Grundsätzlich hat der an der Gesellschafterversammlung der GmbH teilnahmeberechtigte Gesellschafter das Recht, einen Bevollmächtigten zu bestimmen. Dieser muss objektiv dazu in der Lage sein, die damit verbundene Verantwortung zu übernehmen. Die ergibt sich aus der beruflichen Qualifikation (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer).
Aus praktischen Erwägungen (Entscheidungsfähigkeit) empfiehlt es sich, im Gesellschaftsvertrag Regelungen zur Abwesenheitsvertretung zu treffen. Dazu muss sichergestellt werden, dass das Teilnahmerecht nur auf ausreichend qualifizierte und zuverlässige Personen übertragen wird. Der Bevollmächtigte muss eine schriftliche Vollmacht vorlegen, das ist eine vom Gesellschafter eigenhändig unterschriebene Urkunde, die ihn zu Ausübung bestimmter oder aller Gesellschafterrechte bevollmächtigt. Da eine eigenhändige Unterschrift notwendig ist, genügt eine Vollmachtserstellung per Fax nicht den rechtlichen Vorschriften.