In börsennotierten Unternehmen ist es die Angst vor der feindlichen Übernahme – so zuletzt spektakulär der Fall VW/Porsche. Aber auch in vielen mittelständischen Unternehmen steigt die Verunsicherung bei der Neu- oder Umverteilung der Geschäftsanteile – sei es im Erbfall, wenn die Kinder ihre GmbH-Anteile vergolden wollen, wenn einer der Gesellschafter seinen Anteil verkaufen will, wenn chinesische Investoren dringend benötigtes neues Kapital für Investitionen bereitstellen oder wenn ein Privat-Equity-Investor zusätzliches Know-How einbringt. Steht das Wohl der GmbH im Vordergrund oder bedrohen andere Interessenlagen den Bestand des Unternehmens? Geht es den neuen Investoren um Know-How und Kunden und weniger um die Zukunft des Unternehmens? Als Geschäftsführer kommt Ihnen dabei die Aufgabe zu, unterschiedliche Gesellschafter-Interessen zu erkennen, offen zu legen und ggf. Zielkonflikte aufzuzeigen, um wirtschaftlich nachteilige Auswirkungen auf die GmbH zu vermeiden. Z. B., weil keine Entscheidungen mehr über Strategisches gefällt werden oder weil zu viel Kapital aus der GmbH abgezogen wird (Ausschüttungspolitik). Wichtig ist es hier, im entscheidenden Moment den richtigen Maßnahmen-Katalog zu ziehen. Das sind im Einzelnen:…
- Vorgaben aus dem Gesellschaftsvertrag: Gibt es eine Steuerungsmöglichkeiten zum Verkauf der GmbH-Anteile (Auswirkungen auf die Beschlussmehrheiten in der Gesellschafterversammlung, Vorkaufsrechte, Zustimmungsvorbehalte der Alt-Gesellschafter), ist zu prüfen, ob zusätzliche Vereinbarungen in den Kaufvertrag mit dem neuen Gesellschafter vereinbart werden können/müssen. Das betrifft z. B. Einschränkungen für den Weiterverkauf des GmbH-Anteils (Rückkaufsrecht der GmbH). Aber auch sonstige Vereinbarungen über zusätzliche Verpflichtungen des Käufers (Ausschluss und Einziehung des GmbH-Anteils wg. Verstoß gegen Verschwiegensheitspflichten aus dem Geschäftsbetrieb).
- Der richtige Umgang mit dem Auskunfts- und Einsichtsrecht (§ 51a GmbH-Gesetz) des neuen Gesellschafters: Grundsätzlich hat jeder – und natürlich auch jeder neue – Gesellschafter ein Auskunfts- und Einsichtsrecht in alle Angelegenheiten der GmbH. Das lässt sich auch nicht durch den Gesellschaftsvertrag oder sonstige zusätzliche Vereinbarungen eingrenzen oder reduzieren. Hier gilt: Solange noch keine vertrauliche Arbeitsebene hergestellt ist, sind Sie mit Zurückhaltung gut beraten. Das heißt: Informieren Sie die Alt-Gesellschafter über Auskunftsersuchen des/der neuen Gesellschafter und erteilten Sie Auskünfte zu aus Ihrer Sicht kritischen Anliegen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Alt-Gesellschafter. Protokollieren Sie deren Anfragen und Anliegen.
- Der richtige Umgang mit Unterlagen und Geschäftspapieren der GmbH: Vorsicht mit den Original-Unterlagen – etwa Verträge aus Geschäftsbeziehungen, Kalkulationsunterlagen, interne Protokolle usw. Bestehen Sie darauf, dass Originale nur in den Geschäftsräumen eingesehen werden und nur in Kopie das Haus verlassen dürfen. Vorsichtsmaßnahmen sind auch bei der Einsicht in die elektronische Dokumentation angesagt. Hier gilt: Stellen Sie sicher, dass nur die angefragten Dokumente eingesehen werden – z. B., indem Sie einen IT-Sachbearbeiter hinzuziehen, der – von Ihnen angewiesen – nur das Recht hat, die vom Gesellschafter spezifisch angeforderten Dokumente zu öffnen bzw. auszudrucken.
- Der richtige Umgang mit externe Unterlagen: Erteilen Sie keine General-Vollmacht zur Einsicht in die Unterlagen, die beim Steuerberater, Rechtsanwalt oder Wirtschaftsprüfer hinterlegt sind.
- Vorsicht bei Weisungen durch den „Neuen”: Weisungsbefugt gegenüber der Geschäftsführung ist grundsätzlich nur die Gesellschafterversammlung auf der Grundlage einer formal korrekten Beschlussfassung. Erteilt der Neue dennoch Weisungen, sollten Sie alle Mit-Gesellschafter darüber informieren.