten des Steu­er­zah­lers kor­ri­giert wer­den. Die Zah­len stei­gen seit Jah­ren und wer­den wei­ter anstei­gen. In ins­ge­samt 62.000 Fäl­len konn­ten sich Steu­er­zah­ler und Finanz­amt nicht eini­gen. Die­se Fäl­le lan­de­ten vor dem Finanz­ge­richt. Auch hier bekom­men die Steu­er­zah­ler zu 70 % Recht.

Wie vie­le fal­sche Vor­aus­zah­lungs­be­schei­de in die­ser Zeit an Unter­neh­men ver­schickt wur­den, ist nicht bekannt. Wohl aber, dass der Unter­neh­mer nach jeder Finanz­amts-Post sei­nen Bera­ter ein­schal­ten, end­los tele­fo­niert wer­den muss und am Schluss eine sat­te Bera­ter­rech­nung steht. Fakt ist, dass in vie­len Fäl­len der Umgangs­ton der Finanz­be­hör­den mit den Unter­neh­men schär­fer wird und Eini­ges zu wün­schen übrig lässt.

Die­ser Stil­wan­del und die ein­nah­me­ori­en­tier­te Besteue­rungs­pra­xis der Finanz­be­hör­den kom­men nicht aus hei­te­rem Him­mel. Bis in die 80er Jah­re rekru­tier­ten die Finanz­äm­ter ihre Sach­be­ar­bei­ter über­wie­gend selbst per Lear­ning by doing. Das Berufs­i­mage war nicht beson­ders. Die Aus­bil­dung war nicht wis­sen­schaft­lich unter­legt. Unter­des­sen ist der Beruf attrak­tiv, das Image hat sich stark ver­än­dert (der Steu­er-CD-Käu­fer als Ret­ter des Wohl­fahrts­staa­tes). In die Aus­bil­dung wur­de inves­tiert. Die gesam­te Orga­ni­sa­ti­on wur­de pro­fes­sio­na­li­siert. Das betrifft die Füh­rungs­ebe­ne und die tech­ni­sche Aus­stat­tung. Ermes­sens­spiel­räu­me wer­den kon­se­quent Fis­kal­in­ter­es­sen unter­ge­ord­net (sie­he unten). Nicht zuletzt die öffent­li­che Dis­kus­si­on um die Steuer­hinter­ziehung und unver­steu­er­te Gewin­ne (Hoe­neß, Goog­le, Star­bucks) haben den Steuerbe­hörden Auf­trieb gege­ben und so dafür gesorgt, dass damit jetzt auch alle Unter­nehmen mit einer ten­den­zi­ell feh­ler­be­haf­te­ten Besteue­rungs­pra­xis leben müssen.

Finanzämter nehmen Betriebsunterbrechungsversicherung ins Visier

Gesell­schaf­ter-Geschäfts­füh­rer, mit deren Leis­tungs­fä­hig­keit das Wohl der GmbH steht und fällt (Hand­werk, Frei­be­ruf­ler-GmbH), schlie­ßen in der Regel eine Berufs­un­fä­hig­keitver­si­che­rung ab. Wei­te­re Exis­tenz­si­che­rung: Die GmbH schließt eine Betriebs­un­ter­bre­chungs­ver­si­che­rung ab. Bei (Total-) Aus­fall des Geschäfts­füh­rers über­nimmt die Ver­si­che­rung für eini­ge Zeit die Gehalts­zah­lung für den Gesellschafter-Geschäftsführer.

