Nichts ist peinlicher als eine misslungene Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung – z. B., weil der Geschäftsführer Rechts- und Formfragen falsch einschätzt. Im schlechtesten Fall haftet der zuständige Geschäftsführer, etwa wenn durch eine verzögerte Vertragsunterzeichnung ein Schaden entsteht. In der Praxis werden viele Fehler bei Vertretungsregelungen oder Vollmachten gemacht. Hier die Rechtslage für Sonderfälle: …
- Sind juristische Personen (AG, GmbH) Gesellschafter, werden diese durch die Geschäftsführung, den Vorstand oder andere dazu bestimmte Personen vertreten.
- Wird ein Geschäftsanteil treuhändisch verwaltet, steht dem Treuhänder das Teilnahmerecht zu. Der Treuhänder kann den Treugeber hierzu bevollmächtigen.
- Ist der Geschäftsanteil verpfändet, bleibt dem Gesellschafter das Teilnahmerecht – er muss zur Gesellschafterversammlung geladen werden, hat aber kein Stimmrecht.
- Bei Nießbrauch hat in der Regel der Gesellschafter das Teilnahmerecht, er kann jedoch den Nießbraucher bevollmächtigen.
Als Geschäftsführer ohne Beteiligung an der GmbH haben Sie grundsätzlich kein Teilnahmerecht, aber eine Teilnahmepflicht, d. h. Sie müssen auf Verlangen der Gesellschafter an der Gesellschafterversammlung teilnehmen, um den Gesellschaftern Rede und Antwort zu stehen.
Grundsätzlich hat der teilnahmeberechtigte Gesellschafter das Recht, einen Bevollmächtigten zu bestimmen. Dieser muss objektiv dazu in der Lage sein, die damit verbundene Verantwortung zu übernehmen. Die ergibt sich aus der beruflichen Qualifikation (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer). Aus praktischen Erwägungen (Entscheidungsfähigkeit) empfiehlt es sich, im Gesellschaftsvertrag Regelungen zur Abwesenheitsvertretung zu treffen. Dazu muss sichergestellt werden, dass das Teilnahmerecht nur auf ausreichend qualifizierte und zuverlässige Personen übertragen wird. Musterformulierung: „Bevollmächtigter zu Gesellschafterversammlung kann nur ein Mitgesellschafter oder eine zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Person mit kaufmännischen, betriebswirtschaftlichen und juristischen Kenntnissen (Steuerberater, Rechtsanwalt) sein“. Der Bevollmächtigte muss eine schriftliche Vollmacht vorlegen, das ist eine vom Gesellschafter eigenhändig unterschriebene Urkunde, die ihn zu Ausübung bestimmter oder aller Gesellschafterrechte bevollmächtigt. Da eine eigenhändige Unterschrift notwendig ist, genügt eine Vollmachtserstellung per Fax nicht den rechtlichen Vorschriften.
Der Widerruf von mit Vollmacht zustande gekommenen Gesellschafterbeschlüssen ist grundsätzlich möglich, sofern der Bevollmächtigte nicht die wirtschaftliche Stellung eines Gesellschafters hat und insofern wirtschaftliche Sachverhalte nicht ausreichend beurteilen kann. Gesellschafter und Bevollmächtigter dürfen nicht gleichzeitig an der Gesellschafterversammlung teilnehmen – es sei denn, dies wird mehrheitlich zugelassen oder ist laut Gesellschaftsvertrag erlaubt.
Weiterführend: Vollmacht