Schlanke Führung: Meeting oder Intranet/Outlook – was passt wann besser

Das renom­mier­tes­te Ten­nis-Tur­nier der Welt in Wim­ble­don ist seit dem Wochen­en­de wie­der ein­mal Geschich­te – mit strah­len­den Sie­gern und geschla­ge­nen Ver­lie­rern. Gewin­nen kann man nur, wenn die ein­zel­nen Tei­le des jewei­li­gen Teams zusam­men pas­sen – Phy­sio, Ernäh­rung, Kraft­trai­ning, men­ta­le Fit­ness, Tak­tik – nur wenn das Team funk­tio­niert, gibt es einen Cham­pi­on – wie in jedem Unter­neh­men mit arbeits­tei­li­ger Orga­ni­sa­ti­on, also auch schon in klei­ne­ren Betriebsgrößen.

Wenn das Geschäfts­mo­dell stimmt, kommt es auf die Kom­mu­ni­ka­ti­on im Unter­neh­men an. Das bedingt Mee­tings und eine ent­spre­chen­de IT-Aus­stat­tung (Intra­net). Immer mehr Mit­ar­bei­ter stel­len die prak­ti­zier­te Mee­ting-Kul­tur in Fra­ge (vgl. Nr. 19/2018 „Wie viel Mee­ting muss wirk­lich sein”). Orga­ni­sa­ti­ons-Exper­ten sind sich einig, dass hier noch Vie­les opti­miert wer­den kann. Das ist Chef­auf­ga­be. Sie sind gut bera­ten, die Kom­mu­ni­ka­ti­ons-Kul­tur in der Fir­ma regel­mä­ßig auf Auf­wand und Ertrag zu prü­fen und die­se ggf. ver­än­der­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­an­for­de­run­gen und ‑bedürf­nis­sen anzu­pas­sen. Hier eini­ge Hin­wei­se, mit wel­chen Maß­nah­men Sie die inner­be­trieb­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on bes­ser machen: …Vor­teil „Mee­ting”:

• Mei­nun­gen ein­ho­len: Die per­sön­li­che Prä­senz ist immer dann über­le­gen, wenn „dis­ku­tiert” wird – also Mei­nun­gen aus­ge­tauscht, Fra­gen gestellt und beant­wor­tet wer­den und wenn im Brain­stor­ming Plan­spie­le gespielt wer­den. Hier kommt es dar­auf an, dass die rich­ti­ge Beset­zung gefun­den wird und die Auf­ga­be im Vor­feld mög­lichst prä­zi­se for­mu­liert ist.
• Stim­mun­gen auf­grei­fen: Ist es Ihnen als Chef wich­tig, die emo­tio­na­le Befind­lich­keit der Mit­ar­bei­ter zu ken­nen (Umstruk­tu­rie­run­gen, neue Geschäfts­fel­der, Stra­te­gie­wech­sel, sons­ti­ge Ver­än­de­run­gen), ist der per­sön­li­che Aus­tausch ein Muss. Im Mee­ting erfah­ren Sie dann zwar weni­ger als im Ein­zel­ge­spräch – Sie haben dann aber gute Mög­lich­kei­ten, alle anzu­spre­chen und mitzunehmen.
• Pro­jek­te koor­di­nie­ren: Für kom­ple­xe Pro­jek­te ist es hilf­reich, wenn sich die Mit­ar­bei­ter per­sön­lich ken­nen und den Stand des Pro­jek­tes regel­mä­ßig vis à vis abglei­chen. Regel­mä­ßig heißt dabei aber nicht im fest­ge­leg­ten Tur­nus, son­dern nach ver­ab­re­de­ten Pro­jekt­schrit­ten (mile­sto­nes).
• Schlech­te Nach­rich­ten über­brin­gen: Um Gerüch­te, Faken­ews und Miss­trau­en erst gar­nicht auf­kom­men zu las­sen, sind Sie gut bera­ten, schlech­te Nach­rich­ten (Per­so­nal­ab­bau, Teil­schlie­ßun­gen, Ver­lust eines Groß­kun­den) per­sön­lich zu überbringen.
• Neue Mit­ar­bei­ter inte­grie­ren: Neue Mit­ar­bei­ter kön­nen sich schnel­ler in den bestehen­den Kom­mu­ni­ka­tiuons­struk­tu­ren ori­en­tie­ren, wenn sie ihre zukünf­ti­gen Mitarbeiter/Ansprechpartner per­sön­lich ken­nen ler­nen und (Ver­ständ­nis-) Fra­gen zu den Pro­jek­ten stel­len können.

Vor­teil „Outlook/Intranet”:

• Schnell kom­mu­ni­zie­ren: Geht es um (wich­ti­ge) Infor­ma­tio­nen, die mög­lichst schnell vie­le oder alle Mit­ar­bei­ter errei­chen sol­len (Erfolgs­mel­dun­gen, Feh­ler­mel­dun­gen, Kam­pa­gnen, Neue­run­gen), ist digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on ange­sagt. Am bes­ten im ein­heit­li­chen CI-For­mat mit Absen­der „Geschäfts­füh­rung” und Wich­tig­keit „hoch”.
• Ver­tei­ler anle­gen: Arbei­ten Sie mit Ver­tei­lern und stel­len Sie die Ver­tei­ler allen Abteilungen/Projekten zur Ver­fü­gung. Nut­zen Sie die Cc und Bc-For­ma­te (z. K.) und doku­men­tie­ren sie vollständig.
• Zeit­ge­mäß Kom­mu­ni­zie­ren: Jün­ge­re Mit­ar­bei­ter kom­mu­ni­zie­ren fast nur noch digi­tal und meist auch ohne den dop­pel­ten Boden einer Kon­trol­le. Machen Sie klar und set­zen Sie durch, dass betrieb­li­che Infor­ma­tio­nen nur intern ver­wen­det wer­den und auf kei­nen Fall in den Sozia­len Medi­en ver­öf­fent­licht wer­den dür­fen (Abmah­nen).  Legen Sie Wert auf ver­ständ­li­che, for­mal ein­heit­li­che und feh­ler­freie Texte.