Wich­tig: Hier muss die Ver­trags­ge­stal­tung stim­men. In einem hat das Finanz­amt jetzt die Zah­lung der Ver­si­che­rungs­bei­trä­ge durch die GmbH als ver­deck­te Gewinn­aus­schüt­tung beur­teilt und damit Recht bekom­men (BFH, Urteil vom 11.3.2015, I R 16/13). Bei­trä­ge, die die GmbH zu einer Betriebs­un­ter­bre­chungs­ver­si­che­rung zahlt, sind nur dann Betriebs­aus­ga­ben, wenn die­se „im Inter­es­se der GmbH“ gezahlt wer­den und die Ver­si­che­rungs­leis­tun­gen der GmbH zugu­te kom­men. Wich­tig ist, dass nicht die Gesell­schaf­ter-Geschäfts­füh­rer als bezugs­be­rech­tig­te Per­so­nen für den Ver­si­che­rungs­fall ein­ge­setzt sind. Hier muss der GmbH der Anspruch auf die Ver­si­che­rungs­leis­tung zuste­hen, z. B., um damit einen Fremd-Geschäfts­füh­rer ein­zu­stel­len, der die Geschäf­te der GmbH in der Aus­fall­zeit des Gesell­schaf­ter-Geschäfts­füh­rers fortführt.

Hat Ihre GmbH eine Betriebs­un­ter­bre­chungs­ver­si­che­rung abge­schlos­sen, die den Gesell­schaf­ter-Geschäfts­füh­rer begüns­tigt, müs­sen Sie davon aus­ge­hen, dass Ihr Finanz­amt die Bei­trags­zah­lun­gen als ver­deck­te Gewinn­aus­schüt­tung nach­träg­lich ver­steu­ert. Sie müs­sen neu rech­nen: Lohnt die Ver­si­che­rung noch, wenn Sie die Bei­trä­ge aus ver­steu­er­tem Ein­kom­men bezah­len? Im Zwei­fel soll­ten Sie den Steu­er­be­ra­ter beauf­tra­gen, die steu­er­li­chen Vor­aus­set­zun­gen für die von Ihrer GmbH abge­schlos­se­nen Betriebs­un­ter­bre­chungs­ver­si­che­rung anhand des oben genann­ten Urteils zu prüfen.

GmbH-IT: Was müssen Sie beim Umstieg auf Windows 10 beachten

Nur weni­ge Geschäfts­füh­rer haben den Umstieg auf das Betriebs­sys­tem Win­dows 8.0 ver­an­lasst. Für die, die zu schnell oder schlecht bera­ten umge­stellt haben, ist jetzt Bes­se­rung in Sicht. Dazu unser IT-Exper­te Ste­fan Schwab: „Der Ver­such, pro­fes­sio­nel­le Ansprü­che mit spie­le­ri­schen Kom­po­nen­ten zu ver­bin­den, konn­te nicht gut gehen“. Mit Win­dows 10 sind nun vie­le Män­gel beho­ben. Das Sys­tem ist damit jetzt auch für den pro­fes­sio­nel­len Ein­satz in klei­ne­ren Unter­neh­men opti­miert. Als Geschäfts­füh­rer soll­ten Sie bei einer geplan­ten Umstel­lung ins­be­son­de­re auf Fol­gen­des achten:

  1. War­ten Sie mit einer Umstel­lung noch eini­ge Wochen ab. Erfah­rungs­ge­mäß wer­den vie­le (klei­ne, aber ärger­li­che) Feh­ler­haf­tig­kei­ten erst mit und kurz nach der Markt­ein­füh­rung offensichtlich.
  2. Vor der Umstel­lung soll­ten Sie ein voll­stän­di­ges Back­up anle­gen. Das Risi­ko eines kor­rup­ten Betriebs­sys­tems ist bei der­ar­ti­gen Updates immer gege­ben, so dass die Umstel­lung geplant wer­den sollte.
  3. Die neue Ober­flä­che ist klar struk­tu­riert und über­sicht­lich. Dar­in sind zahl­rei­che neue und gute Funk­tio­nen imple­men­tiert, so z. B. das Such­sys­tem Cor­ta­na, mit dem sämt­li­che Inhal­te des Sys­tems (Datei­en, Out­look, auch: Inter­net) blitz­schnell durch­sucht wer­den, auch per Sprach­be­fehl. Das Sys­tem arbei­tet schnel­ler als das bis­he­ri­ge, und zwar auf allen Kom­po­nen­ten (Dru­cker, Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­te). Alle geöff­ne­ten Pro­gram­me kön­nen neben­ein­an­der ange­zeigt wer­den. Es gibt eine bio­me­tri­sche Nutzererkennung.
  4. Grund­sätz­lich zu emp­feh­len ist die Umstel­lung in ers­ter Linie den Nut­zern von Win­dows 8/Windows 8.1. Die­se Anwen­der pro­fi­tie­ren von einer kla­ren und über­sicht­li­chen Ober­flä­che und Ver­bes­se­run­gen bei der Nut­zung des Touch-Displays.
  5. Eine Umrüs­tung von Win­dows 7‑basierten Sys­te­men soll­te man dage­gen gut abwä­gen. Hard­ware mit einem Alter von mehr als zwei Jah­ren bie­tet nicht die opti­ma­le Basis zur Nut­zung des aktu­el­len Betriebs­sys­tems. Und: Wer sein Sys­tem ohne­hin „in die Hand“ nimmt, soll­te auch gleich über den Ein­satz einer SSD als Ersatz für eine ver­al­te­te und lang­sa­me Fest­plat­te nachdenken.

