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Unproduktive E-Mails: Was tun? – der Chef als falsches Vorbild

Der Texter und Sänger Tim Bendzko bringt es auf den Punkt: Er muss noch genau 148 Mails checken. Doch so nett wie im Song ist die Realität in vielen Unternehmen längst nicht mehr. Oft sind es sogar noch mehr E-Mails pro Tag. Trotz SPAM-Filter und privatem E-Mail-Verbot müssen sich immer mehr Mitarbeiter täglich durch immer mehr E-Mails durcharbeiten. Auch als Geschäftsführer bleiben Sie davon nicht verschont. Was tun? …

Die Fakten: Nach einer Untersuchung beim Chip-Hersteller Intel liest oder schreibt jeder Arbeitnehmer wöchentlich 20 Arbeitsstunden E-Mails. Jede 3. ist für die Arbeit unwichtig. Für die meisten Personaler steht fest: Wichtig ist die Vorbildfunktion des Chefs. Schreibt der zu jedem Thema und jeder Uhrzeit an die Mitarbeiter E-Mails, richten die Mitarbeiter ihr Verhalten daran aus. Fest steht auch, dass die ständige Unterbrechung von Tätigkeiten durch E-Mail-Lesen und Schreiben nachteilige Auswirkungen auf die Qualität der Leistung haben.

Für die Praxis: Hier einige Regeln, mit denen Sie es schaffen, die tägliche E-Mail-Flut im Unternehmen wenigstens einigermaßen im Zaun zu halten:

  1. Vorbild: Kommen Sie Ihrer Vorbildfunktion nach. Schicken Sie E-Mails in der Regel nur zu den offiziellen Geschäftszeiten. Alles andere kann warten. Mit den berühmten Ausnahmen, die aber wirkliche Ausnahmen bleiben müssen.
  2. Blockabfertigung: Lassen Sie sich von eingehenden E-Mails und spontanen E-Mail-Ideen in Ihren Tätigkeiten nicht unterbrechen. Legen Sie Zeiten fest, an denen Sie ihre E-Mails abarbeiten.
  3. Verteiler: Prüfen Sie regelmäßig Ihre Verteiler (Cc, Bcc). Müssen alle Personen einbezogen werden? Das gilt auch für jeden einzelnen Mitarbeiter. Weisen Sie diese regelmäßig auf das Verteilerthema hin.
  4. Antworten „an Alle“: Stellen Sie sich vor, was passiert, wenn jeder aus dem Verteiler zu der E-Mail einen Kommentar abgibt. Innerhalb kürzester Zeit vervielfacht sich der E-Mail-Verkehr. Benutzen Sie diese Funktion nur, wenn es wirklich passt – und das ist fast nie der Fall.
  5. Betreff: Sagen Sie an dieser Stelle schon klar und eindeutig, um was es geht. Z. B. auch, wenn es um Terminsachen geht.
  6. Eilig: Wenn es um eilige Absprachen geht, sollten Sie sich nicht auf E-Mails verlassen. Benutzen Sie das Telefon und bestätigen Sie das Besprechungsergebnis kurz per E-Mail (Protokoll).

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