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Schlanke Führung: Meeting oder Intranet/Outlook – was passt wann besser

Das renommierteste Tennis-Turnier der Welt in Wimbledon ist seit dem Wochenende wieder einmal Geschichte – mit strahlenden Siegern und geschlagenen Verlierern. Gewinnen kann man nur, wenn die einzelnen Teile des jeweiligen Teams zusammen passen – Physio, Ernährung, Krafttraining, mentale Fitness, Taktik – nur wenn das Team funktioniert, gibt es einen Champion – wie in jedem Unternehmen mit arbeitsteiliger Organisation, also auch schon in kleineren Betriebsgrößen.

Wenn das Geschäftsmodell stimmt, kommt es auf die Kommunikation im Unternehmen an. Das bedingt Meetings und eine entsprechende IT-Ausstattung (Intranet). Immer mehr Mitarbeiter stellen die praktizierte Meeting-Kultur in Frage (vgl. Nr. 19/2018 „Wie viel Meeting muss wirklich sein“). Organisations-Experten sind sich einig, dass hier noch Vieles optimiert werden kann. Das ist Chefaufgabe. Sie sind gut beraten, die Kommunikations-Kultur in der Firma regelmäßig auf Aufwand und Ertrag zu prüfen und diese ggf. veränderten Kommunikationsanforderungen und -bedürfnissen anzupassen. Hier einige Hinweise, mit welchen Maßnahmen Sie die innerbetriebliche Kommunikation besser machen: …Vorteil „Meeting“:

  • Meinungen einholen: Die persönliche Präsenz ist immer dann überlegen, wenn „diskutiert“ wird – also Meinungen ausgetauscht, Fragen gestellt und beantwortet werden und wenn im Brainstorming Planspiele gespielt werden. Hier kommt es darauf an, dass die richtige Besetzung gefunden wird und die Aufgabe im Vorfeld möglichst präzise formuliert ist.
  • Stimmungen aufgreifen: Ist es Ihnen als Chef wichtig, die emotionale Befindlichkeit der Mitarbeiter zu kennen (Umstrukturierungen, neue Geschäftsfelder, Strategiewechsel, sonstige Veränderungen), ist der persönliche Austausch ein Muss. Im Meeting erfahren Sie dann zwar weniger als im Einzelgespräch – Sie haben dann aber gute Möglichkeiten, alle anzusprechen und mitzunehmen.
  • Projekte koordinieren: Für komplexe Projekte ist es hilfreich, wenn sich die Mitarbeiter persönlich kennen und den Stand des Projektes regelmäßig vis à vis abgleichen. Regelmäßig heißt dabei aber nicht im festgelegten Turnus, sondern nach verabredeten Projektschritten (milestones).
  • Schlechte Nachrichten überbringen: Um Gerüchte, Fakenews und Misstrauen erst garnicht aufkommen zu lassen, sind Sie gut beraten, schlechte Nachrichten (Personalabbau, Teilschließungen, Verlust eines Großkunden) persönlich zu überbringen.
  • Neue Mitarbeiter integrieren: Neue Mitarbeiter können sich schneller in den bestehenden Kommunikatiuonsstrukturen orientieren, wenn sie ihre zukünftigen Mitarbeiter/Ansprechpartner persönlich kennen lernen und (Verständnis-) Fragen zu den Projekten stellen können.

Vorteil „Outlook/Intranet“:

  • Schnell kommunizieren: Geht es um (wichtige) Informationen, die möglichst schnell viele oder alle Mitarbeiter erreichen sollen (Erfolgsmeldungen, Fehlermeldungen, Kampagnen, Neuerungen), ist digitale Kommunikation angesagt. Am besten im einheitlichen CI-Format mit Absender „Geschäftsführung“ und Wichtigkeit „hoch“.
  • Verteiler anlegen: Arbeiten Sie mit Verteilern und stellen Sie die Verteiler allen Abteilungen/Projekten zur Verfügung. Nutzen Sie die Cc und Bc-Formate (z. K.) und dokumentieren sie vollständig.
  • Zeitgemäß Kommunizieren: Jüngere Mitarbeiter kommunizieren fast nur noch digital und meist auch ohne den doppelten Boden einer Kontrolle. Machen Sie klar und setzen Sie durch, dass betriebliche Informationen nur intern verwendet werden und auf keinen Fall in den Sozialen Medien veröffentlicht werden dürfen (Abmahnen).  Legen Sie Wert auf verständliche, formal einheitliche und fehlerfreie Texte.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Abteilungen und Projektgruppen, deren Meetings und den Ablauf und Organisation der Meetings. Gibt es einheitliches und professionelles Vorgehen? (TOPs, Ergebnisprotokolle). Nicht schaden kann es, wenn Sie sich gelegentlich vor Ort einen Eindruck von der  Meeting-Kultur im Unternehmen verschaffen. Nach dem Motto: „Mich interessiert der Stand der Dinge und, ob die Geschäftsführung etwas zur effektiveren Zielerreichung beitragen kann“.

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