Dazu noch fol­gen­de Zusatz-Infor­ma­ti­on: Die Ver­brau­cher­zen­tra­len war­nen vor Win­dows 10. Wer die Daten­schutz­be­stim­mun­gen des neu­en Win­dows akzep­tiert, wil­ligt in eine umfas­sen­de Nach­voll­zieh­bar­keit (Aus­for­schung) der Nut­zung ein. Micro­soft wer­tet aus: Name, Adres­se, Alter, Geschlecht, Tele­fon­num­mer und den jewei­li­gen Stand­ort des Gerä­tes, die in den unter­neh­mens­ei­ge­nen Apps und Diens­ten auf­ge­ru­fe­nen Web-Sei­ten­adres­sen, ein­ge­ge­be­ne Such­be­grif­fe, Kon­tak­te zu ande­ren Per­so­nen und gekauf­te Arti­kel. Win­dows 10 gibt dem Rech­ner eine ein­deu­ti­ge Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer zur Ver­wen­dung durch App-Ent­wick­ler und Wer­be­netz­wer­ke (Ver­brau­cher­zen­tra­le Rhein­land-Pfalz vom 10.8.2015).

Unse­re Ein­schät­zung vom Exper­ten Ste­fan Schwab (Schwab-IT): „Da muss man bei Ein­rich­ten von Win­dows 10 tat­säch­lich auf­pas­sen. Wie bei Win­dows 8/8.1, Apple iOS- und den Android-Gerä­ten bie­tet Win­dows 10 bei einer „Stan­dard-Instal­la­ti­on“ ein Micro­soft-Kon­to als Benut­zer­pro­fil an. Hier­bei han­delt es sich um einen Online-Account, mit diver­sen Vor­zü­gen der Daten­si­cher­heit, Fle­xi­bi­li­tät und hohem Kom­fort. Doch anders als bei Android und Apple iOS kann Win­dows 8/8.1 oder Win­dows 10 auch mit einem „loka­len“ oder „Domä­nen-Kon­to“ genutzt wer­den. Dies bedeu­tet, dass die Daten – ana­log zu den älte­ren Ver­sio­nen – auf dem loka­len PC oder beim Domä­nen-Kon­to auf dem Fir­menser­ver abge­legt wer­den. Funk­tio­nen wie Microsoft’s Cor­ta­na, die Sprach-Assis­ten­tin, las­sen sich nur mit einem Micro­soft-Cloud-Kon­to nut­zen. Und nur die Pro­fes­sio­nal-Ver­si­on von Win­dows 8/8.1 oder 10 lässt sich in eine Fir­men-Domä­ne einbinden”.

Gut bera­ten waren die Fir­men, die den Wech­sel auf Win­dows 8/8.1 erst ein­mal aus­ge­setzt haben. Die meis­ten IT-Bera­ter haben davon abge­ra­ten. Das Sys­tem war zu vor­der­grün­dig auf die Bedürf­nis­se von Unter­hal­tungs-Soft­ware-Anwen­dern aus­ge­legt. Den­noch gab es bereits in Win­dows 8/8.1 eini­ge wirk­lich gute Ver­bes­se­run­gen und Optio­nen. Die­se sind jetzt beim erneu­ten Sys­tem­wech­sel über­nom­men wor­den. Vie­le Feh­ler wur­den besei­tigt. Für Anwen­der, die nun die Gren­zen des Win­dows-7-Stan­dards erwei­tert haben wol­len, ist Win­dows 10 unter den oben genann­ten Sicher­heits­vor­keh­run­gen eine gute Weiterentwicklungs-Alternative.

GmbH-Finanzen: Einsparpotenzial „bargeldloses Unternehmen“

Ein Unter­neh­men mit 25 Geschäfts­rei­sen pro Monat kann nach Schät­zun­gen jähr­lich ca. 3.500 € an Ver­wal­tungs­kos­ten ein­spa­ren, wenn nicht mehr mit Bar­geld abge­rech­net wird. Das sind Kos­ten für die Bevor­ra­tung mit Bar­geld, für zusätz­li­che Ver­bu­chun­gen und Kon­trol­len. Dazu kom­men in der Regel Bar­zah­lun­gen für vie­le Klein­ein­käu­fe wie Büro­ma­te­ria­li­en, Werk­zeu­ge und klei­ne­re Dienst­leis­tun­gen. In vie­len Fir­men wer­den Son­der­zah­lun­gen noch in bar geleistet.

Das Gegen­mit­tel heißt Fir­men­kre­dit­kar­te. Damit wer­den die betrieb­li­chen Kos­ten­strö­me zeit­nah, voll­stän­dig und trans­pa­rent erfasst. Zusätz­li­che Kon­trol­len von Geld­be­stän­den ent­fal­len. Es geht ohne Kas­se, Kas­sen­buch und täg­li­che Kas­sen­kon­trol­le nach dem Vier­au­gen­prin­zip. Das Spar­po­ten­zi­al in klei­ne­ren Fir­men liegt jähr­lich bei eini­gen Tau­send EURO. In Unter­neh­men mit inten­si­ver Geschäfts­rei­se-Tätig­keit (Ver­trieb im Außen­dienst, Mes­sen, Toch­ter­un­ter­neh­men oder Zweig­nie­der­las­sun­gen) kann das schon zu einer fünf­stel­li­gen Erspar­nis füh­ren. Wird die Fir­men­kre­dit­kar­te aus­schließ­lich zu betrieb­li­chen Zwe­cken genutzt, sind alle Kos­ten Betriebs­aus­ga­ben der GmbH. Wird die Kar­te auch für pri­va­te Ein­käu­fe genutzt, gilt das steu­er­lich als Sach­be­zug, der nur bis zur Frei­gren­ze von 60 EUR steu­er­frei bleibt (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG).

Im ers­ten Schritt zum bar­geld­lo­sen Unter­neh­men stat­ten Sie jeden Mit­ar­bei­ter, der mit „Geld“ zu tun hat oder haben soll, mit einer Fir­men­kre­dit­kar­te aus. Dazu soll­ten Sie kla­re Vor­ga­ben machen, wie die Mit­ar­bei­ter über die Fir­men­kre­dit­kar­te ver­fü­gen kön­nen. Das betrifft: Vor­ga­ben zur Pri­vat­nut­zung, zur Rück­zah­lung und Über­zie­hung, zur Ver­zin­sung bei der Über­zie­hung. Nicht feh­len darf auch der Hin­weis, dass der miss­bräuch­li­che Umgang mit der Fir­men­kre­dit­kar­te zur frist­lo­sen Kün­di­gung berech­tigt (vgl. zuletzt OLG Bran­den­burg, Urteil vom 20.2.2007, 6 U 22/06). ACHTUNG: Das gilt auch für Sie als Geschäfts­füh­rer. Sie soll­ten die betrieb­li­chen Richt­li­ni­en zur Nut­zung der Fir­men­kre­dit­kar­te beson­ders genau ein­hal­ten. Üblich ist eine Vor­ga­be zur Nut­zung im Geschäfts­füh­rer-Anstel­lungs­­­ver­­­trag, in den Arbeits­ver­trä­gen der berech­tig­ten Mit­ar­bei­ter und zusätz­lich in einer betrieb­li­chen Richtlinie.

Arbeitsrecht: Vor Gericht müssen Sie konsequent bleiben

Im Arbeits­ge­richts­pro­zess gegen einen Mit­ar­bei­ter dür­fen Sie zwar zusätz­li­che Grün­de für die Kün­di­gung nach­schie­ben. Nicht mög­lich ist es aber, die Kün­di­gung mit einem völ­lig neu­en Grund oder völ­lig neu­en Grün­den zu bele­gen. Das „Aus­wech­seln“ von Kün­di­gungs­grün­den ist grund­sätz­lich nicht mög­lich. Es han­delt sich dann um eine erneu­te Kün­di­gung. Fol­ge: Es muss erneut geprüft wer­den, ob die Vor­aus­set­zung für eine Kün­di­gung (ver­hal­tens­be­dingt, betriebs­be­dingt) vor­lie­gen und ob Fris­ten kor­rekt ein­ge­hal­ten sind (LAG Düs­sel­dorf, Urteil vom 24.6.2015, 7 Sa 1243/14).

Im Kün­di­gungs­schutz­pro­zess kön­nen Sie nur auch nur dann Grün­de nach­schie­ben, wenn Ihnen die­se bis zum Zeit­punkt der Kün­di­gung nicht bekannt waren (neue Tat­sa­chen) und zudem die bereits aus­ge­spro­che­ne Kün­di­gung untermauern.

Steuernachweis: Diktiergerät ist kein Fahrtenbuch

Dik­tiert der Geschäfts­füh­rer zu Beginn und zum Ende der Fahrt die vor­ge­schrie­be­nen Daten auf Kas­set­te und trägt er die­se Daten anschlie­ßen in eine Excel-Tabel­le ein, genügt das nicht den Vor­aus­set­zun­gen für ein ord­nungs­ge­mäß zu füh­ren­des Fahr­ten­buch. Begrün­dung: Die­se Dik­ta­te las­sen sich ver­än­dern, ohne dass sich das nach­träg­lich fest­stel­len lässt (FG Köln, Urteil vom 18.6.2015, 10 K 33/15).

Damit ent­fällt wohl auch die Mög­lich­keit, die Fahr­da­ten in das Smart­pho­ne zu dik­tie­ren (Kilo­me­ter­stand, Ziel, Kun­de) und die­se per E‑Mail ins Office zu schi­cken und dort in eine Excel-Tabel­le ein­tra­gen zu las­sen. Trotz neu­er Medi­en bleibt die Füh­rung eines Fahr­ten­buchs umständ­lich. Nach wie vor ein­fachs­te Lösung: Das elek­tro­ni­sche Fahr­ten­buch mit Finanzamts-Zertifizierung.

Die neuen Dokumentationspflichten der Arbeitszeiten sind amtlich

Das BMAS hat jetzt die ange­kün­dig­ten Erleich­te­run­gen bei der Doku­men­ta­ti­ons­pflicht nach den Min­dest­lohn­vor­schrif­ten ver­kün­det (vgl. Nr. 29/2015). Danach wird die Ein­kom­mens­schwel­le von 2.958 € modi­fi­ziert. Danach ent­fällt die Auf­zeich­nungs­pflicht nach dem Min­dest­lohn­ge­setz bereits dann, wenn das regel­mä­ßi­ge Monats­ent­gelt mehr als 2.000 € brut­to beträgt und die­ses Monats­ent­gelt jeweils für die letz­ten tat­säch­lich abge­rech­ne­ten 12 Mona­te nach­weis­lich gezahlt wur­de. Außer­dem sind bei der Beschäf­ti­gung von engen Fami­li­en­an­ge­hö­ri­gen (Ehe­gat­ten, ein­ge­tra­ge­ne Lebens­part­ner, Kin­der und Eltern des Arbeit­ge­bers) die Auf­zeich­nungs­pflich­ten nicht mehr anzu­wen­den (Quel­le: Min­dest­lohn­do­ku­men­ta­ti­ons­pflich­ten­ver­ord­nung vom 1.8.2015).

Mit bes­ten Grü­ßen Ihr

Lothar Volkelt

Her­aus­ge­ber + Chefredakteur

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